首先，形式发票（Form A）如同交易的初步提案，用于报价和确认交易，它允许双方加注额外条款，为初步合作奠定基础。
一旦交易敲定，外贸合同（Purchase Order）便成为基石，其中包含信用证要求和不可抗力条款，确保双方权益得到保障。
接下来，商业发票（Commercial Invoice）是货物出口的重要凭证，它详述货物详情，包括品名、数量、单价等，对报关和退税至关重要。
装箱单（Bill of Lading，B/L）是货物的物理证明，海运提单通常在海上运输中使用，而空运提单次之，需经确认后签章，通常为正副三份。
装船通知（Shipment Advice）是发货人向收货人报告货物装船情况的工具，包含了双方的基本信息。
为货物安全起见，保险单是必备的，包括基本险和附加险，如平安险、水渍险和一切险，以防意外损失。
出口国的商品可能还需通过国家检验检疫局获取相关证书，如商检证、质量证、重量证和卫生证，以满足进口国的规定。
原产地证（Certificate of Origin）则是出口货物的出生证明，影响进口国的关税政策和贸易限制，由商检局出具。
最后，出口货物报关单是出口商提交海关的必备文件，通常由货运代理协助填写，涵盖海关作业联和其他关键信息。
当交易涉及信用证时，信用证通知会由出口商银行接收并转交，确保资金和货物的一致性。
为了满足各国海关的统计需求，出口商可能会根据进口国的要求提供海关发票（Customs Invoice），有些国家如加拿大，可以在官方网站上找到标准格式。
在某些特定的贸易市场，领事发票（Consular Invoice）则是关键文件，它详细记录商品详情，防止低价倾销，同时是计算进口税的依据，尤其在拉美地区广泛使用。
而汇票（Draft）则在信用证交易中发挥着付款凭证的作用，由出票人签发，付款人需按约定支付。