1.会议前: 期望明确
告诉与会者会议何时开始以及你期待会议何时结束,考虑你想从与会者身上得到什么信息,允许大家有充分时间做准备,这样才能收到最好的会议效益.最好要明确告诉与会者你的期望是什么?
2.会议中: 营造气氛. 保持中立
会议开始,试试看先培养容易开口说话的气氛,暖身一下,等到大家心情放松之后再进入会议,营造良好的沟通气氛.切记你的角色像主控全场的捕手一样,观察动静,适时掷球给投手与每一位内外野手,确定没有任何人闲着,并且因为这颗棒球(议题)的转动,达到团队目标.谨记自已的角色是协助与会者共同达成目标,而非成为意见中心,如果有些场合你必须率先发表意见带动讨论时,要让所有的与会者感到舒适而非独裁,尽量让每位与会者都有说话的机会,不可以因为畏惧于权势,而牺牲主管以外的其它人发言的权利,但前提是要大家有进了会议室放下职衔,大家一视同仁的共识;
3.会议中: 信息可视化
除了让与会者不断提出意见之外,别忘了主动站起来动手写字,在白板上写下交谈的经过与结论,或是与会者的发言重点或关键词,将大家的交谈内容建立可视化的图解沟通,适时提高与会者的注意力,协助与会者理解会议进行到哪里.
4.会议中: 归纳结论
如果你的会议并没有安排任何与会者担任计时员,在预定会议结束时间前的10分钟,你要提醒大家:“各位,让我们的准备结束,我们必须在10分钟后离开这里”,籍此让大家了解时间有限,然后,不论分配什么任务,关于作业方式,负责人,截止日等等,者要再重复一遍,确认已经达到会议的目的,讨论什么事情,下了什么决定,还有什么事情悬而未决,如果有会议记录员,也要提醒会议记录者记下期限,以免会议结束时,大家走出会议室之后是一片空白,不知道下一步要做什么;
5 会议后:持续追踪
可以将下列3件事情,做为会后自我评估,藉以做为下次改进之用:
(1)发生什么事情?
(2)完成什么事情?
(3)什么事情尚未完成?
如果有追踪会议决策后续发展的责任,别忘记要持续追踪到下次开会,并在会中报告上次会议决策的执行成果.
6.提案具体
除非是脑力激荡,要不然说出太过抽象的想法,跟没说一样,想清楚再发言,会让大家容易理解你的想法.
7. 1分钟演讲术
在会议中的发言节奏要明快,尝试用1分钟说出吸引人的重点,1分钟约可讲300字的内容,训练1分钟演讲术有助于明确掌握目的,删除多余废话,针对一个重点,可避免在会议中成为“乱码人”
8.建立体系
会议中你一言我一语,信息庞杂纷乱,你可以试着把别人说的重点,以及自已想说的话写下来,从中找出脉络,加以体系化,这样一来,会议数据就变成一张信息体系图,成为无可取代的点子来源.
9.引用提案
如果你将手边拿到的会议资料经过自已的整理体系化,也有助于你引用别人的提案,因为你的整理,不但A与B都因为自已的提案没有被忽视而感到欣慰,也有协助会议尽快进入决策面.
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