小区停车位和监控安装工程，监控由我单位施工并安装，停车位由另一单位施工，现在停车位施工单位首先把垫层基础做好了，我们单位在开始开挖电缆沟时，停车位施工单位说他们替我们做了清表，这部分费用得由我们出，领导让我就此事给物业（甲方）这个报告，告诉物业事情经过，并说明这部分费用没有在合同中写明，让物业出面协调。这个报告叫什么，什么样的格式呢？