(1)礼仪性
社交文书本身就是社交活动的产物,而社交礼仪活动本身具有‘礼尚往来”的“双边”关系,因此社交文书具有礼仪性的特点。
社交礼仪是我国民族文化长期积淀的结果,社交礼仪文书的礼仪性是社交文明的重要标志。社交礼仪文书的礼仪性主要体现在称谓、措辞以及语气等各个方面,并且针对不同的场合,不同的对象要讲究适应性以及得体性。
(2)规范性
社交礼仪文书都具有较为固定的体式,但是这种体式的规范性并不像公务文书那样严格,因为在其长期的社交活动中,已经约定俗成,形成了各种特定的体式。例如,应该怎样称呼,怎样开头,怎样结尾等,都具有规定。社交礼仪文书具有规范性。
(3)实用性
社交礼仪文书是为了某种交往的需要而撰写的,因此每份社交文书都有明确的写作目的,其内容也大多与某件事、某项活动或者某个人的生活际遇有关,并产生交往联络的实际效果。
无论是聘请邀约,还是致谢慰问,都需要通过社交礼仪文书进行传达。因此,社交礼仪文书具有广泛的实际应用价值。
例:
①称呼:顶格,有的还可以加上一定的限定、修饰词,如亲爱的等。
②问候语:如写“你好”、“近来身体是否安康”等。独立成段,不可直接接下文。否则,就会违反构段意义单一的要求,变成多义段了。
③正文。这是信的主体,可以分为若干段来书写。
④祝颂语。以最一般的“此致”、“敬礼”为例。“此致”可以有两种正确的位置来进行书写,一是紧接着主体正文之后,不另起段,不加标点;二是在正文之下另起一行空两格书写。“敬礼”写在“此致”的下一行,顶格书写。后应该加上一个惊叹号,以表示祝颂的诚意和强度。
称呼和祝颂语后半部分的顶格,是对收信人的一种尊重。是古代书信“抬头”传统的延续。古人书信为竖写,行文涉及对方收信人姓名或称呼,为了表示尊重,不论书写到何处,都要把对方的姓名或称呼提到下一行的顶头书写。它的基本做法,为现代书信所吸收。
⑤具名和日期。写信人的姓名或名字,写在祝颂语下方空一至二行的右侧。最好还要在写信人姓名之前写上与收信人的关系,如儿×××、父×××、你的朋友×××等。再下一行写日期。