采购管理制度包括采购组织结构、采购政策和准则、采购流程和流程控制、供应商管理、合同管理、采购数据和报告；采购流程包括需求确认、供应商选择、报价和议价、合同签订、采购执行、验收和付款、采购记录和归档。
采购管理制度是指一系列规章制度、政策和程序，旨在确保采购活动的合规性、效率和可靠性。制定采购管理制度的目的是为了提高采购的透明度、竞争性和货源质量，降低采购风险、成本和时间。一个完善的采购管理制度通常包括明确采购部门的职责与权限，建立采购团队，并设立采购委员会或审批流程。
然后建立采购政策，包括供应商选择、合同管理、采购法规遵从等方面的准则和原则。规定采购流程的各个环节，包括需求确认、供应商选择、合同签订、采购执行、验收等，确保采购流程透明、公正和高效。建立供应商评估和审批制度，规范合同管理流程，建立采购数据的收集和记录机制，提供采购数据的统计分析和报告，帮助管理层做出决策。
完整的采购流程
采购流程是在采购活动中按照一定的步骤和程序进行的操作和决策流程。不同组织可能会有略微不同的采购流程，通常包括需求确认，即根据业务部门的需求，确定所需采购的物品或服务，并编制采购需求申请。根据采购需求，通过招标、询价、竞争性谈判等方式，选择合适的供应商，并进行评估和筛选。
然后与供应商进行报价或议价，以获取最优惠的价格和条件。与选定的供应商进行合同谈判和签订，明确双方的权责和交付条件。根据合同约定，进行采购订单的下达与跟踪，监督供应商的交付进度和质量。对供应商交付的货物或服务进行验收，确认符合合同要求后，进行付款。记录和归档采购活动的相关文件和数据，以备将来审计、分析和查证。
以上内容参考：百度百科—采购管理制度、百度百科—采购流程
第一步：确定所有业务单位对商品和服务的需求
当企业中的任何业务单位需要从外部供应商获得货物/服务时，采购周期就开始了。因此，采购过程的第一步需要识别和合并企业中所有业务单元的需求。这提供了支出领域和类别的可见性，以确定通过支出分析节省成本的领域。
第二步：确定和评估供应商名单
一旦业务单位确定了他们的需求，下一步就是确定可能提供商品/服务的潜在供应商名单。这个过程涉及简单的网络搜索或通过更结构化的措施，如RFP、RFQ 和 RFI。
这个过程的目的是评估相关供应商。评估指标包括定价、服务质量、行业声誉和认可、保修和保证条款以及客户服务。
第三步：与选定的供应商协商合同
在选择供应商满足企业的要求之后，合同流程就开始了。对于任何企业来说，签订合同都是创造最大价值和促进买方与供应商合作的关键步骤。这个过程包括评估价格结构、工作范围、条款和条件、交付时间等关键因素。详细的合同分析和谈判可以洞察更多的成本节约机会，包括动态折扣。
第四步：提出采购申请并下达采购订单
在企业与供应商敲定合同后，下一步是提出采购请求（PR）。PR包括商品/服务、价格和数量、供应商信息和审批流程的描述。
一旦PR获得批准，财务团队将向供应商发布采购订单（PO），其中记录了PO编号、付款条件、供应商信息等信息。
第五步：在收到发票后完成付款流程
供应商收到采购订单后，会发送一张发票，说明所要求的商品/服务的价格。一旦企业获得了PO并开出了发票，采购团队就会对其进行匹配以确保质量和数量。
根据企业与其供应商之间建立的支付条款，在交货前或交货后支付。
第六步：接收并审核所要求的货物/服务的交付
根据付款和合同条款，供应商提供货物/服务。收到后，公司应进行审核，以确保供应商符合质量要求。
第七步：保存发票的正确记录
在收到交付后，作为最佳实践，有效地存储所有发票以跟踪支出和企业内的各种支出类别是很重要的。
第八步：选择合适的采购管理软件
与过去的流程相比，采购已经成为一个企业不可缺少的长期战略。但随着采购流程越来越复杂化，有很多企业便纷纷采用现代的采购软件来简化杂乱的采购流程并保持透明化。
使用像8Manage SRM一样可靠的采购管理软件，便能有效地简化采购流程将加快采购效率，可以更好地控制并监视采购生命周期的每个阶段。