第1个回答 2022-06-16
随着负责的工作内容越来越多，我手上每个月都并列着十几个大大小小的项目，看上去错综复杂、交叉进行，但是每次我都能在某个特定的时间节点之前，提醒该项目的负责人，什么资料该提交、下一阶段要注意啥。部门内部的宝宝们都特别怕被我追工作，因为我一抓一个准，都是Deadline Date（最后日期）。
有一个下属在离开总部回到区域做销售经理之前，对我的评价是：“肖老师每次都能在项目的重要节点前，给我善意的提醒，督促我更好的完成工作。我学习到了提前做好计划的重要性。”
这个销售果真是老油条，其实我的原话是：“你到底做了这个培训资料没有？下周二是最后一天，你确定你要到最后一天给我看吗？”，“这个培训酒店必须提前一个月去定，为什么还没有看到你上合同申请？没有会议室，我们露天开会么？”
对这些项目的过程能够了然于胸，是因为我有一个小妙招。关于项目管理，专业的课程可以讲三天三夜，且大部分对日常简单的计划工作帮助不大。只有其中一个小工具我一直使用至今，那就是“甘特图”。
不管你的工作计划是复杂还是简单，把所有的工作按照甘特图的方式列入Excel表格中，立刻能清晰的看到整个脉络，可以让你随时把脉工作进度和重点。
下面简单举一个例子（请原谅我懒，英文就不翻译了）：
甘特图的几个要素是：标题、工作内容、负责人、所需时长、最后期限、日历。
表格的纵向第一列是项目工作的内容。以上图为例：红色粗体为大的项目工作名称，下面黑色字体分别是它的子项目（也就是要完成该项目的重点步骤）。很多人为了省事，喜欢写大项目名称，然后一个大的追踪时间，其实这并不能帮助咱们管理到细节。最好的办法是，把大项目中的关键步骤写在下面，变成一个个小的子项目，也同样有对应的负责人和相关信息，就像树叶的脉络一样主次分明、清晰明了。
知道我为什么可以轻松管理到部门内部的所有项目了吧！当利用甘特图制作好了所有计划表之后，把这一张大图打印出来贴在办公室，就能清晰的看到你的整个“工作地图”！当然也可以有自己的小创意，比如在这个地图上用不同颜色的笔Mark（标记）一下重点信息、打勾打叉都是小Tips！
当然还有宝宝问我，我刚毕业工作，哪有那么多“地图”可以画啊，可能几个字就表达了我一周的工作内容。
如果你这么想，就大错特错啦。化简为繁，是刚毕业的职场新人更应该做的一件事件，这个能够让你更好的关注细节、优越执行。如果你能把简单的工作，变成一个重要的项目去实施，在每个节点上把握进度和提高质量，不是能更快地脱颖而出吗？
比如说你的老板交代你一个任务：明天接待一下重要的客户王总。你会怎样做计划呢？想过用甘特图来详细计划一下吗？
当你上司问到你：“明天接待王总的事情安排好了吗？”，你仅回答“安排好了！”，还是把这一张图随后也微信发给你的上司让他/她知道你的进度、打消他的担忧呢？
相信答案已经不言而喻。
工作中利用工具来提高效率，让相关人员都清楚知道工作进度和关键点，画好所有的“工作地图”，让自己能管理好上司、管理团队、事半功倍！