归档是指将文件或资料按照一定规则整理分类并存储，以备后续查找和使用。在企业和机关等场合，归档是非常重要的工作环节，因为文件的管理和运用对组织运行和决策都有着至关重要的作用。归档的好处在于有利于文件保存、调取、查重、处理和传递，同时也有利于加强文件保密、减少文件空间占用等方面。
调档是指根据实际需要来寻找特定的文件或资料，以便能够正常使用或者了解相应的信息内容。文件调阅是企业和机关等组织中常见的操作步骤，调档功能也成为了现代信息管理的一项基本功能。为了能够有效进行调档工作，组织机构需要建立可靠的归档系统，制定出详细的档案管理规定，以保证文件能够得到充分的保留、使用和查阅。
归档和调档的实施，体现了组织机构在信息管理和决策运作等方面的高效性和科学性。它们不仅可以保证文件内容的和谐运用和管理，还可以降低组织机构信息管理的复杂度，实现协调发展和合理利用。由于归档和调档工作的重要性和复杂性，越来越多的组织机构意识到了档案管理的关键性，推出了各种档案管理软件和信息技术，以快速、方便地实现文件归档、调阅和管理。