第1个回答 2022-07-26
在日常工作中，需要汇报的场景有很多，有些同事不擅长编写文档，有些同事不擅长总结归纳，有些同事汇报工作抓不到重点、逻辑不清晰。
1. 个人工作总结
2. 项目总结
3. 个人日报/周报/月报
4. 项目提案
5. 项目立项申请/资源申请
6. 项目跟踪
7. 项目周报/月报
8. 项目例会
9. 会议纪要及跟踪
10. 突发情况通报
1. 主题
2. 内容
3. 形式
站在汇报人的角度进行自查：
站在对方角度的自查清单：
要做好工作汇报，首先需要明确汇报主题，搞清楚我在向谁汇报，因为不同的汇报对象关注的点是完全不同的；然后想清楚我在汇报关于什么的内容；最后思考为什么要向他汇报？我希望他给与我什么帮助？
可以帮助你有效进行结构化思维的方法工具：
1. 负分周报
举例：本周完成既定工作，处理交办任务，下周按周五会议计划执行。
问题分析：啥叫既定任务、交办了什么任务、你的计划是啥。
总结：这种表述，没有达到周报的基本要求， 无法做到日常工作的备忘 。
2. 0分周报
举例：
周一：XXXX
周二：XXXX
周三：XXXX
周四：XXXX
周五：XXXX
下周：XXXX
问题分析：流水账，不能说这份总结毫无营养，但是想捞干需要花些时间。
结论：没有达到周报的另一个基本要求， 作为日常工作的总结 。
3. 30分周报
主线工作 ： 完成XXXX、未完成XXXX；
临时性任务：完成XXXX、未完成XXXX；
事务性工作：完成XXXX、未完成XXXX；
培训：完成XXXX、未完成XXXX；
下周：XXXXX。
问题分析：口说无凭。
结论：周报里提到的所有成果，都 必须有一个元素：证明 。没有数据或者可被验证的材料证明自己确实完成了这些工作，依然是一份不及格的周报。
4. 60分周报
主线工作 ： 完成XXXX（详见yyy）、未完成XXXX；
临时性任务：完成XXXX（详见yyy）、未完成XXXX；
事务性工作：完成XXXX（详见yyy）、未完成XXXX；
培训：完成XXXX（详见yyy）、未完成XXXX；
下周：XXXXX。
下面我们来看一下，如何才能够在及格线以上做得更好。
5. 70分周报
70分周报，需要能够很有效的总结问题。
那么，什么是问题？
很多人会认为问题就是困难，就是工作任务没完成。——这种想法是对的，但是不全面。
举例1：
本周完成XXXX（进度80%）。
问题分析：
如果本周计划完成60%，那么80%算是超预期；
如果本周计划完成90%，那么80%算是进度落后。
举例2：
本周达成与XXXX的合作。
问题分析：
如果是按照原计划实现谈判与签约，算是正常完成任务；但是如果花费了比预想更多的时间精力，那么谈判成本就超出了预期。
结论：
当我们在总结问题的时候，只要日常工作和预期有负偏差的时候，就应该以作为问题体现在周报里；如果是正偏差，那就算是工作亮点。
正面案例：
本周完成XXX50%（原计划完成40%）；
本周完成XXX谈判（原计划成本2W，实际1.8W）；
本周完成XXX（原计划花费2天，实际花费3天）。
6. 80分周报
周报能做到聚焦问题就可以拿到70分了，在跟内外部进行问题沟通的时候，就可以就事论事，就着问题说问题。
70分的周报，我们是依据周报进行问题讨论寻找解决方案；
80分的周报，如果给出了解决方案，那么此时的讨论就从开放性的问题变成了选择题，或者至少变成了一次有焦点的讨论。
举例：
本周完成XXX（原计划花费2天，实际花费3天）。
问题分析：
看到这样的周报，就需要和同事拆解不达预期的可能原因。交付延期，这个时候根据以往的经验就可以列出来将近7、8个或者十几个导致交付延期的原因。如果一个一个的询问、消化信息、拆解问题，那可能一个周报的讨论结束，就得需要1~2个小时了。
结论：最好的办法是自己对工作中发现的问题进行预先处理，寻找问题可能的原因，并且给出一些可能的解决办法。
例如，我认为可能的原因是：1.XXXX；2.yyyy；3.ZZZZZZ。
7. 90分周报
做到聚焦问题，并能够提供相应的解决方案，这个时候周报就已经可以拿到80分了，能够大幅提升解决问题的效率。
但是问题可能的解决方案，对于一些之前处理过的工作，或者有相关工作经验的同事来说，一些常见问题都会有自己的思考，但是对于接触新的领域或者是新员工来说，很多问题经常无从下手。
90分的周报，就是你在接触未知领域时，怎样拆解问题解决方案，怎么运用方法论去找到问题解决的方法。
简单列举几个方法论：
A. 类似案例法
建议日常抽时间查看同事同步过来的周报，在日常阅读的过程中，自己做好笔记。笔记格式建议包含：
问题：XXXX；
解决方案：XXXX。
不只是周报，日常开会的过程中，我们也会大量的参与发现问题、解决问题，专门拿出一个本子或者电子笔记进行日常记录，当你后续遇到类似问题时，就不会不知所措。
B. 最佳实践法
遇到问题的时候，可以看这个行业内解决类似问题哪一家做的比较好，哪一家是同行内的最佳实践，甚至可以进行跨行业的参考。
比如公司需要进行灵活用工，需要提供解决方案，那一方面可以参考美团的和滴滴的模式，一方面可以参考58同城、猪八戒网等众包平台的方式。
C. 刷脸求答案法
有的时候我们并不能从过往的工作中直接找到问题的方法，甚至去最佳实践的时候也不知道参考谁。这个时候更直接，但是比较需要技巧的方法就会变得很重要。
问老员工。
职场和学校不同，同事之间距离感会更强一些，本质上来说没有任何人有义务去帮助你。常见的两个套路：
真诚求助型 ：找别人帮忙，就得表达诚意，可以通过请喝咖啡、请吃饭的方式真诚求助。这里面注意的是，一定要给别人预期，免得同事认为你在下套。
有来有往型 ：老员工帮你解决了问题，那么一定要在提问的过程中体现出，未来他找你求助时你肯定会帮忙。
例如在问题解决完成后，可以补充一句：“多谢XX，后面要是有啥需要我帮忙的，随时和我说啊！”（当然，以后真的找你帮忙，是要真的出手相助的）
这样一方面可以节省帮忙同事处理问题的时间，另一方面毕竟 大家都不喜欢那种遇到问题，自己啥也不干就过来找外援的人 。
8. 5分加分题
在拿到90分周报的基础上，额外的加分就要根据不同的场景选择不同的周报呈现方式，尽量能够简洁直接的把问题和解决方案描述清楚，方便阅读的人和相关协作的同事能够快速的了解问题，进入状态。
这一方面就需要在工作中进行积累，以及和自己的领导进行磨合。
有的领导喜欢多用图标、多用表格，有的领导只喜欢看数字，看干货。
有的公司希望你的周报用PPT显得正式，有的公司却希望推广文档的简洁化，能够把问题描述清楚就可以。
有的领导希望你的周报里写一些个人感悟，但有的领导却认为个人感悟并不加分，甚至觉得感悟写的假大空，反而是扣分的。
写周报是职场人的必备技能，一份好的周报，包括清晰的结构，高效的信息传递。