新手做外贸需要注意些什么

Question

如题所述

Answer 1

1、要注意形象
形象分为视觉形象和感觉形象，视觉形象主要是我们跟客户面对面的时候需要注意的形象，有很多时候开发客户是需要上门拜访的，形象问题必须要注意。
2、注意不能对客户乱许诺
有些业务为了能够让客户下单，总是会许一些做不到的诺言，一次两次的可能你还会收益，但是次数多了兑现不了，在客户心中你的形象是会大打折扣的。
3、别自信过头
这种毛病一般不会出现在新人身上，往往是出现在对产品有一定了解，有了一定资历的人身上，这种人介绍起产品来头头是道，做起事情来细节周到，好像完美无缺一样，但是在客户心中这种人是最需要防备的。
4、对产品了解要足够专业
对产品太专业往往会引起业务员的一个表现欲，但是我们却不能因此对产品不够专业就上去开发客户，客户问起问题来的时候，一问三不知也是很致命的。
5、说话切记说太满
这个其实和给客户承诺有点像，有些人就是喜欢去承诺一下做不到的或者去说一些达不到的标准。
6、要善于倾听
有些客户是不会把所有的要求都一一整理出来打包给你的，很多的要求都隐藏在沟通过程当中的只言片语当中，我们要学会去倾听总结客户的需求。

Answer 2

外贸新人需知的20条黄金经验

刚刚进公司时，主管给我三句话：

1. 你永远不知道客人在想什么，所以不要花心思去猜；

2. 你永远不知道自己做的对不对，所以做事情不要缩手缩脚；

3. 你永远不知道今天的客户，明天会不会成为竞争对手，所以关系再好，有些事情也要保密。

1. 在工厂时，客人抱怨价格太高时，我总是说一分钱一分货，以质量好来回复。进入贸易公司后，才知道价格才是硬道理，特别是大客人，对价格的考虑绝对是高于对质量的考虑的。而且千万不要以为自己做不了的价格别人也做不了，在你这里一分钱的货，别的工厂半分钱就可以了。所以在客人威胁不降价就转单的时候，千万不要以为以他的价钱根本转不出去。

2. 如果客人说要验厂的话，你的机会就来了，千万不要嫌麻烦，只有大客户才会在下单之前验厂的。

3. 不要过分向有意愿的客户吹嘘现有的业绩。我曾经碰到有的业务，和我谈价格时，大谈他的一个大客户如何如何，说别人一个月200K的订单也是这个价格。这样的谈法，等于是在封我的嘴，我当时就感觉他已经吃撑了，再给饭也不要了。

4. 答应的事情要做到，即使完成不了也要提前告诉客人，不要拖到客人来问才说。诚信太重要了，不只是公司，个人诚信也很重要，即使单子没做成，至少保住了在客人面前的诚信，无论是对业务，还是对自己将来的发展都大有好处。

5. 报价要有技巧。关于这个问题，我不吐不快，因为居然有的工厂业务把价格报个天高（比其他工厂高3-4倍），还好意思说自己是因为质量过硬，在我追问到底好在哪里，又说工程人员比较清楚，自己不知道！！客人都不傻，同样的东西，报价比知名品牌都高了，又有谁会感兴趣呢？

6. 接到客人讯盘时要及时回复，即使是一封大众格式的回复都会让客人知道你办事的效率及对客人的尊重。有时候等你考虑好如何回复，报价时，客人已经飞掉了。

7. 生意上的SENSE必不可少。这个东西比较难描述，简单的说是能够发现客人在考虑是否下单时，最主要的因素是什么。我曾经丢掉一个500万美金的单子，具体原因不方便说明，但是当时只要打一个电话澄清一下就OK了，我没察觉出这个电话的重要，结果单子被别人抢了，郁闷了好一阵。

8. 不要轻易的对客人说“不”。圆滑的处理是好的选择。例如，客人的目标价格实在是做不下来，可以说“我再帮您和老板争取一下”，或者推荐可以达到目标价格的产品给客人。

9. 参加展会时，我最喜欢在第一天去，因为除了第一天，大多数参展的业务都没有了激情，对于客人的询价几乎是疲于应付。那些自以为有火眼睛睛的业务则对客人区别对待。这些都是很致命的。展会就那么几天，拜托各位打足12分精神，给每一个到你展位的客人良好的印象。

10. 坐在办公室里，重复着千篇一律的工作，发邮件，收邮件……很多人干了几个月却没有订单，甚至一点头绪都没有。相信多数的业务员都经历过这样的情况。本人在工厂时也有过这样的迷茫，来到贸易公司，才知道，原来的客户开发很没有目的性，即，根本没抓重点客户，而是泛泛的联系，自然很难有成果。做业务，在开始向新客人发邮件前，一定要确认你的邮件对客人是有价值的。例如，如果你是做廉价小礼品的，又想开发美国市场，你就要知道目标客人是WAL-MART、DOLLAR TREE、DOLLAR GENERAL……做文具的就要知道目标客人是OFFICE MAX、OFFICE DEPOT……做家电的就要知道CIRCUITCITY、RADIO SHACK、STAPLES……这些客人只要攻下一家，业务量就够老板笑几个月了。

11. 关于报价单的问题。现在的客户大都有自己的报价单格式，方便比较，但是有工厂的业务不能理解，甚至偷懒，总是不能及时、完整、正确的填写，总觉得自己的报价单就OK了，不需要再填那么复杂的东西。但是站在客人的立场上，如果一个工厂的业务人员，连报价单那么简单的东西都做不好，怎么会放心把订单交给你呢？

12. 关于商业技巧的问题。如果大家想成为真正的业务的话，就要注意一下外贸以外的东西，我是指除了单证、报关等等只有外贸才会涉及的东西，还要多多向国内的业务员学习业务的技巧。本人在实践中深刻感受到外贸业务在如何做生意，以及商业嗅觉上比国内的业务员差的好多。大家虽然面对的市场和客人不同，但是，商业的技巧是互通的。

13. 关于付款方式。做外贸生意，付款风险大，所以，在考虑付款方式时，要首先注意控制风险，这个道理大家都明白，那么，如果客人的付款方式和你的风险控制发生冲突，影响成交时，该如何既拿到订单，又确保收款呢。本人只有笨办法，去找中国出口信用保险公司，虽然手续复杂，但是一旦承保，绝对安全。

14. 业务和老板的关系。我在和工厂谈判时，明显感觉到和老板谈比和业务谈有效果，因为业务永远都不知道老板的底线在哪里，这就带出一个问题，业务在准备谈判时，到底该知道多少。千万不要以为老板把BOM单丢给你，就是对你的信任了，如何把握老板的心态，也是业务员要学习的东西，特别是在价格谈不拢时。

15. 这一条要特别送给工厂的业务员。因为在我的经历中，工厂，特别是大工厂的业务，服务意识很差。我说的服务不是说客人来了端茶倒水，而是说在日常与客人交流和处理问题上，要有不光做好产品，还要做好服务的意识。例如，我要一个业务帮我处理样品的事情，他做着做着就烦了，抱怨说他的客人中我是最烦人的一个。试想，如果饭店服务员一边给人倒茶一边埋怨客人，他还能干下去吗。这里要提醒一些年轻的女业务，不要在客人面前耍脾气或者撒娇，即使平时和客人关系再好也不可以，外贸生意讲究的是严谨、细致的作风，切不可在客人面前显示出小女人的面目。

16. 现在有的营销书上强调业务员在见客户时，一定要不卑不亢。但是很多业务只做到了不卑，在客户面前很酷。酷也就算了，很多问题一问三不知，连工厂的基本状况都还不了解，而且摆出一副“你的问题真可笑”的表情。看来，做到不卑很容易，但是同时做到不亢，就不是那么简单了。

17. 在学校里，我也学过一些营销方面的课程，其中心理学的内容也有涉及，不过现在看起来，那些东西不是我辈这种没几年社会经历的人能掌握的，特别是做外贸的，本来人际关系就比较简单，想要在谈判中准确把握客人的心理基本是不可能的。所以，没有足够复杂的思想，就不要浪费时间和精力去猜测客人在想什么，更不要基于猜测做任何的判断，所有的判断一定要有事实做基础。

18. 一份客户联系名单是很重要的，最好是在自己的OUTLOOK里编一份，每隔一段时间就发一些新产品、报价之类的，虽然只是举手之劳，但是却可以让客人对你保持印象。其实，有价值的客人是有限的，在经过了前期的散网和筛选后，如何让有潜力的客人下单就变成第一要务，而让客人保持对你的印象是成功的第一步。

19. 客人也是人，也会发昏犯错，也会不礼貌，所以，对于那些不骂不足以平民愤的客人，一定要骂，而且要狠狠的骂，不过，骂完之后，一定要打电话解释，说自己太年轻，比较冲动之类的适当安抚一下，既除了胸中闷气，又不得罪客人。

20. 我在工厂做业务时，经常觉得采购和财务比客人还要难对付，很多的时间和精力都花在内耗上了。现在想起来，要得到公司内部的支持，就一定在平时就注意搞好人际关系，切忌目空一切骄傲自大。

大家除了要了解并且熟悉外贸流程和外贸业务中的一些细节，还是需要多掌握一些外贸技巧，多看看你的目标国的客户的一些基本的信息，多了解，多沟通，多接触！

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Answer 3

今天我们说说外贸老鸟给新人的7大忠告。
而这些细节往往被忽视。尤其是在公司培训中，很少能培训这些内容。

1、要有“商业秘密”的概念

自进入职场以来，公司内所有信息均为商业机密，不能对外泄露。轻的造成损失，严重的还可能承担法律责任。
特别是我们做外贸，不能向外透漏供应链信息、服务商信息、客户信息、公司信息等。
例子：
1.这种情况我见过很多。供应商寄来样品或货物，外贸公司收到后直接发给客户。样品或货物上的供应商信息未删除。其实这是把客户直接送给你的供应商。更换包装很容易，但如果没有保密意识，最简单的事情就会被忽略。
或者接收供应商的报价信息，修改价格后发送给客户，导致供应商信息泄露。建议所有报价单以自己的版本发给客户，这样既不留下供应商信息，又让客户感到正式和专业。
2、随意向同行透露你的货代信息，使你的客户信息很可能被泄露。
3.客户信息要更加谨慎。不仅不能对外公开，即使你的客户A向你询问客户B的信息，你也不能公开。当你披露他时，实际上会失去他对你的信任。客户A会想：既然你能告诉我B的信息，那你分分钟就可以把我也卖了。
职场就像战场，要有商业秘密的概念，这是专业精神的体现。
二、绝对不能忽略基本功
新人刚进入这个行业，渴望有所作为。他们急于开拓客户，却往往忽略了基本功的巩固。
基本技能包括：
一、公司及产品

公司历史、产品知识、行业情况、客户市场等等。这些都不懂，和客户交流的时候，问三个问题。如果我们是客户，我们还愿意继续沟通吗？
2. 贸易流程和术语
客户下订单后，不要急着安排工厂准备生产材料，收到定金后再行动。否则客户会改变主意，停止为您下单，或停止付款，后果将很严重。收到定金后，我们会主动出击。
3、文件
一般来说，公司会有各种文件的模板。不需要excel，但是制作完成后必须点击打印预览。如果预览失败，你需要知道如何调整格式，不要乱七八糟，客户打印出来后，看不明白或者看不全， 你的机会就这么失去了。
单据一定要一致，比如PI，公司头衔和付款信息一定要一致，否则客户会觉得不正规，不放心付定金。 TT和LC也有单独的账号信息，因为对于同一家公司，两种接收账号的方式是不同的。
4. 报价
报价一定要尽量详细，还要注意设置有效期，以及汇率波动多少要重新报价。你与客户交流的机会可能就是一封电子邮件。
5. 邮件
A. 同样，不要使用在 Internet 上流传的电子邮件模板。客户收到 100 封相同的电子邮件。你怎么能脱颖而出？在说清楚的基础上，有你的个人风格，让客户记住你。不管你有什么样的性格，什么样的人，你一定会吸引什么样的顾客。
B. 写完邮件后，一定要检查错别字。语法不需要完美，也不能有错别字。看过很多外贸老司机写的邮件，而且还满是错别字，感觉这个人不严谨，怎么下单？客户一定也这么想。
C.我也看过很多这样的邮件。字体大小各异，整篇文章色彩斑斓。看到它，我真的是头晕目眩，质疑它的专业性！
D. 电子邮件的主题应该清楚。比如签发提单时，不要只写提单，还要写订单号，一目了然。开发信的邮件主题中不要写销售相关的字眼，容易被封为垃圾邮件。
E. 写邮件，尽量简洁，不要说一句废话。大家都很忙，客户一天看100封邮件，真的没时间欣赏你的文采。简约之路，在这个复杂的时代，简约为王。

F.不需要发附件就尽量不发，直接在邮件正文中表达。附件不应超过2M。不仅容易导致退信，而且客户每天要看 100 封邮件，看到附件可能肯本不会点。
G. 当你需要发送附件时，写完邮件后忘记加附件。我也犯过这个错误，只能更加认真仔细了。
H.尽量不要群发邮件，除了偶尔瞎猫遇到死老鼠，基本没什么效果。最严重的后果就是客户的邮箱服务器直接把你拉黑了，根本没有翻身的机会。
最后提醒大家：
入公司的时候最好跟公司申请一个新的邮箱，因为只有天知道老板给你的前同事邮箱怎么了？被阻止、列入黑名单、网络钓鱼等。不要让你的努力被一个邮箱毁掉。
三、 学会如何与客户沟通
1.密切沟通
供应商、贸易商、客户三方要保持密切的沟通，尤其是对于一些新来的人，他们不发货，只接单。客户会觉得你服务差，信誉差。
可以通过沟通解决的问题已经造成了不可逆转的后果。
也不需要报客户的价格，只开发新客户，不顾老客户的跟进，结果客户已经在和同行合作了，你还不知道。
现在即时通讯工具如此方便，与客户保持联系并不难。
2.不要发送无用的信息
朋友说：我每天都给客户发早安晚安，但是被屏蔽了。
不要轻易打扰客户，并确保一次打扰一定要让客户记住你。不要发送毫无价值的信息，客户是来和你做生意的，不是来交朋友的。即使你想交朋友，也是合作之后的事情。
例如，我有一个美国客户。当我看到他的头像时，是枪花专辑封面。于是我发了一条信息：slash是我的偶像。结果客户好像打开了话匣子，我们聊了一上午的摇滚乐。然后，我们合作了3年。
3.不要把问题抛给客户

我的搭档老李是真厉害。他做国内生意。最佩服他的是他从不找客户，所有客户都主动找他。
所以我们偶尔在沟通上会有一点不同，那就是服务意识。在产品沟通过程中，有时老李会把问题交给客户，我会阻止：我们能解决的一切都在我们这边解决。客户省心，我们安心。
成为客户依赖的供应商感觉很好。
4.不要诋毁你的同行
做生意，我觉得最low的就是贬低同行来抬高自己。有些客户会问你某家公司的情况，即使这家公司的口碑不是很好，你也不能直接炮轰它，除非你有确凿的证据，提醒客户，这个适合老客户。
对于新客户，如果我们为了推出自己的产品而一味诋毁同行，只会让客户质疑我们的专业和道德。再说新客户不熟悉你，凭什么相信你？
我通常这样说：XX公司很好，但是我们公司（我们的产品）更适合你们公司（你的需求）。然后简单地分析给客户。这不仅不失礼，而且还说服了客户。
5、还有刚入行的有点内向的外贸朋友问：不需要直接跟客户谈吗？邮件就可以了吗？
如果遇到紧急情况等邮件来不及了，需要打电话给客户确认，确认电话后记得发邮件。
总之，不要因沟通不畅或延误造成后果。

四、收到国外客户询盘先别着急回复
新人经过大量客户开发，接连有询盘，接到询盘难免会激动。
请记住，这个询盘可能已经发送给 20 家供应商，你如何脱颖而出？这个时候如果急着回复直接发报价，那你就输了。
想想我上个月见到老李的一个客户。当时，新项目还在筹备阶段，宣传还没有开始，但询盘却不少。
客户一上来，他就说：“现在世界上到处都是骗子，很难找到可靠诚信的供应商。我的生意原则是诚信为本，不欺诈客户。”

这个客户够直接，是我喜欢的风格。遇到这种开场剧情，不要说太多，不是骗子，越说越像骗子。我只是淡淡的回答：I agree. May I know your qty？把话题转到询盘上。
我们不急于报价。在与客户沟通的同时，我们对客户进行深入的背景调查，包括客户所在国家、需要什么认证，然后就产品细节与老李进行沟通。查了一下，原来是一家在当地行业有一定影响力的老牌公司，和我联系的人是老板。非常优质的客户。
在了解当地市场和客户的采购周期和计划，以及更换供应商的原因后，最终发出报价单。
客户打算下单，但由于疫情和港口关闭，我建议他推迟下单。我对客户说：你所有的供应商都催你下订单，但我们没有，我们一定要为你着想。
结果，4月初，每天都有数千个集装箱堆积在他们的国家港口，汇率波动很大。客户给我留言：谢谢你的建议，否则我们公司将蒙受巨大损失。
5、不要对国家和地区的偏见
这不仅是新人，外贸老司机也容易犯这种错误。严格按照流程，审查的审查，谁能欺骗你？
事实上，你必须清楚你的产品定位。如果你去中高端，非洲和印度不是你的主要市场。如果你走低端，欧洲和美国不是你的主要市场。理论上是做初步筛选，具体操作视情况而定。
六、不要认为英语好，就可以做好外贸工作
我有一个朋友，他从小就痴迷于英语，他说的和美国人一样的语言。大学还学了英语，专业八级，口语非常好。
毕业后，她在一家出口公司担任翻译。因为她的口语很好，她的老板会带她出国出差。他们的客户是香奈儿、迪奥、奥迪等。
按理说，常年与一流企业打交道是没有问题的。于是我转岗去做业务，做了半年，做不下去了，所以又回去做翻译了。
英语好不一定适合外贸。我觉得外贸要好，但英语不一定好。当然，良好的英语是一个优势。
七、学会待客礼仪

100 封电子邮件交流不如一次会议。客户接待很重要，但被很多公司忽视了。
我总结了一些新手容易忽略的几点：
1、记得在公司准备一套正装，以防客户随时来访，不能穿着随意地接待客户。
2. 为顾客安排座位很重要。 “客面门，左为上”。从心理学的角度来看，如果一个人身后有一扇门，他会感到没有安全感，很容易陷入被人背后捅刀子的境地。 “在受害者的想象中，更不用说在商务谈判中了！
3. 举止要大方，不要做小动作，否则顾客会感到不尊重。我在拜访供应商时也是客户，商务洽谈中，我看到一些业务员转笔、抖腿、移开视线等等，对这家公司很难有好的印象。
4、会议结束后，根据会议内容，当天发邮件给客户。客户拜访多家供应商，细节做好，是成功的开始。
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Answer 4

做好外贸需要慢慢开始

Answer 5

1.客户询盘：
一般在客户下采购订单之前，首先都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解和沟通。
2.报价：
业务部及时回复客人咨询，确定货物品名、生产厂家、型号、数量、交货期、付款方式、包装规格及柜型等，并通过Proforma Invoice给客户做正式报价。
3.得到订单：
经过洽谈，收到客户正式的采购订单Purchase Order。
4.确认交货期：
得到客人的订单确认后，口头告知工厂订单详情，要求工厂安排生产计划并答复交货期。
5.业务审批：
业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。
6.下达生产通知：
业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知，通知工厂按时生产。
6.1 如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证；
6.2 如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账；
6.3 如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。
7.验货：
7.1 在交货期前一周，要通知公司验货员验货。
7.2 如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户验货并将验货日期告知计划部。
7.3 如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间，确定后将验货时间通知工厂。
8.制备基本单证文件：
根据工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。
9.商检：
如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。注意，应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
10.租船订仓：
10.1 如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。此时，应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸、船期等情况，并确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。注意，应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（ING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。
10.2 如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期、运价、开船口岸等。经比较，选择价格优惠、信誉好、船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人，如客人不同意时要另选客人认可的船公司。注意，开船前两周书面定仓，程序同上。
10.3 如果货物不够一个小柜，需走散货时，应向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间、入仓报关要求等内容。
10.4 向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期、柜型及数量、目的港等内容，以避免差错。
11.安排拖柜：
11.1 货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜、装柜。拖车公司应选择安全可靠、价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。拖柜前要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到，并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等。
11.2 传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。
11.3 要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。注意，要求工厂装柜后一定要记住上封条。
12.委托报关：
在拖柜的同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量、口岸、船公司、定仓号、柜号、船开截关时间、拖车公司、柜型及数量以及本公司的联系人和电话等。
13．获得运输文件：
13.1 最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。
13.2 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。
13.3 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。注意，支付运费应做登记。
14.准备其它单证文件：
14.1 商业发票：L/C要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前；发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误；L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头；如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。
14.2 FORMA原产地证书：FORM A原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。
14.3 一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些，可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。
14.4 装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名、航班次、开船日、预计抵港日、货物及数量、金额、包装件数、唛头、目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书、发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。
14.5 装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量、每箱的毛重、净重、外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。注意，装箱单的重量、体积要与提单相符。
15. L/C收汇：
15.1 采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。
15.2 采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认收到余款后再将提单正本及其它单证文件寄给客人。
15.3 如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜，拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
16.业务登记：
每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于日后查询、统计等。
17.文件存档：
所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
18.收集信息：
单证员平时应注意收集运价变动、船期、航线等信息，为业务员报价提供帮助。