如果某个值在某个字段中出现的几率特别高，那么最好将此数据值设置为此字段的默认值，这样每次在新添加记录时，该默认值将自动填写在字段中。如果某个表中有一个字段为“性别”，那么在这个字段中，就应当只能输入“男”或“女”，而不能输入其他数据，这时我们可以通过设置字段的“有效性规则”属性来实现。
设置字段默认值。首先打开数据库，在左侧导航窗格中右击要操作的表，在弹出的菜单中选择“设计视图”。
选择要设置默认值的字段，然后在下面“常规”选项卡的“默认值”文本框中填写默认值“Now()”。
单击“关闭”按钮，在弹出的对话框中单击“是”按钮，保存所做的修改。
打开表的数据表视图后，会见到在新记录行的“入库时间”上默认填上了当前的系统时间。
设置字段的有效性规则。打开表的设计视图，选择“性别”字段，然后在下面的“常规”选项卡“有效性规则”文本框中输入““男”or“女””，在“有效性文本”文本框中输入“请输入“男”或“女””。
如果表中已经输入了记录，则添加字段的有效性规则之后会弹出下图所示的对话框，提示添加的有效性规则可能对已有的数据无效，是否用新规则来对现有的记录进行测试，单击“是”按钮进行测试，单击“否”按钮或“取消”按钮，则不进行测试。
保存对该表所做的修改。通过上述设置后，在添加新记录时，如果在“性别” 字段中输入的不是“男”或“女”，系统将会自动提示我们在“有效性文本中”设置的提示信息。
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