授权管理,是职场管理者的基本功。你不懂授权和放权,你就干到累死。所谓“授权”,就是在管理层次和岗位职责条件下,按照责权利对等的原则,对下属授予一定程度的自由裁量权和决定权,并进行指令跟踪、授权控制、授权效果评估的全过程,不是民众常识中认知的“放手不管”。
先举一个例子:部门经理老张对得力干将小王说,“这项任务很重要,我全权授权给你。我不管你通过什么手段,我只要任务结果,明白吗?”放权之后,老张果然就忙别的事情了,并没有过问小王的具体落实情况。
过了一段时间,小王没有按期完成任务,严重影响了公司项目的进度。上级问责下来,小王首先受到扣罚奖金的处分,也失去了老张对他的信任。老张也不好过,受到上级的严厉批评,并收回了一项重要任务,让老张的地位直线下降,搬起石头砸自己的脚。
从以上这个小例子来分析,老张这种授权,就是常见的完全基于结果导向的授权方式,也就是简单的目标管理和奖罚管理,而对过程中的各种复杂多变的因素漠不关心。自己还自以为自己敢于“放权”,充分调动下属积极性。其实,老张最关注结果,却事与愿违,反而达不到预期结果。
案例总结:这位部门经理只是做到了授权,但没能做好授权后的控制管理工作。授权并不意味着放弃权力,不意味着撒手不管。所以,授权的本意,是指上级授予下属一定的权力,使下属在可控制范围内,又具有相当的自主权和决策权。授权者对于被授权者具有指导和监督权,被授权者对授权者负有按时完成任务和及时报告的责任。
授权是一门艺术,正确的授权是:放权,但不是放手;委任,但能放任。如果发现被授权者的工作与授权时的要求不相符时,就要立即及时去纠正下属的行为。在管理学上,有一种管理方式,叫作“走动式管理”,就是通过走动式管理来协调好授权与监督之间的矛盾,并做到在“走动”中随时了解并监控下属完成任务的情况。
如何能做好授权管理呢?重点要掌握三个环节:
第一,做好指令的追踪。
有些管理者下达指令后,常常忘记自己所发出的指令。所以,追踪指令是确保命令得到准确顺利执行的有效方法,也是第一个程序。指令追踪,主要有两个程序:其一,管理者在发出指令后,在一定时期内,要亲自观察命令执行的状况。其二,管理者发出指令的同时,可以与下属进行商定,下属应当定期汇报指令执行情况。这样做的目的在于:
一是把握下属所履行任务的质和量。二是掌握工作进度。三是观察下属的工作态度。四是下属是否有发挥创造性的余地。五是命令是否合适,有没有必要进行校正。六是了解下属是否真的了解命令的含义,是否能准确执行。
第二,进行授权控制。
授权控制要重点把握三个方面:一是目标控制。要根据目标的大小进行过车控制,如果目标很大,可以把目标分解成阶段性的小目标,分别进行检查指导。二是态度支持。对下属授权,有些上司是不放心的,有的甚至不舍得放权,既然要授权,就要对下属的小错误保持宽容态度,不要让下属感到“授权就是被控制”的感觉。三是奖惩措施。对下属执行过程中,为了激发员工潜能,一定要及时给予奖励,对表现好的地方及时进行肯定,对不足进行纠偏,激发下属执行的积极性。
第三,最后要进行授权评估。
很多管理者,授权之后,只要结果,不管过程,还自诩自己是充分信任。聪明的上司,会对自己的授权行为进行总结和评估,不断改进自己的授权行为。
一是对下属的状态评估。每一次授权结束,都要观察下属的反映,比如,授权后下属热情高、积极性高,那说明你的授权是成功的。如果看到下属一筹莫展,不知如何下手,那么,这次授权就是不成功的。
二是授权结果的评估。有的管理者只看结果不看过程,实际上是不对的。既要观察下属的结果,还是观察下属的效率。如果下属的办事效率很低,说明你的授权出了问题。
三是管理者的自我评估。有些管理者只分析下属,不反思自己。比如,有的管理者授权后,自己反而更忙,腾不出精力来思考大事,那就是你授权管理有问题。还有的管理者授权之后,下属请示汇报更多,让管理者更忙,说明你的授权是失败的。这些都要总结反思,不断改进自己的授权管理。