第1个回答 2022-06-19
“应急预案”这个词，是一个用在关于安全管理方面的专业名词。它是指有序应对突发事件，最大程度减少突发事件及其造成的损害而预先制定的工作方案。
其实，作为一个职场白领，我们日常的工作也会遇到一些大大小小的突发情况，让你措手不及，陷入困境。
从事行政、文秘、管理工作的人，相信都遇到过这些尴尬的情景：明明做好的PPT，等到演示时，却打不开了；召开大型会议时，当某个重要的大人物演讲时，话筒突然失声，让大人物在上面如同讲哑语；要记录一个会议内容，却因为带去的一支签字笔没水了，重要的东西没有记录下来，诸如此类。
如果经常出现这种被动的情况，不但自己尴尬，而且会影响到现场工作的进展，更要命的是，老是掉链子，领导会质疑你的工作能力。
上面的情况，我不但自己遇到过，同时也目睹过别人工作“卡壳”时场景。
多年以前，我作为一名领导的陪同检查人员，到一个基层单位去检查年度工作。这种年度检查，是上级评定下级全年工作的重要时刻，每个被检查单位都不应该掉以轻心。
记得当时那个单位的经理在会议开始时，才拿出一个U盘，插到手提电脑。但捣鼓了好几分钟，仍然打不开他之前准备的汇报材料。坐在台上的领导脸色由刚开始的一脸客气，逐惭变得不耐烦。最后，终于忍不住了，冷冷地抛了一句：“你先口头汇报一下吧，事后再把材料发给我。因为我还要去下一个单位检查呢！”
是啊，领导的工作议程安排得满满的，因为你这一站的工作没准备好，影响到下一站的工作，领导当然不高兴了。无疑，这个基层单位领导在上级领导面前的印象分是大打折扣了。
经过了那件事以后，我对自己的一些类似工作都会倍加仔细。
准备好了的会议材料，都会事先放一份在会议用的电脑上，再备份一份在U盘。如果是在自己工作场所以外的地方，我会先发一份到会议主办单位的工作人员，自己备一份在U盘，甚备一份在电子邮箱。
所有的备份材料，事前还要一一打开试用一下。看看超链接会不会链接不上，还有没有其他纰漏，等等。
实际上，多数应急预案，并没有什么很高深的秘决，多数只是一些笨办法。但即使是笨办法，有没有事前做功课，有没有想到预防措施，做事的结果却大不相同。做了功课的，有“应急预案”的，即使工作出现一些突发情况，也在掌控之内；没有预案的，也许某项工作会因为突然的意外情况打乱的计划，有时候还会形成一步停顿，全盘皆输的被动局面。
那么，白领应急预案有哪些关键点呢？
这是指在某项正式工作开始之前，你要把有关的工作程序都预演一遍。通过预演，你一定会发现一些大大小小的问题，这样你就有足够的时间把这些问题在工作正式开始前处理好，或者采取其他的应对措施。
比如开大型会议、培训，你要检查会场设备情况，比如麦克风的电池是否存在电量不足的情况，为此，你要多准备几个麦克风，多准备几节电池。还有会场的灯光、座位安排、空调设备……等等，这些都要逐一检查。
在一些评审会、合同谈判会，一般在会议上是要当场出评审结果确认书、会议纪要，让双方在纸质文件上签字确认的。那么，就要重点检查你准备的打印设备是否能正常运作。
只有事先预演，你才会发现问题，进而解决问题，最大限度地减少不确定状况的发生。
一是关键的设备，要准备多一套，比如麦克风、笔、电池、打印机。
相关的计划，有没有临时突变的另一种方案，即A计划和B计划，甚至C计划？有些情况，是事前难以掌控的，但你可以在事前设想出几种可能发生的状况，根据这几种状况制定两个以上的方案，以便随机应变。
在一个需要团队合作的事项中，如果你是项目主办人，你一定要在事前把每个人的职责安排好，把工作任务职责落实到每一个人头上，并安排好一些关键岗位的协助人员，否则，等到现场出状况时，你急得要死，而其他人却不知道应该做什么，因为你事先没安排好。
各司其职，分工合作，一是要事先安排好谁负责做哪一项工作。比如在大型会议中，由谁负责签到和发放资料，谁做引导人员、谁负责摄影摄像，等等。还有要根据第2点，出现遇外情况，由谁去执行补救措施。
二是要授权，做好资源分配。有一些工作，是要得到特定的授权和掌握一定的资源，才能去临时做一些工作。比如，你如果不事先把车钥匙交给某人，在会议当天，有客人或嘉宾临时有事外出，要安排人员接送，但临时却发现车钥匙被某位不在现场的同时带在身上，诸如此类。这样，就会给工作带来被动。
内紧外松，就是你所有的准备工作，标准要高于外部的要求标准。
比如，之前我们部门曾主办过一次比较重要和正式的会议，这个会议因为涉及选举事项，有出席人数的要求。如果达不到规定的人数，会议则无法如期举行。
在让各部门报参加人数的时候，各部门承诺能够出席会议的人数，刚好达到规定人数。我感觉到这样仍然不保险，于是逐一和各部门领导协商，让他放多一些人来参加会议。后来，报名能参加会议的人数多了4个人。我这才感觉放心一些。
幸好在这个关键因素中做了事前的准备，到了开会那天，临时有3人不能到会场，原因是，第一位员工开车过来，途中遇到交通事故，不能赶到会议现场；第二位员工前一天晚上吃错东西得了急性肠胃炎，在正医院打着吊针；第三位员工所在单位机器临时出现故障，现场非他不能修复这台机器。
结果我们的这次会议仍然能够如期举行，因为我比规定的人数要求预多了4个名额，否则后果不堪设想。
在职场那么多年，遇到过各种各样的鸡飞蛋打的情况，才归纳出一些实际的“应急预案”，希望对职场小白有用。其实这些职场的应急预案，放在日常生活中、外出旅行时都是有用的。
如果你养成了这样的应急思维，我们的工作和生活就会少一些烦心事，多一份从容和淡定。
幸福生活由此而生。