公文的写作程序为公文目的、确定主题、进行构思、准备资料、起草公文、修改完善、校对印刷。
1、公文目的
为什么要写这篇公文。是要告知一件事情,还是报告一项工作,抑或是请示一个批复等等。如果是告知大家开个会,就写个会议通知;如果是向上级报告一项工作完成情况,就写个工作报告;如果是做一件事情需要上级批准,就起草个请示。
2、确定主题
一篇公文一般只有一个主题,多了就这主次不分,该说的没有说清楚,不该说的说了不少。比如,会议通知,要说清会议的内容、时间、地点、参加人员。工作报告的主题,就是要准确报告一件工作进展或完成的情况。请示就是要把要上级批复的事情说清,一般一事一请。
3、进行构思
公文与日常说话不同,就是不能想到哪说到哪,而是要有严谨的结构。先说什么、后说什么都要事先想好,很多时候要写个提纲。
4、准备资料
复杂一点的公文,都需要充分地占有资料。公文其实就是一份编辑好了的资料。没有资料,就没有公文本身。因此,在想好了主题、公文的结构之后,就要花很多的精力去收集资料。
5、起草公文
有了写公文的需求、有了主题、有了构思、有了资料,就可以动笔写了。写的时候一定要注意,要始终把握主题,不能跑题。要注意层次,一个层次讲清一层意思。语言要精练、通俗、晓白、朴素。
6、修改完善
公文写好了初稿,不是大功告成了,而是只做了一部分,还有很大一部分工作要做,这就是修改。文章都不怕改,越改越好,公文也是如此。在时间请允许的情况下,要认真检查,不合适的地方要坚决修改,不要舍不得,有的甚至要推倒重来。公文是代表组织或单位起草的,还要请领导审阅,有的还要广泛征求意见。
7、校对印刷
公文起草人是公文的第一责任人也是最后一道关口。所以对公文从起草到修改到校对印刷要全程负责。要认真校对,修改错别字、标点符号,删补多余和落字,要做到一字一符不错。
写公文的注意事项:
1、格式规范
公文写作需要注意格式规范,包括文件格式、页边距、字体大小和行距等。一般来说,公文的格式应该是A4纸张,左右边距为3厘米,上下边距为25厘米,字体一般使用宋体或仿宋,字号为小四行距为1.5倍。
2、标题要清晰明了
公文的标题应该清晰明了,能够简要概括文稿的主题和内容。标题应该以简短的语言表达出文稿的主题和内容,避免使用过于复杂或晦涩的词汇。
3、语言要规范
公文语言应该规范、简洁、明了,避免使用过多的修饰语和生僻词汇。同时,公文的语言应该符合语法规则,避免出现错误的语法结构和拼写错误。
公文写作基本要求是:准确性、简洁明了、规范格式、正式态度、结构清晰、用词得当、注重实用性、审慎审查。
1、准确性:公文内容应准确无误地表达信息,避免出现模糊、歧义或错误的表述。
2、简洁明了:公文应言简意赅,尽量避免冗长和繁琐的句子,使读者能够迅速理解文件要点。
3、规范格式:公文应根据规定的格式要求进行撰写,包括标题、发文机关、日期、主送、抄送等要素,以确保文件的统一和规范。
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4、正式态度:公文要体现出正式和严肃的态度,使用文明、规范的语言,避免使用口头化、口语化的表达方式。
5、结构清晰:公文要有清晰的结构,包括引言、正文、结尾等部分。并按照逻辑条理进行组织,使读者可以快速理解文件的主旨。
6、用词得当:公文应使用正确、得体的词语,避免使用过于琐碎、夸张或情绪化的词汇,保持专业性和客观性。
7、注重实用性:公文的表达内容应具有实用性和指导性,通过明确的表述和具体的要求等,使接收者能够清晰理解文件的目的和要求。
8、审慎审查:公文在发出之前,需要经过仔细的审核和审查,确保内容的正确性、规范性和完整性。
公文写作技巧:
1、文字简洁明了:公文写作要措辞准确、语言简练明了,避免使用晦涩难懂、过于华丽的词汇和复杂的句式。
2、结构严谨合理:公文的结构不宜过于芜杂,应该按照报告格式和结构撰写,包括文件标题、序言、正文、决定、附件等部分。
3、逻辑性强:公文的正文应该按照重要性和发生顺序排列,避免打乱时间顺序,导致读者难以理解。
4、格式规范一致:公文的格式依据行政、事业单位等团体机构的规范要求,包括字体、行距、页码、章节标题、编号、公章、套红等。
5、排版整齐美观:公文的排版应该整洁美观,内容清晰,并使用适当的字体和字号。
6、重视文字审核:公文的正式性决定了必须严格审核,确保文本的严谨和准确,避免出现任何语言错误、疏漏、歧义和不规范之处。
7、注重文体风格:不同类型的公文,如通知、公告、命令、决定等,应该以不同的语气和风格文字来表达,让读者一目了然。