出口退税流程中的“函调”是指通过书信方式进行调动，用书信方式进行调查，是指因有关材料涉及到外地的人员或单位，为提高办事效率，同时也为了节省人力、物力和财力，而利用信函请求外地有关单位或组织帮助调查的调查方法。
出口退税分为三种方式：免税、免退税、免抵退税。其中，免税就是不交税，不用算，也不用管。需要计算和理解的，只有退税，简称为出口退税的的出口货物退（免）税。
办理出口退税流程是：自缴纳税款之日起1年内，纳税义务人申请退还关税，并应当以书面形式向海关说明理由，提供原缴款凭证及相关资料；海关应当审查材料，并自受理退税申请之日起30日内查实并通知纳税义务人办理退还手续；返还税款。
出口退税条件有： 必须是申报出口的货物；必须在财务上为出口销售的货物，出口货物只有在财务出售后才能退、免税。也就是说，出口退、免税只适用于与贸易相关的出口货物，而非贸易相关的出口货物根据现行规定不能退、免税，因为它们一般在财务上不作销售处理。因此，需要出口退税的货物需要提供销售合同；必须是已经收汇和经过核销的货物；必须是增值税和
消费税范围内的货物。
出口退税是为了将出口货物的整体
税负归零。原因很简单，就是鼓励出口，降低出口货物的价格，提高本国货物在
国际市场的竞争力。公平税负原则：为了保证各国商品在参与国际贸易时能够公平竞争，消除因各国税收政策不同，造成的出口货物税收含量差异，要求各国按照国际惯例，退还已征收的出口货物间接税，以促进国际贸易的发展。