会议记录的目的是为了方以后查看。这就要求会议记录必须真实不能夹杂个人观点,更不能有意增减发言内容。要尽量将发言人所说内容全部记录下来,保持语言的原汁原味。完整真实记录便可。一份完整的会议记录,除了会议主要内容外,还应包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题等要素。
会上记录的内容只是一个草稿,会议结束后,需要在草稿基础上尽快整理成要素完整、格式规范的会议记录。在此过程中应注意以下几点:一是对记录内容查漏补缺。根据会议录音等对记录文稿进行核对,对遗漏和错误的地方进行修改。二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实。三是对记录文稿进行全面整理。在不影响记录真实性、完整性的前提下对文稿内容进行适当整合。
认真细致的准备工作是做好会议记录的重要保障。确保记录体例的规范统一。会议记录经有关部门审批后,应及时归档留存。记录人应养成一种职业习惯:提前到达会场、提前调试记录设备,避免因准备不足而影响会议记录效果。
会议记录通常采用现场文字记录(笔录或电脑记录)和录音(或录像)记录相结合的方式,一方面可以确保记录内容的全面、准确;一方面也对有关准备工作提出了比较高的要求,记录的详略要通过情况决定。一般地说,决议、建议、问题和发言人的观点、论据材料等要记得具体、详细。一般情况的说明,可抓住要点,略记大概意思。