办公室管理制度
第一章 总则
1.1 为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。
1.2 本制度适用于公司所有成员并严格遵守各相关规定。
1.3 切合公司实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。
1.4 办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。
第二章 职责范围
2.1 办公室管理人员直接受行政人事主管领导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。
2.2 负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。
2.3 负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。
2.4 协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。
2.5 负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。
2.6 收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。
2.7 协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如：名片印制、收发传真等。
第三章 工作规范
3.1 办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。
3.2 办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。
第四章 办公室事务管理
4.1 文书管理制度
4.1.1 文件管理制度
4.1.1.1 管理要点：使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
4.1.1.2 制度规范：文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。
4.1.1.3 文件管理流程设计：内部文件管理流程、外部文件管理流程、借阅流程。
4.1.2 文书管理制度
4.1.2.1 管理要点：确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。
4.1.2.2 制度规范：根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。
4.1.2.3 流程设计：起草文书→填写《发文簿》(需要时)→张贴→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁。
4.2 档案管理制度
4.2.1 管理要点：维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。
4.2.2 制度规范：应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。
4.2.3 流程设计：根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理，编制编目→存档→借阅→清退。
4.3 办公用品管理制度
4.3.1 管理要点：加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。
4.3.2 制度规范：公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。
4.3.3 管理流程设计：编制《需求计划表》→审批→采购→入库登记→发放。
4.4 图书管理制度
4.4.1 管理要点：为大家提供一个良好的借阅环境、快捷的办理手续，规范图书管理工作。
4.4.2 制度规范：各部门可根据实际工作需要，申请申购图书。
4.4.3 管理流程设计：申购流程、借还流程。
4.5 会议管理制度
4.5.1 管理要点：提高会议质量，促进有效沟通，提高行动能力，进而规范会议管理。
4.5.2 制度规范：收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。
4.5.3 管理流程设计：会前：确定议题、会上所需资料准备、通知→会中：积极参与，做好会议记录→会后：整理会议记录→张贴→归档整理。
4.6 清洁卫生管理制度
4.6.1 管理要点：营造一个良好的工作环境，树立公司形象，保证清洁卫生管理工作顺利进行。
4.6.2 制度规范：清洁区域包括：办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳入在内的区域。
4.6.3 管理流程设计：安排清洁排班→完成清洁项目→填值日表→监督检查→填写监督表→办公室人员执行维护→发现问题→执行处理。
4.7 日常事务管理
4.7.1 接待管理
4.7.1.1 来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护公司的良好形象，对接待工作做具体的要求。
4.7.1.2 以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。按照接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪规范。
4.7.1.3 接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。
4.7.1.4 流程设计：接待来访人员→询问来意，需要找的人→通知被访者→引领会见→奉上茶水→送客→整理客人走后清洁。
4.7.2 报刊收发整理
4.7.2.1 办公室管理人员按照公司实际需要，订阅报刊，做出计划预算，负责办理订阅的有关手续。
4.7.2.2 办公室管理人员负责每日收取报纸并整理放置在公共阅览资料架上，报纸、内部刊物可随意阅览，但不得带出公司或随意撕剪，阅毕放回原位。
4.7.2.3 任何人不得随意将公司内部刊物挪为他用。
4.7.2.4 报纸每周更换一次，所有报纸每季度处理一次。
4.7.2.5 流程设计：收发报刊→整理→放置资料架→定期清理。
4.7.3 后勤管理
4.7.3.1 为了认真贯彻公司的各种制度，充分发挥和调动员工的积极性和主动性，根据实际严格制度。
4.7.3.2 后勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作。
4.7.3.3 办公室人员负责每日的清洁卫生监督和维护，及时提醒值日生和监督者做好相应工作。
4.7.3.4 根据外出工作人员情况，及时督促其按时填写外出工作时间登记，如实填写时间及外出事由。
4.7.3.5 办公室人员每周进行一次外出工作时间统计，每两周进行一次考勤汇总统计，月末根据外出工作时间登记进行总的考勤汇总。
4.7.3.6 流程设计：监督→如实审核→汇总登记→报表。
4.7.4 文化宣传管理
4.7.4.1 负责公司内部文化活动的宣传和落实工作，同时负责公司外部的宣传维护工作。
4.7.4.2 根据需要，及时收集信息、加工信息，做好信息传递工作。
4.7.4.3 关注国家政策法规，及时记录政策动向，制作简报以供学习。
4.7.4.4 收集与工作有关的学习资料，丰富大家的知识面，附上签阅单进行进度跟踪。
4.7.4.5 流程设计：获取信息来源→编辑整理→张贴→学习→存档。
4.7.5 其他事务
4.7.5.1 名片制作、收发传真等其他事务。
4.7.5.2 负责公司文书的打印复印工作。
4.7.5.3 负责树木花卉的养护工作。
4.7.5.4 协助其他部门工作，完成上级交代的其他任务。
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