外贸函电写作的第8c原则?

如题所述

商务信函写作遵循7C原则,即清晰(Clearness)、简洁(Conciseness)、准确(Correctness)、具体(concreteness)、周到(Consideration)、礼貌(Courtesy)以及完整(Completeness)。

下面将对这七大写作原则逐一进行详细说明:


清晰(Clearness)

这一写作原则要求写信人必须清楚写信的目的,确保收信人能够完全理解写作者所要表达的意思,不会产生误解。语言表达力求清楚简练,切忌使用复杂的短语及句式。

简洁(Conciseness)

用最少的语言表达最丰富完整的内容。在行文过程中尽量选用简单常用、易懂、朴素的词汇,采用简洁,直接的句子,提高沟通效率。

准确(Correctness)

准确无误是商业英语信函写作中最最要的原则。

准确原则不仅仅指单词拼写、标点符号无误,语法、结构格式正确,还应确保信函所涉及的信息、数字、事实准确无误。

因此,在进行商业英语信函写作中应反复审核相关信息,如:收信人的职称、姓名、地址、交货时间、地点、货物品质、颜色、尺码、单价、总价、包装等。


具体(concreteness)

具体原则是指信函中涉及的内容、信息要详实具体、丰富生动,表达要完整。

商务信函写作中要注意避免类似:soon, good, nearly 等含混不清的表达方法。错误示例:I will send the samples to you soon. 正确示例: I will send the samples to you next Monday.

周到(Consideration)

写信人要有读者意识,也就是能站在对方的立场全面考虑问题,理解并照顾对方的愿望,需求和感受,正面、肯定的谈问题,尽量避免重否定角度谈。

在商务信函的写作过程中,应从对方的角度考虑问题,考虑对方的处境,并预测对方接收到信函的反应,即写作时采用you-attitude而不是we-attitude.

礼貌(Courtesy)

礼貌原则不仅仅体现在使用 Please, thanks you 等这些常规词汇上面,在书写过程中需注意把握行文思路。

要遵守国际商务往来惯例;尊重对方风俗习惯;语言表达要客气有分寸,避免使用命令口气;多用友好、肯定的语气,批评建议时尽量用委婉语气,回复信件要及时。


完整(Completeness)

商务信函应该提供所有必要的信息,使所有相关事件得到阐明和论述,相关问题得到答复和解释。
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