办公室担负着单位举足轻重的责任,做好办公室工作只有摒弃陈旧观念,不断加强办公室人员的业务素质、服务意识,转变工作态度,改进工作方式,才能保证办公室工作成效,下面是我为大家整理的做好办公室工作管理的技巧,欢迎阅读。
一、做好办公室工作管理的技巧
1、从事协调工作,须从严要求
办公室综合协调工作具有全局性,它层次高、涉及面广、影响大。从事此项工作,要在充分认识自身工作的职责、任务、内容、要求、工作方法的基础上,从严要求,从微入手,从宏把握,自觉掌握工作规律。
(一)要树立全局观念。高度的责任意识和全局观念是做好综合协调工作的必备素质。诚如毛泽东同志所说:“没有全局在胸是不会投下一着好棋的。”这就告诉我们,把握全局,才能掂量出每件事情的分量;想到大局,才能与领导的思维同频共振。因此,从事此项工作的同志须加强党性修养和大局意识,坚定理想信念,坚定绝对忠诚的政治品格。要不断提高政策水平,努力站在全局的高度去想问题,高标准、严要求,竭尽全力地去干好每一项工作,切实达到协调的预期目的。
(二)要养成谨慎处事的习惯。办公室是联系上下左右的神经中枢、窗口和纽带。办公室的特殊地位,决定了对它的特殊要求,因此,办公室人员要严以律己,不论在什么环境下都要管好自己,时刻在思想和行为上保持警醒,做到“慎言”“慎行”“慎事”,即在言语上“不该说的绝不说”,绝对保守秘密;在行为上遵章守纪,不颐指气使,树立廉洁诚信、公道正派的良好形象;在日常事务中谨小慎微,一丝不苟,尽量减少失误,不犯错误。
(三)要提高自觉学习的意识。时代的发展对办公室工作人员的能力和水平提出了更高要求。协调工作作为一项综合性极强的工作,必须不断优化知识结构,更新知识内容,紧跟时代步伐。学习是进步的阶梯,学习也是获取知识的最直接方式。从事综合协调工作的同志要增强自身学习的自觉性,树立“终身学习”的理念,养成在工作中学习、在学习中工作的习惯。既要认真学习党和国家的方针政策及法规制度等知识,用正确、科学的理论武装头脑,提高政治理论素养和认知水平,夯实做好本职工作的思想基础,又要坚持学习业务知识,学习身边的榜样、业务上的精英,在实践中锻炼成长,积累经验,不断提高工作能力和服务水平。
2、练就协调真功,必身勤心细
综合协调工作中存在着大量的不确定因素,有时遇有突发事件,就要立即出击。这就要求办公室人员树立起时间速度与质量相统一的效率观念,在平日里苦练内功,勤思考、细落实、善总结,认认真真、踏踏实实,在简单的一招一式中练出真功来。
(一)协调前,勤于思考,做足功课。既要全面、完整、准确地理解和把握领导的意图,又要收集和掌握大量的真实情况,查阅相关文件,实际进行现场调研,对不协调因素和症结所在做到“了如指掌”,把握工作的主动性。
(二)协调中,注重细节,严格落实。协调工作的成败还体现在细节的落实处理上。办公室人员要培养自身“办公室无小事”的责任感,既要“抓大”,也要“顾小”,既要做到大局为重,统筹安排,又要对协调中的每一个环节、每一处细节落实到位,逐一检查,做到谨小慎微,确保不出纰漏。
(三)协调后,“回头看”,全面总结。总结经验教训,探寻工作规律,能更好地指导工作实践。每一次协调工作结束后,要及时进行认真全面地总结,看看哪些方面是最满意的,哪些方面还存在一些问题或不足,好的方面要继续发扬,不足之处注意弥补改进。通过总结,不断提高协调工作的质量和效率。
3、把握协调技巧,要灵活机动
协调工作要坚持原则,维护政策法令的严肃性,维护大局利益,贯彻领导意图。离开这些,把原则做交易,协调就失去了依据。但原则性不等于死板,必要的灵活性是协调成功的关键。在实际协调工作中,针对新情况、新问题,善于修正原有的设想,在既不影响大局又不违背原则的情况下,充分听取各方面的意见,采取灵活办法或适当让步,更有利于达到预期的最佳效果。
把握原则性和灵活性的统一,要求办公室人员充分发挥主观能动性,一是要敢于担当,有高度的责任意识。遇到急事、难事,要积极主动联系相关单位和负责人,努力统一各方思想和意见;二是要沉着冷静,学会换位思考。在沟通协调中,多站在对方的角度看问题,通过换位思考、充分沟通,求得相互理解,达到协调的目的;三是要注意方式方法,要讲究语言艺术。俗话说“良言一句暖三冬,恶语伤人六月寒”,得体的语言能简明扼要地表达自己的意愿,又能使对方愉快地接受协调,可谓是协调工作中的“润滑剂”。办公室人员要根据协调对象的地位、职业、性格特点、文化素养以及需要协调工作的具体情况,因事制宜、因时制宜、因地制宜,灵活机动地采取不同的表达方式。除此以外,还要具备适度的幽默感。在气氛紧张、发生僵局、产生拘谨时,如果能说上几句风趣幽默而又不失体的话,就可能使气氛变得轻松缓和下来。即使在正常气氛中,充满哲理和机智的幽默也能像一缕春风使协调各方充满愉快、亲切的感觉,便于畅谈、交流,能有效提高协调工作的效率和质量。
4、提升协调品质,需阳光心态
协调工作关系杂、事情多、时间紧、任务重、工作累、要求高。在这样的状态下保持奉献与热爱精神,需要有良好的承受能力和健康积极的阳光心态。塑造阳光心态须把握如下三点原则:
(一)平等相待。相互尊重,能有效地缩短与被协调者之间的心理距离,有利于彼此沟通。平等待人,把自己和对方的位置摆平,形成一种轻松、愉快的气氛,其效果比在压抑、紧张的气氛中要好得多。
(二)以诚相见。有一些工作活动中的不协调是由于思想上、心理上的不协调,为了达到有效的心理沟通,找到不协调的关键点,形成有关各方思想和心理上的共同点,就要做到“热心”,“诚信”“知心”。所谓“热心”,就是发现对方有困难。
要尽心尽力地帮助解决;发现对方思想有负担,要热心地帮助减轻和消除。所谓“诚心”,就是讲真话,有诚意,对方才能以诚换诚,打开心扉,吐露真情。所谓“知心”,就是把对方当自己人,对方才能信任你,才能以心换心,产生感情上的共鸣,达到新的共识。
(三)切记急躁。协调工作要解决矛盾,克服困难,排除障碍,往往既棘手又紧迫。人与人交往,由于各自素养不同、处境不同、情况不同,会产生语言、态度上的差异。态度差、出口不逊、以语伤人的情况并不少见,在碰到难以协调的问题或遇上难以合作的对象时,办公室人员必须沉着冷静,不要动怒顶撞,要适当调整自己的心态,及时解决问题,化解怨气和不满,不因此而影响工作和办公室整体形象。
在把握好这三点原则的基础上,塑造阳光心态还要常怀感恩之心,懂得知足,懂得肯定现状,视每一项任务为锻炼自己、提高自己的机会,视每一个挫折和困难为成长路上的基石,珍惜所拥有的,用心体会所经历的,感受工作带来的满足感和成就感。
二、做好办公室工作管理的技巧
1、摒弃陈旧观念,深刻认识办公室工作的重要性
随着市场经济的发展及单位管理的逐步规范,一个单位的工作从办文、办会、办事到管理、服务、协调等工作都离不开办公室,办公室也成为了信息的交汇点、任务的集中点、矛盾的集聚点、成果的`收集点,其地位突出、性质特殊、作用重要。办公室人员必须转变陈旧观念,深刻认识办公室工作的中心,将纽带作用、宣传作用和服务作用放在首位。
在日常工作中,把握好密切联系基层与领导,面向内外通过宣传树立单位正面形象,为单位上上下下服好务的中心思想,当好局内人、管好分内事,深入分析收集到的意见和建议,及时发现问题,提出解决措施。通过讲究方式方法,主动沟通,科学协调,紧扣中心工作、紧盯目标,一手抓落实一手抓监督,确保领导的重要决策部署督查到位和目标任务执行到位,使整个工作体系顺畅有效地运作。
2、转变工作态度,提高办公室工作效率
做好办公室包罗万象的日常工作,要求办公室工作人员要有良好的工作态度。
首先,是提高工作积极性和创新性,转变一味接受和老牛拉车的工作态度。虽然接受和服从工作安排、有老牛拉车的耐心,不怕苦,不怕累是对办公室人员的基本要求,但是一味接受,只顾埋头工作不做思考就变成了毫无思想的“机器人”。在办公室工作要有工作的积极性、主动性,要有独立的见解,在认真工作、踏实干事的前提下,多动脑筋、不断思考,创新工作方法,提高工作效率和质量[1]。
其次,提高责任意识和竞争意识,转变得过且过、盲目乐观的态度。办公室是连接上下级的纽带,如果抱着得过且过,当一天和尚撞一天钟的想法就会误事。在工作取得了一定的成绩,也不能盲目乐观、自以为是。作为办公室工作人员必须具备强烈的责任意识和竞争意识,提高警觉性,经常自我反省,发现自己的优点,找出不足,不断完善,及时落实领导安排的工作,认真、负责、高效的完成工作任务。
3、提高综合素质,迎接办公室工作新挑战
办公室工作纷繁复杂,也面临越来越多的新挑战。因此,做好办公室工作,对于人员的综合素质要求较高,必须依靠过硬的综合素质和强大的工作能力。
首先,要有坚定的政治素质。这要求办公室工作人员要有坚定的政治立场,在重大原则性问题上立场坚定,坚决执行领导的决策部署。在处理工作事务和协调关系时能够做到公开、公平、公正。
其次,要有过硬的业务素质。办公室工作内容多,责任重,节奏快,要求高,要求工作人员不仅要有本事、能干事、会干事,最重要的还是要能干成事。要想干成事就必须具备“三个能力”:文字能力、协调能力、办事能力。文字能力可以依靠平常加强学习,积累知识经验和写作技巧。协调能力就既要立足协调的高度又要拓宽协调的广度,还要正确把握协调的深度。办事能力要求办公室人员牢记“办公室工作无小事”,坚持做到不以事小而不为,不以事杂而乱为,不以事急而盲为,不以事难而怕为[2]。
4、增强服务意识,提高工作责任感与使命感
办公室的整个服务工作主要就是为单位服务、为领导服务、为职工服务。这不仅是办公室工作的根本出发点和落脚点,也是办公室工作的立身之本。这就要求办公室人员要抱有良好的服务意识,把服务融入工作的全部,贯穿于办公室工作的始终,做好一个“服务者”。
首先,办公室人员要有良好的服务形象。在工作中要衣着大方得体,待人处事热情周到,特别是对基层职工反映的问题要认真倾听、调查、分析,切不可一副高高在上的姿态。
其次,办公室人员要充分发挥主观能动性,当好领导的参谋,为领导做好服务。为部门和基层服务,要充分发挥协调综合作用和督促检查职能,协调好部门间的关系,如实反映基层的意见,更好地做好领导、部门、基层职工之间的联系。
再次,办公室人员要增强责任感和使命感。做到脚踏实地,客观严谨的做好每一个细节,切忌浮夸。在遇到突发事件时,能够牺牲休息时间,加班加点完成任务,以良好的服务意识杜绝工作拖延、质量粗糙。
5、改进工作方法,增强工作针对性
办公室工作千头万绪,每一项工作都与全局有着密切联系,要做好办公室工作就要讲究工作方式和方法,理清思路,分清轻重缓急,既要抓住重点,又要统筹兼顾,合理安排,忙而不乱,紧张有序。
改进工作方法,要多在求实求效上下工夫。俗话说:“光说不练假把式。”改进工作方式方法,在一定程度上就是要改变“说得多、干得少”的不良风气,要“说得少、干得多、干得好”。取得实际效果是我们一切工作的落脚点,也是检验我们工作做得到位不到位的重要标准,尤其对于注重工作结果的办公室,能不能做到求实求效更为重要。
对工作中遇到的矛盾和困难要善于思考,一是思考工作中出现的失误,思考哪里做错了,哪里做得不到位,哪里还有欠缺;二是“三思而后行”,每一项工作都尽可能的考虑周到慎密,不断寻找创新之路。
三、做好办公室工作管理的技巧
1、时间管理的理论总结。
一是按照紧急和重要的维度划分。紧急而重要的事情要尽快确定思路,马上办;紧急不重要的事情找人办,重要不紧急的事情要集中时间、安排好专人,按计划办;不太重要而又不太紧急的事情属于可办可不办。牵扯到其他部门和单位的要注意沟通技巧,妥善处理。
二是时间管理中的“金角银边草肚皮”。这是按照时间的重要性来划分的。“金角”时间做重要的事,“银角”时间次之,“草肚皮”时间做一些相对重要但也要占时间的事。
2、集中时间做同类事项。
时间忙的时候4、5件有相同性质的事情一起做。这种方法可用于事务性强的事件或简单文字性事务上。
3、善于制定工作计划、议事规则和办事程序。
安排好一段时期的工作,有助于提高工作效率。制定计划使工作更有预见性,制定议事规则和办事程序使参与各方都节省时间,只要规则和程序确定了,才有可能做到自发主动去做事,做不到可以去督促,从而节省了沟通成本,提高了工作效率。只有善于总结、善于制定规则,才会真正地提高效率,才算真正地懂业务,不枉在办公室干过一回!要善于在工作中大胆提出和推行议事规则,建立一整套程序,避免内部办事天天进行授权,群众办事到处打听,问一步做一步,建立了规则和程序目的就是让群众一次就能把事情解决好,办利索。实践中,对计划生育办事程序的宣传使用了这个办法,效果比较显著。
4、保障办公设备正常运转,保证随时能够正常工作。
避免事情来了、时间有了、人有了,但设备不争气的情况。办公室设备尤其是打印机、一体机、复印机、传真机、电脑等。要细化,考虑周全,哪怕是会议室、办公室钥匙要有备用,门锁要经常检查是否生锈,防止时间到了,大家都到了,门却打不开或者干脆没带钥匙。这种经验可举一反三,用于其他办公室业务中。
5、按照身体生理状况来安排工作。
如上午可以做一些需要创造性、深入思考性质的工作,下午可以做一些有既定程序、事务性的工作。另外,要有一点心理学知识,时刻注意调整和管理好自己的情绪,体会和理解办公室工作性质,学练包容力,增强耐受性,提高适应力,在与人交往中培养豁达坚强的职业性格,另外,要不断加强职业道德建设。通过以上几方面工作,保证身心健康、精神饱满、满腔热情地投入到工作中。
6、善于协作、勤于沟通,有重要任务时集中大家智慧共同做好工作。
平时工作有分工,小事自己来安排,办公室领导不干预,大事集中一起做。如公司重大活动、年底召开会议等,既要做好份内工作,又要共同协作围绕公司中心工作做好大事。
7、善于利用现代化管理技术来创造性地做好工作。
电脑技术的飞速发展,为提高办公效率做了保证。尝试使用各种软件来实现办公自动化。利用网络在线协作,几个人共同编辑一篇文档,而且还可以看到对方修改过程,实属最现代化的文档编辑。在QQ上建立网络办公群,同基层各单位和内外单位加强业务交流,效果较好。用语音录入提高输入效率,每分钟可以输入250个字以上。另外,有时间还要学习一些与工作有关的办公软件,如excel做统计图表的功能,扫描、修图、画图软件,甚至音、视频编辑软件等,以备急用。
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办公室工作管理制度
为不断适应新形势下网站管理工作,增强工作人员的团结协作能力和服务意识,提高工作质量和效率,塑造良好的部门形象,特制定工作管理制度。
一、建立岗位责任制。根据网站管理办公室工作职责,在内部建立综合管理、信息发布、网站建设、系统维护、网页制作、安全管理等六个岗位,把网站管理工作具体落实到每个岗位和每个人身上,使每个工作人员有明确的权限和责任,分工协作,各司其职,建立合理的、有效率的工作秩序。
二、建立定期例会制。除临时有重大或紧急的工作需要开会以外,每个月至少召开一次本部门工作例会,原则上在每个月最后一周,时间半天左右。工作例会由由网站管理办公室负责人主持,全体工作人员参加,主要由各岗位负责同志汇报本月工作情况和下月工作计划,讨论、解决日常工作中遇到的一些问题。
三、建立AB岗工作制。为提高服务质量,创新服务工作机制,在内部推行AB岗工作制度,即每个岗位工作的经办人除主办人A外,要有指定的协办人B,正常情况下由A负责,A不在时,必须由B代替A履行职责。AB岗责任人之间应加强沟通交流,做好日常工作的协调与交接,对因推诿扯皮等原因造成工作失误或不良影响的,将按规定给予相应处理。
四、牢固树立效率意识。网站管理办公室工作人员要牢固树立效率意识,增强工作的时效性和急迫性,特别是对上级单位、分管领导交办工作,以及基层单位提交的各类请示、报告要按照要求在规定的时间内及时予以办理,做到处理、解决问题快捷、高效,提高工作效率。
五、牢固树立服务意识。网站管理办公室工作人员要牢固树立服务意识,增强服务本领,既要注重服务方式,又要提高服务质量,将企业和社会大众的满意度作为衡量服务水平高低的标准,更好地更主动地服务大局、服务领导、服务部门、服务基层,塑造良好的部门形象。
六、牢固树立协调意识。网站管理办公室工作人员要牢固树立协调意识,在系统内部既要做好本部门工作的协调,积极推行AB岗工作制,又要加强与系统其他部门、上级和下级的沟通协调;在系统外部加强与相关单位的沟通协调,争取各方面的支持,确保各项工作顺利开展。