大型会议策划往往要经过一系列繁琐的工作,若是某一步骤没做好或做到位,可能会使得会议效果不尽人意,甚至出乱子。一份详尽的会议策划方案能够让后期执行更加省事,但详尽的方案包含了很多事项,如会议目的、规模、时间场地、与会人员、预算、会议形式、分工等等。
一、与领导沟通了解会议目的
会议策划之前的沟通是必不可少的工作,了解领导举行会议的目的,确定整个会议策划的大方向,方案要体现出主办方的意图,否则完全是无用功。比如要沟通好会议的主题是什么?多大规模?请哪些领导来?议程是什么?有什么特别交代的事项?
二、草拟初步方案,与领导确认
沟通之后应该将初步的方案拟写出来,交给领导来审核。因为在沟通过程中,有可能出现理解偏差的情况,把方案写到纸上,能够及时纠正,避免走偏。同时,如果领导需要修改,或者有新的想法,也可以及时加上去。
三、细化方案
初步方案确认后,就要来细化每一个环节了,这一步骤是最重要的一步。可按照“会前、会中、会后”的思路来安排好每一个步骤。
1、会前准备:会议通知、落实与会人员名单、安排会场、会场平面图、会议签到、会议材料发放等等。
会前准备工作量较大,会场的安排比较讲究,根据不同的会议来布置现场,同时也要考虑作为安排等等。诸如会议通知、签到的事项。
可以借助乐乎现场会议报名及3D签到墙来协助,大大减少工作量。在现场可实现大屏幕签到,拿出手机扫一扫签到码,每个参会人的头像都可以上3D签到墙,增强互动感,并且自动统计参会情况,及时了解会议详情。
2、会中:物料配合、人员配合
会议每一个环节需要什么物质材料配合?工作人员在每一环节应做什么?都需要策划到位。
3、会后:会议纪要、总结、宣传报道
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