如何做好档案管理工作？

Question

如题所述

Answer 1

如何做好档案管理工作？
1. 企业档案的收集
要做好档案管理，首先要收集企业内部产生的有价值的文件材料。建立立卷归档制度，明确档案归档范围、时间和保管期限。对于纸质档案，档案管理人员需采取措施收全、补全档案，并及时整理立卷归档。对于电子档案，可指定专员从第三方软件中转存或直接上传到档案管理系统。
2. 企业档案的归档立卷
档案收集完备后，需区分全宗，确定立档单位，然后依据来源、时间、题目、内容、字母顺序等进行分类。分类好的案卷分组防止在待办卷宗内，然后进行案卷排列、整理案卷、确定保管期限、编制档案目录等步骤。使用档案管理系统的企业可在系统中构建档案管理框架，上传档案并做好条目挂接与属性编辑。
3. 企业档案的保管
对于纸质档案和实体档案，需设立专门的档案保存地点，并做好防盗、防水渍、防潮、防尘、防鼠害、防强光等工作。使用档案管理系统可以减轻实体库房的库存压力，并对电子化档案进行安全保管和利用。
4. 企业档案的鉴定
并非所有资料都需要保存，只有对国家、社会和企业有保存价值的文件材料才有保存的必要。根据行业和公司规定，确定档案的保管期限。在档案管理系统中，有争议的档案可通过提交流程化申请，进行系统化评估。
5. 企业档案的销毁
对于已失效的档案，需认真鉴定、编制销毁清册，并办理销毁手续。销毁时需二人以上监销。在企业档案管理系统上，可设定档案保存期限，方便查看和管理。
6. 企业档案的借阅与利用
在借阅和利用企业档案时，应做好规范化管理和保密工作。使用实体档案和电子档案时，需填写调阅单，并经领导批准后方能调阅案卷。电子档案的保密性和便利性较高，只需在系统内按规范操作。
总之，做好档案管理工作需要专业的人员和工具。会博通等档案管理软件可为企业提供全流程、智能化档案管理服务，助力企业知识积淀和成长。