外贸单证制作的原则

Question

如题所述

Answer 1

一、外贸单证的种类与使用

外贸实务中，单证的制作与出具人通常有出口商、出口国的商检等机构，货运公司以及进口商，一般规定是英文或中英文对照。

外贸常见的单证有：

1、合同（CONTRACT）

CONTRACT是统称，买卖双方均可出具。如系卖方制作，可称为销售确认书（SALES CONFIRMATION），买方出具则可称为采购确认（PURCHASED CONFIRMATION）。除了与国内销售合同相同的要素如买卖双方名址，签订时间、地点、交易货物品名、付款方式、

违约责任以外，还可以根据不同产品的特点附加条款。此外，正式的外贸合同，往往还有更详细的约定，比如信用证条件下的信用证开证要求，对各种不可抗力的规定等细则。对于容易在装卸和储运过程中发生短缺的散货如矿产、粮农副产品等，合同中往往还会附加“溢短装”条款，即允许在合同总数量和金额的基础上，有若干幅度的差异，最后按照实际交货量来结算。比如“5% MORE OR LESS ALLOWED”，即允许多交或少交5%。理论上，合同应该“一式两份，双方各执一份经签章的正本为凭”，可在外贸实务中不大苛求照搬执行，一般的传真件也就行了，作为备忘录。更多的还是依靠商业信用，以及预付款、信用证等实质的把控手段。合同本身反倒显得不重要了。也正因为如此，一些国家的客户甚至制作固定合同，并留下“信用证开出后生效”等条款，进一步淡化合同的约束力，到处散发作为询价工具。碰到这样的合同，不必当真，预留时间，等到信用证收到再有所行动不迟。

2、发票（INVOICE）

或称商业发票（Commercial Invoice）。外贸的“发票”概念和国内的财务发票完全不同。外贸发票是出口商自己制作、出具的文件，用于说明此票货物的品名、数量、单价、总值等，以及其他一些说明货物情况的内容。发票格式不拘，但必须包括上述要素，并全名落款。

发票必须注明一个发票号码（自己拟定），出票时间。可以按照需要一式几份，由若干正本和副本组成的，应注明“ORIGINAL”、“COPY”字样。

发票的末端通常有E.&O.E.字样，意为“有错当查”，即此份发票如有错漏允许更改。

3、形式发票（PROFORMA INVOICE）

样式近似商业发票，几乎可以直接把商业发票过来，标题改为“PROFORMA INVOICE”即可。形式发票的用处，一是类似于单方面合同，作为报价和确定交易的工具。一些国家的客户喜欢“确认形式发票”的形式作为合同。因此，除了和商业发票相同的内容外，还可以根据需要在空白处以“REMARK”加注的形式增加条款，比如交货期等等，以进一步落实交易。此外，对于那些需要进口许可或外汇使用额度的交易，客户也需要形式发票来做前期申请。在采用国际快递寄送货物的时候，也需要附上形式发票，作为快递公司统一报关计用。

4、装箱单（PACKING LIST）

与外贸发票对应，性质一样，主要用于说明货物的包装情况，如品名、数量、包装方式、毛重、体积。视产品类别的需要还可以加上其他详细说明，如净重等。样式与发票相仿，只是不需要注明货物价值。通常也需要若干正本和副本。样本见式样3。

5、提单（BILL OF LOADING）

提单就是货物交付货运公司以后，由货运公司出具的证明，用以代表物权，以及在目的地提货。每个船公司都有自己式样的提单，但内容则大同小异。提单是最核心单证，某种意义上就是货物的代表，货款的价值。对于提单，后面我们会专门用一个章节来了解学习。根据运输方式的不同，分为空运提单（AIR WAY BILL，简称AWB）和海运提单（OCEAN BILL OF LOADING，简称B/L）及其他。但实务中以海运提单最为常见，空运提单次之。提单由货运公司根据发货人提供的发货人和收货人名址、目的地、货物描述等相关**来填制，经发货人确认无误后签章出具。一般三正三副，任何一份正本均可提货。一经提货，其余两份即告失效。为防止提单在传递过程中遗失，如果客户没有指明要求的话，可以只给客户一份或两份正本。除了提单上的固定栏目外，海运提单在签发的时候还必须加注“上船时间”（ON BOARD DATE）字样，这是计算实际交货期的标准。

6、装船通知（SHIPPING ADVICE）

船开前或不迟于船开当日，由发货人出具给收货人的装船情况通知。格式不限，但应包括下列内容：收货人（Consignee）、发货人（Consigner）、货物名（Goods）、提单号（B/L Number）、集装箱/铅封号（Container/Seal Number）、船名（Vessel Name）、航次（Voy）、目的港（Destination Port）、起航日（ETD, Estimated）和预计抵达日（ETA, Estimated Time of Arrival）等项目内容。

7、保险单（INSURANCE POLICY）

为防范国际货物运输中可能发生的毁损，对一些价值较高的货物，贸易商通常会办理保险。

保险公司根据投保的险种开具保险单，作为货物单据之一。

海运货物保险的险别，分为基本险别和附加险别两类。

（1）基本险别有平安险（Free from Particular Average-F.P.A）、水渍险（With Average or With Particular Average-W.A or W.P.A）和一切险(All Risk-A.R.)三种。

① 平安险的责任范围有：被保货物在运输过程中，由于自然灾害造成整批货物的全部损失或推定全损。由于运输工具遭受意外事故下，货物在此前后又在海上遭受自然灾害落海造成的全部或部分损失。在装卸或转运时，由于一件或数件货物落海造成的全部或部分损失。被保人对遭受承保范围内的货物采取抢救、防止或减少货损的措施而支付的合理费用，但以不超过该批被救货物的保险金额为限。运输工具遭难后，在避难港由于卸货所引起的损失以及在中途港、避难港由于卸货、存仓以及运送货物所产生的特别费用。共同海员的牺牲、分摊和救费用。运输合同订有“船舶互撞责任条款”，根据该条款规定应由货方偿还船方的损失。

② 水渍险的责任范围：除平安和水渍险的各项责任外，还负责被保货物由于自然灾害造成的部分损失。

③ 一切险的责任范围：除平安险和水渍险的各项责任的，还负责被保货物在运输途中由于一般外来原因所造成的全部或部分损失。

（2）附加险别是基本险别责任的扩大和补充，它不能单独投保，附加险别有一般附加险和特别加险。一般加险有11种，它包括：偷窃、提货不着险（Theft, Pilferage and Nondelivery-T.P.N.D），淡水雨淋险（Fresh Water and/or Rain Damage），短量险（Risk ofShortage in Weight），渗漏险（Risk of Leakage），混杂、沾污险（Risk of Intermixture and Contamination），碰损、破碎险（Risk of Intermixture and Contamination），串味险（Risk of Odour），受潮受热险（Sweating and Heating），钩损险（Hook Damage Risk），包装破裂险（Breakage of Packing Risk），锈损险（Risk of Rust）。特殊附加险包括：交货不到险（Failure to Deliver Risk），进口关税险（Import Duty Risk），舱面险（On Deck Risk），拒收险（Rejection Risk），黄曲霉素险（AflatoxinRisk），卖方利益险（Seller’s Contingent Risk），出口货物到港九或澳门存仓火险责任扩展条款，罢工险（Fire Risk ExtentionClause for Storage of Cargo of Destination Hongkong Including Kowloon, or Macao），海运战争险（Ocean Marine Cargo War Risk）等。

投保的时候，投保金额一般是CIF价格加上10%的加成。保险费的计算公式为：

保险金额 = CIF货值×（1+加成率）

不必先算保险费，可以直接根根据据已知的CNF价格换算CIF即是：CIF=CFR/[1-保险费率×（1+加成率）]

实际操作中，如果货值不大，比如在2000美金以下的，一般做简易处理，统一收取100元人民币左右作为保险费

8、商检证、质量证、重量证、卫生证等（INSPECTION CERTIFICATE OF QUANTITY，WEIGHT，HEALGH）。

根据产品的不同，根据国家规定或按照客户需求、行业习惯，部分商品出口必须经过国家检验检疫局强制并出具检验证书。根据检验项目的不同分为质量证、重量证、卫生证等。

出口必须检验的商品，厂商须先经过商检局备案登记。出口前，填制商品检验申请单（在商检局那里取得），将该商品的样品送至商检局检验。检验合格后，商检机关出具商品检验放行单，凭放行单方可报关出口。除了国家商检局以外，也常见有客户委托第三方民间检验机构检验的。比如最著名的SGS检验公司（Societe Generale de SurveillanceS.A. 通标标准技术服务有限公司，总部在日内瓦），不少非洲和中南关注国家的贸易商因为本国进出口商品检验能力有限等各种原因而认可SGS检验。SGS在我国广东、上海、青岛等地都有分支机构，可应客户要求办理检验，同时SGS现已与我国政府官方机构----

Answer 2

1.正确/准确（CORRECTNESS）。正确是所有单证工作的前提，要求制作的单据应首先满足单单、单证一致，其次各种单据应符合国际贸易惯例、各国/行业法律和规则的要求，第三单据还应与所代表的货物无出入。
2.完整（COMPLETENESS）。从某种意义上讲主要指一笔业务所涉及全部单据的完整性。可从以下几方面理解：第一、内容完整；第二、份数上完整；第三、种类的完整。凭单据买卖的合同/信用证都会明确要求出口方需提交哪些单据、提交几份、有无正副本要求、需否背书及应在单据上标明的内容，所有这些都必须得到满足。
3.及时（INTIME；PUNCTUALITY）指单据制作不迟延。具体可以这样理解：及时制单、及时审单、及时交单、及时收汇。制作单据是个复杂的工程，多数单据由出口方完成，有些需要相关部门配合完成；审核应齐抓共管，这样就可以保证在规定的时间内把全部合格单据向有关方面提交，及时交单肯定意味着能及时收汇，及时收汇意味着又一个良性业务环节的开始。
4.简明（CONCISENESS）指所制作的单据简单、明了。UCP500规定，“为了防止混淆和误解，银行应劝阻在信用证或其任何修改书中加注过多的细节内容”，有关专家也指出，单据中不应出现与单据本身无关的内容。
5.整洁（TIDINESS）指单据应清楚、干净、美观、大方，单据的格式设计合理、内容排列主次分明、重点内容醒目突出。不应出现涂抹现象，应尽量避免或减少加签修改。

Answer 3

众所周知，从某种意义上讲，国际贸易是单据贸易，几乎所有贸易环节的具体操作都与单据的交换密切相关，即使是在计算机高度发展的今天，单据也在扮演着相当重要的角色（EDI无纸贸易和电子单据的运用）。不了解和不熟悉单证知识就意味着不懂贸易，无法与业务部门的相关人员进行正确沟通和交流，就意味着所进行的交易 不可能正常，其结果很可能会是旷日持久的官司，永远无法取得的货款和一辈子都收不到的货物。国际贸易单证工作如此重要，自然受到业内各方人士的瞩目和重视。 1.单证的含义：广义的单证指的是在国际贸易各环节中所使用的各种单据、文件、证书和证明等，狭义的单证则是信用证和与信用证有关的单据。 2.单证课程的主要内容：根据有关信用证、合同、惯例和法律法规制作符合要求的托运单据、通关单据、结汇单据、外汇核销和出口退税单据、配合银行做好单据的提交、审核和流转、掌握处理进口单证工作的能力、能够利用EDI进行电子单据的操作、尽快全面提高从业人员单证制作技巧和处理单证疑难问题的应变能力。 3.《国际贸易单证实务》的理论性、实践性、专业性、衔接性和完整性极强，涉及众多的国际公约、惯例、国内规定和准则。 一、单证工作的意义 1.企业进出口收、付汇的需要。实际业务中对如何实现货币的转移，怎样支付货款、如何收取货物多通过单据加以实现，因为国际贸易中常用的贸易条件为FOB、CFR、CIF等，而这些交易最重要的特点之一就是"象征性交货"（当事人买卖代表货物所有权的单据等于买卖货物）。 2.合同履行的手段和证明。在业务活动中提交相应单据是当事人履行合同的手段，也是当事人完成合同义务的证明。合同订立后，履行阶段可概括为"货、证、船、款"四环节，无论是哪个环节，进出口商及合同有关的相应各方只有在履行了约定义务的情况下才能取得相关单据，没有提交应交付的单据就意味着没有按规定履约。 3.避免和解决争端的依据。因为国际贸易是单据贸易，所以在合同订立之前、之中和之后都要对相关单据严格把关，不然就可能造成因单据的不规范、不确切、存在授人以柄的漏洞而引发麻烦或在发生有关争议后无法利用合法的手段（出示合格的单据）保护自己，更谈不上对对方的不合理要求据理力争、成竹在胸地说"不"。 4.直接影响国家、企业和个人的形象和利益。做好国际贸易单证工作对整个国家、每个企业和每个从业员工的形象和利益都有重大影响。 5.单证工作是企业经营管理的重要环节。企业对整个贸易环节都应进行有效的监管，单证管理又是最后一个环节，即使洽谈、订合同、备货、报检、报关、保险、装运等环节没有任何问题，在制作、提交单证方面出了问题，也会致使业务前功尽弃。所以所有企业都应加强、重视单证工作，力争为每笔业务画上圆满的句号。 二、单证从业人员的要求对于单证从业人员的要求，因每个公司经营规模、经营品种、经营方法等各异会有所不同，但基本要求如下： 1.爱岗敬业。由于单证工作的特殊性，从业人员应具有很高的政治、职业、道德素质。 2.知识能力。做好单证工作，从业人员还必须具有功底深厚的国际贸易专业基础理论和专业外语知识。在对外签订、履行合同过程中，如不了解相关的理论知识，就很容易出差错。在我国的贸易发展进程中曾发生过因单据中的一个单词或字母错误而致几十万甚至上百万美元损失的案件。 所以从业人员必须掌握以下专业知识：贸易政策和贸易惯例法律；贸易实务理论及操作；贸易合同、信用证和单据；与贸易有关的运输、保险、报关等各环节的知识；外语知识则应至少能看懂、理解所有单证的要求并followsuit，以合同、信用证和单据为主线有序操作。 3.相关技能、技巧。单证从业人员应具备多种技能： 使用计算机处理业务的能力：目前许多单据都是通过计算机制作完成的，所以从业人员必须具备操作计算机和有关应用软件的相关能力，同时还要掌握电子报关、电子报检、网上备案核销、退税、网上申领许可证等和利用INTERNET进行电子商务活动的知识和技能。 独立制作、协调和管理各种单据的能力：麻雀虽小，五脏具全。不管一笔合同金额多少，应提交的单据必须在规定的时间内如数提供。有些单据是出口企业制作，有些则由其它部门予以配合，不同的合同要求的单据可能会有区别，企业在一定的时间内可能会有几笔合同同时履行，这样就要求操作人员在制作单据时应该做到：职责分明、沟通顺畅、先后有序、纵览全局。 业务核算能力：能正确运用所学知识进行价格、运费、保险费和汇率等业务内容的运算。 4.从业人员的培训和职业资格认证。单证工作如此重要，从业人员必须定期或不定期参加相关知识的培训。

Answer 4

求”说起来共十个字，操作的时候难度还是不小的，如果真的做到了这十个字，就说明你的制单水平炉火纯青、无人能比了。
1.正确/准确（CORRECTNESS）。正确是所有单证工作的前提，要求制作的单据应首先满足单单、单证一致，其次各种单据应符合国际贸易惯例、各国/行业法律和规则的要求，第三单据还应与所代表的货物无出入。
2.完整（COMPLETENESS）。从某种意义上讲主要指一笔业务所涉及全部单据的完整性。可从以下几方面理解：第一、内容完整；第二、份数上完整；第三、种类的完整。凭单据买卖的合同/信用证都会明确要求出口方需提交哪些单据、提交几份、有无正副本要求、需否背书及应在单据上标明的内容，所有这些都必须得到满足。
3.及时（INTIME；PUNCTUALITY）指单据制作不迟延。具体可以这样理解：及时制单、及时审单、及时交单、及时收汇。制作单据是个复杂的工程，多数单据由出口方完成，有些需要相关部门配合完成；审核应齐抓共管，这样就可以保证在规定的时间内把全部合格单据向有关方面提交，及时交单肯定意味着能及时收汇，及时收汇意味着又一个良性业务环节的开始。
4.简明（CONCISENESS）指所制作的单据简单、明了。UCP500规定，“为了防止混淆和误解，银行应劝阻在信用证或其任何修改书中加注过多的细节内容”，有关专家也指出，单据中不应出现与单据本身无关的内容。
5.整洁（TIDINESS）指单据应清楚、干净、美观、大方，单据的格式设计合理、内容排列主次分明、重点内容醒目突出。不应出现涂抹现象，应尽量避免或减少加签修改。
参考资料
[1] 来自北方外贸论坛．
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五要求”说起来共十个字，操作的时候难度还是不小的，如果真的做到了这十个字，就说明你的制单水平炉火纯青、无人能比了。
1.正确/准确（CORRECTNESS）。正确是所有单证工作的前提，要求制作的单据应首先满足单单、单证一致，其次各种单据应符合国际贸易惯例、各国/行业法律和规则的要求，第三单据还应与所代表的货物无出入。
2.完整（COMPLETENESS）。从某种意义上讲主要指一笔业务所涉及全部单据的完整性。可从以下几方面理解：第一、内容完整；第二、份数上完整；第三、种类的完整。凭单据买卖的合同/信用证都会明确要求出口方需提交哪些单据、提交几份、有无正副本要求、需否背书及应在单据上标明的内容，所有这些都必须得到满足。
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