公司行政单位印章管理细则 有哪些工具与方法？

Question

如题所述

Answer 1

公司行政单位使用的印章为公司的公章，公司单位行政印章由公司董事长授权向相关部门核发或核销；后由董事长授权公司办公室（行政部门）管理和使用；

1.办理使用公司印章的事项，须由业务经办人认真填写相应的审批文件并按取得相应权限领导的审批同意意见后，连同需用印的文件等一并交印章管理专员，由其审核审批手续齐备后用印。

注：为预防经办人和印章管理专员绕开审批私自用印的行为发生，公司应当建立智能印章管理系统，对印章实时动态进行掌控，保障每次用章申请必须经过领导人的审核以及授权。

2.印章管理专员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁进保险柜内，妥善保管，不得将印章存放在办公桌内；次日上班后，应首先检查所保管印章保险柜有无异样，若发现意外情况应立即报告。

注：人有失足，马有失蹄，印章保管、使用安全不能太过于依赖印章管理专员，为预防工作人员疏忽导致印章被偷盗、盗盖等行为，企业可结合思格特智能印章管理系统当中的智能印章机实现公司印章全天候实时监管，不用章时，领导人通过APP远程锁止，关闭所有权限，任何人便不能打开设备更换取出印章。使用时并不需要开锁取出，只要登录申请，通过之后即可使用设备对文件进行盖章，人章分离管控，保证马无蹄可失。

3.印章使用实行登记备案制，每次印章使用去明确记录经办人、审批人、时间、地点、用印类型等信息，以明确责任，落实到人。

注：同样的，印章使用登记记录工作依赖人工操作，公司依然无法保证所登记的信息就是印章真实使用场景，解决方案使用思格特智能印章管理系统，盖章过程自动记录、自动拍照上传服务器，随时随地登录后台查看，过往所有印章使用信息一目了然，保障印章使用记录无漏登、无错登。