职场干货:如何写好会议纪要

如题所述

如何写好会议纪要

我们先来区分一下会议记录与会议纪要的区别。

会议记录是讨论发言的实录,而会议纪要是在会议记录的基础上,对会议的主要内容及议定的事项,经过归纳整理的、需要贯彻执行或公布于公司的具有指导性的文件。

写会议纪要之前有两个问题需要注意一下:

在会议开始之前就搞清楚会议主题和参会部门

如果你要参加一个“陌生”的会议,千万不要等到坐到会议室,才想起来去问这是什么会议?在会议之前就必须千方百计问清楚会议主题和参会部门人员,搞清楚会议的目的。

会议前搞清楚每个参会人员的身份

如果会议室里有你不认识的人,那么你需要千方百计搞清楚每个人的职务和姓名。试问如果你不知道那个寡言少语的男人是大BOSS,你在他发言的时候开小差,最后没记录几句他的发言,那你咋办?

那么如何做会议纪要:

1.要用金字塔原理加工会议记录

用金字塔原理来加工会议记录,形成结论先行、论据充足、重点突出的会议纪要。

2.一个优秀的会议纪要一定是结论先行

任何一次会议都应该是奔着一个目标去的,比如讨论年会策划方案的会议,那么年会的主题、时间地点、预算这些就是讨论结果,也就是会议的结论。我们需要首先在会议纪要里呈现一次会议的最核心结论,这和金字塔原理的第一个原则"结论先行"是一样的。

3 把结论拆解成下一步执行计划表

一次成功的会议肯定会有下一步执行计划,并且要写清楚负责人、执行事宜、完成时间、交付对象,然后再把它发送邮件到各个参会人邮箱,唯有如此才能杜绝部门扯皮现象。所以,只有会议结论的会议纪要可能只是个空壳,有具体执行计划的会议纪要才是真枪实干。

4  记录核心人物的发言,把它作为论据支撑

会议结论和下一步执行计划都是由在场的参会人讨论出来的,需要在会议纪要中重点体现核心人物的发言观点,从而让未参加会议的人在看会议纪要的时候知晓来龙去脉,也明白为什么有些执行任务是由自己来做。换句话来说,领导的发言你不记录那你记录个啥

总的来说,会议结论、下一步执行计划和核心人物的发言论据三个层次构建了整份会议纪要的金字塔。

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