印章管理人员正式上岗之前，需要在承诺书上签字并保证不会私自在和公司无关的文件上用印，如有违反所造成的损失由印章管理人员自己承担，情节严重的公司将移交相关部门处理；
同时还要制定《印章管理办法》，要求印章管理人员严格按照管理办法执行和使用印章，坚决明确三不盖原则：1.遇到没有领导明确授权签字文件不盖章；2.不符合规定、空白纸张不盖章；3.遇到熟人、同事请求在个人担保、证明上盖章的要事先得到领导同意，不得碍于人情关系就私自给他人使用印章；
明确了原则之后，公司也要加强印章的监管，既然说是私自使用印章，那么大多数时候是没办法察觉得到的，所以公司领导人要对日常印章使用情况进行管控就需要智能印章管理系统协助企业管控印章。
智能印章管理系统，用软件+智能设备终端的模式，改变传统印章管理实现人章分离管控，通过物联网技术、设备高清摄像、电子围栏、指纹识别、全密封智控锁设计实现印章使用申请、审批在线化，领导人实时管控印章使用，让他人无漏洞可钻，保障用印安全、留取台账、分析统计，让印章使用透明化、安全化、可追溯。
为了保障印章管理安全规范，印章应该从两个方面着手：怎么使用，怎么保管。
一、怎么使用
实体印章线下使用的模式沿袭多年，其中存在的印章偷用盗用、人情章等违规行为日渐明显，甚至还有私自刻制印章等违纪行为。
出现上述情况主要有几方面的原因：
1、谁使用、用在哪信息不准确，传统纸质台账无法作为审计的有效凭证，给印章管理留下隐患；
2、仅通过肉眼查看，印迹真伪鉴别难，给私刻印章留下可乘之机；
针对以上使用环节出现的漏洞，通过电子化的使用流程可以有效规避：
1、电子签章技术是通过数字签名、CA认证以及信息加密技术实现的，基于《电子签名法》等法律法规建设。使用时经权威CA认证身份、操作全程留痕、可通过系统追溯每一次使用。有效改善传统物理印章使用与台账记录带来的管理漏洞；
2、其次，数字签名技术具备签署身份可识别、签署内容不可篡改的特性。并且可在线实时鉴别真伪，解决了物理印章真伪鉴别滞后（产生纠纷事后限定权责时鉴定显然起不到任何防范风险的作用）、鉴别流程繁杂（需当事人携带纠纷文件至专业机构去鉴别，如公安三所）等问题。
二、怎么管理
解决了“怎么使用”的问题后，再来了解一下“怎么管理”。管理环节应分为“管章和”管文件“。
1、一方面，印章管理员的职业操守关系到企业印章使用的安全性；另一方面，集团型企业中。集团总部如何管理分支结构印章，做到权限收放自如、管而不僵也十分关键。
2、印章的固然重要，盖章后的文件归档管理问题也是企业需要着重注意的。
针对印章管理与合同管理问题，我们提供了一体化的管控方案。
1、通过电子印章技术实现印章物理印章统一收归、集中管控；分支机构在线提交印章试用申请，总部在线授权并用章，解决跨区域、跨层级、多人协作用章的问题；
2、对文件盖章后的归档管理问题，以电子化归档方案给予解决。在线归档、智能检索、分类管理、权限受控，保障文件信息安全，避免盖章后的文件寄送、存储等占用空间、被偷窃、被遗失或损毁等隐患。
很多企业印章管理不到位，公司老板作为企业法人，承担巨大的法律风险，印章在哪里？谁在用？用在哪里？包括合同的调查等都是问题点
解决方案：无法是公章、合同章、法人章、财务专用章、还是个人私章，都可以装入阿达玺智能硬件内，接入有效电子签章和电子签名平台，对用印实现全流程闭环管理，可以实时的跟踪用印人员、用印时间、用印位置和用印文件等相关情况，并对所有使用记录存证和统一管理
解决异地用章及外带印章存在的困难与风险、大幅提升各分子公司在外地开展业务的用章效率、节约用章管理成本、加强印章安全管控、用印文件可溯可查
2、制定印章使用制度，使用时需填写事由，印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章；
3、不同业务的印章应由不同部门专人负责；
4、在逐级审核过程中被否决的，文件予以退回。