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浅谈物业管理前期介入的必要性
摘 要
由于现代化的建筑和物业具有设计复杂,高新技术含量高,建设周期长和安装、施工难度大的特点。为了保证物业正常使用和发挥功能,对物业实施有效管理需要专业的物业服务企业的前期介入物业建设项目。而真正意义上的前期介入是从项目前期设计开始到物业接管验收为止的质量监督过程。从项目规划、设计开始提前介入, 从物业管理的角度参与物业建设项目的优化设计, 对开发项目的规划、设计、建筑、安装、维护和保养等工作按物业管理的要求进行主动控制,更加确保物业建设质量。对物业实施超前管理,为完善物业建设提出建设性意见,避免物业建成后的使用和管理问题。
关键词:前期介入;服务质量;管理;维护
目 录
第1章 绪论…………………………………………………………………………………1
1.1 物业管理前期介入的背景…………………………………………………………1
1.2 研究意义……………………………………………………………………………2
1.3 物业管理前期介入的概论
第2章 物业前期管理的内容……………………………………………………………5
2.1 物业前期管理内容分类……………………………………………………………5
2.2 物业前期管理的工作内容…………………………………………………………6
第3章 物业管理前期介入的作用及意义………………………………………………8
3.1 物业管理前期介入的作用…………………………………………………………8
3.2 物业管理前期介入的意义…………………………………………………………12
结束语………………………………………………………………………………………15参考文献……………………………………………………………………………………16
致谢…………………………………………………………………………………………17
第1章 绪论
1.1物业管理前期介入的背景
由于现代化的建筑和物业具有设计复杂,高新技术含量高,建设周期长和安装、施工难度大的特点。为了保证物业正常使用和发挥功能,对物业实施有效管理需要专业的物业管理企业的前期介入物业建设项目。而真正意义上的前期介入是从项目前期设计开始到物业接管验收为止的质量监督过程。从项目规划、设计开始提前介入, 从物业管理的角度参与物业建设项目的优化设计, 对开发项目的规划、设计、建筑、安装、维护和保养等工作按物业管理的要求进行主动控制,更加确保物业建设质量。对物业实施超前管理,为完善物业建设提出建设性意见,避免物业建成后的使用和管理问题。因为物业的设计师和设计人员不是专业的物业管理者,在项目规划设计阶段,规划设计人员往往容易从设计技术、美观等角度考虑问题。其在制定设计方案时,不可能全面考虑后期的物业管理经营中及实际操作中可能出现的问题,或者很少从业主长期使用和后续物业管理正常运行的角度考虑问题,造成物业建成后管理上的漏洞和功能布局上的缺陷。
同时由于设计阶段与物业的建成存在较长间隔,建筑、设施的技术进步和业主需要的不断提高都有可能使设计方案落伍。而物业管理企业作为物业的管理经营维护者,对物业可能出现的问题有比较清楚的了解,其前期介入可以从业主和管理者的角度参与规划设计方案的讨论,完善设计细节,提出一些合理的建议,使物业的功能设计更有利于日后的使用和管理,可以有效的避免因设计的缺陷或不足而给业主使用和物业管理带来的麻烦。随着物业管理这个新兴行业的迅速发展,物业管理机制在对建成物业的管理和对使用的服务上,发挥了积极作用,得到了社会的认可。从表面上看,物业管理是对物业的使用管理和对业主的服务。然而,随着物业管理的深层次发展,随着业主对房产质量和物业管理服务质量要求的不断提高,高水准的物业管理企业所管理小区应当成为业主的理想家园,营造设施齐全、环境幽雅、服务高位、意境独特的居住氛围。那么,摆在开发商及物业管理公司面前的一个共同问题,就是物业管理公司的前期介入。
1.2 研究意义
1.从房地产开发的角度
从房地产开发的角度来说,增加这种行为有利有弊,存在着风险收益。利的方面:有物业管理公司介入,加强了决策、规划的准确性,保证物业顺利地开发;同时保证物业开发质量,促进物业销售,加快资金周转。弊的方面:主要是增加了成本(前期介入费由房地产开发商负责承担),假若物业管理公司提出返工建议,可能还增加返工费用,也可能增加工期等等。综合而知,房地产开发商虽然在前期介入中承担了一定风险,但会带来更大的收益,从经济性的角度来看,利大于弊,房地产开发商应该支持物业管理前期介入。
2.从物业管理公司的角度
物业管理公司从参与的角度来看,利的一面是:由于前期介入,熟悉了解物业,为今后接受新业务奠定了基础,便于本企业进一步扩大业务领域,占领业务市场。不利的一面是:可能增加成本费用(如果费用由物业管理公司承担)。
3.从社会总体的角度
从社会总体角度来看,由于前期的介入有利之处在于规划施工阶段得到了把关,减少了失误,把物业的不足之处消灭在萌芽状态中,有利于社会总体经济利益提高。
综上分析:利明显大于弊,政府应大力扶持物业管理的早期介入。
1.3物业管理前期介入的概论
1.3.1物业前期介入的概况
一、前期物业管理的性质与时限
前期物业管理是在物业业主购买物业以前由项目开发建设选聘的物业服务企业,并与之签订物业服务合同由其来进行物业管理。它与项目投入使用后,由业主大会或业主委员会选聘的物业服务企业来进行物业管理是由本质上的区别的。前者的物业管理活动较之后者要复杂得多,对项目开发的整个过程直到投入使用进行管理监督,其服务内容在物业建设的不同阶段有不同的侧重,比如规划设计阶段、建筑施工阶段、代理物业销售阶段等。现实中有更多的前期物业管理者是物业开发单位自己或下属企业,这些企业服务的对象是直接服务于建设者,间接服务于未来的业主。而后者则是在投入使用后,对功能齐全已经完全交付使用的物业实施管理,服务对象只直接服务于物业的业主,其服务内容是满足关打业主的物业消费。正是由于前期物业管理是直接服务于建设者,间接服务于未来的业主,因此,在物业销售时,建设单位与物业买受人签订的买卖合同应当包含前期物业服务合同的内容。
前期物业服务企业的管理活动,只限于在从与建设者签订的物业管理服务合同至投入使用后,业主大会或业主委员会,与新的物业服务企业签订新的物业管理服务合同钱的这一区间之内。按照“条例”的规定,就是前期物业服务合同至业主委员会与物业服务企业签订的物业服务合同生效时终止;前期物业服务合同可以约定期限。但是,前期物业服务合同所约定的期限并不影响新签订的物业服务合同的生效。
二、 期物业管理对物业的接管验收
物业的接管验收是物业项目开发建设单位将已建成的物业向前期物业服务企业一脚的过程,这是前期物业管理活动中最重要的一个关键环节。物业接管验收工作的完成,标志着物业已全面竣工开始投入使用。前期物业服务企业对验收接管的物业必须是全方位的,应当对物业的共用部位、共用设备设施进行认真的查验。对于在验收接管的过程中发现的建筑质量问题,安装质量问题等,及时向建设单位提出,并要求其处理。接管验收的结果双方应该签署书面报告。而且建设单位还应当按照国家规定的保修期间和保修范围,承担物业的保修责任。
物业建设单位在向前期物业服务企业移交物业时,其所开发建设的物业必须是经过建筑竣工验收合格以上的,对没有进行竣工验收的或竣工验收不合格的建筑物,前期物业服务企业就应当拒绝接管验收。由于物业服务企业在物业的管理活动过程中需有必要的办公场所。因此,建设单位在向前期物业服务企业移交物业时,应当按照规定在物业管理区域内提供必要的物业管理用房。
物业的共用部位和共用设备、设施是所有业主的共有财产、建设单位在物业接管验收前对于业主依法享有的物业的共用部位、共用设备设施的所有权或者使用权,建设段位不得转让给他人。如果建设单位在将物业的共用部位、共用设备设施擅自转让给了第三人,是对全体业主的民事侵权,自然要承担民事侵权的赔偿责任。
建设段位和物业服务企业办理物业承接验收手续时,除了向物业服务企业移交物业物业的共用部位、共用设备设施等以外,按规定还应向物业服务企业移交以下资料:
1.竣工总平面图,单体建筑、结构、设备竣工图,附属配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料;
2.设备设施的安装、使用和维护保养技术资料;
3.物业质量保修文件和物业使用说明文件;
4.物业管理所必需的其他资料。
所有这些物业的文字资料,不但对业主来说很重要,对于物业服务企业来说也是十分重要的,物业服务企业在管理服务过程中,有许多问题的解决是需要物业的原始文字资料的。因此,前期物业服务企业在前期物业服务合同终止时,应当将上述资料一并移交给业主或者业主大会。
1.3.2 物业管理前期介入的概念
前期介入的含义:物业管理的前期介入,是一个长效服务的概念,是指物业管理公司在接管物业以前的各个阶段(项目可行性阶段、建筑物规划方案设计阶段、施工阶段等)就参与决策,制定出物业管理方案,并从管理和运作的角度为开发商提出从楼宇设计、施工监管、设备选用、功能规划、房屋租赁、工程交接等多方面有建设性的意见。物业管理服务最好是在物业开发的初期,即基础工程建设开始就介入,但此时不是全面介入,通常只是由一位熟谙工程和设备的专家参与,该专家将根据物业管理的需要对有关结构设计和设备配置等技术性问题提出专业意见,并且参与部分工程的施工监管。因为大多数建筑设计院在规划设计时,往往带着理想化的理念去设计,未能充分或准确考虑日后的物业管理给住户带来的麻烦,从而给物业管理公司带来了不便甚至困难。比如,空调机的安装及排水考虑失误,造成制冷效果或装修困难;铁围栏及其他铁制材料的过多使用,造成 日后的保养负担过大等。这些情况都说明设计院对物业管理的问题欠缺考虑。同时,由于物业管理公司熟知这些问题,因而能在前期介入时就提出专业意见。像广州有名的和生创展集团对物业管理的前期介入就十分重视,主要体现在物业管理参与规划与设计图纸的审查上,集团对过往工作做全面的总结,以案例形式进行培训和考核。
第2章 物业前期管理的内容
随着人们生活水平的不断提高,人们对物业的要求也越来越高,而物业中的相关问题也比较突出,其建成后是很难改变的,所以物业管理公司的前期介入已成为必然性。而物业管理公司自身与开发商、业主之间的存在着许多程序。
2.1物业前期管理内容分类
在物业管理前期介入阶段,物业服务企业的管理内容大致可以归纳为以下几个方面:
一、物业服务企业通过投标来接洽物业管理业务
无论物业服务企业是开发商组建的,或是独立组建的,或是房管所转换的,还是各大系 统组建的,要获得物业管理业务首先必须不断开拓,通过投标竞争来接洽业务。
1.进行可行性、可靠性、可盈利性分析。可行性是指物业服务企业既要从自身的实际 出发,考虑拟接管的物业与本企业的资质等级是否相符,该物业的接管能否发挥本企业的优势,做到扬长避短,又要考虑能否在该物业的管理权竞争中取胜,如果明知竞争对手实力比自己强大,就不必勉强竞争。可靠性是指该物业的建设是否有保证,开发商的资信条件是否较好并能协作配合,等等。这样做可避免管理权竞争得手后,由于开发商或建设方面的原因 ,使工作留有漏洞,造成今后的物业管理难以完善,给企业带来不应有的损失。可盈利性是指物业服务企业根据自己的经营目标,测算物业的管理能否给企业带来正常利润,或近期虽 无利润但企业能在该地区打开新局面,争取更多的业务。
2.具体测算物业管理费用,并草拟总体管理方案。
3.投标竞争、洽谈、签订物业管理合同(协议)。
4.选派管理人员运作物业前期管理。
二、建立与业主或使用人的联络关系
物业管理的对象是物业,而服务对象则是人,即业主和使用人。因此,物业服务企业既 应与第一业主(开发商)共同协商,又要与未来业主或使用人取得联系,听取意见。
1.听取业主或使用人对物业管理的要求、希望。
2.了解业主或使用人对物业使用的有关安排、打算。
3.参与售房部门同业主或使用人签约,并提供草拟的业主公约、装修施工管理办法、 门禁出入办法、停车场管理办法、管理费收取办法等物业辖区综合管理办法。
三、看工程建设现场
物业管理前期介入的目的是为以后的管理创造良好的条件,因此,物业服务企业应根据 物业管理要求,对物业的规划设计及建筑施工提出合理化建议。
1.审视工程土建构造、管线走向、出入线路、保安系统、内外装饰、设施建设、设备 安装的合理性。重点察看消防安全设备、自动化设备、安全监控设备、通讯设备、给排水设备、空调设备、车库及公用泊位设备、电力设备、交通运输及电梯设备、服务设备等。
2.对施工现场提出符合物业管理需要的建议方案,磋商解决办法。
3.在施工现场做好日后养护、维修的要点记录,图纸更改要点记录。
4.参与工程验收,进行器材检查、外观检查、性能检查、功能测试、铭牌检查,并按 整改计划督促整改。
四、计管理模式,草拟及制定管理制度
物业服务企业在前期介入中要根据业主和使用人的希望与要求,设计日后的管理模式, 制定相应的规章制度,其中还须与开发商一起草拟有关文件制度。
1.筹建业主管理委员会。
2.与开发商一起草拟物业辖区的规章制度、业主管理委员会章程、业主公约、装修施 工管理办法等。
3.设置物业辖区的组织机构,规定各部门人员岗位责任制度,编制住户手册、物业辖 区综合管理办法等。
4.制定上岗人员的培训计划,并实施计划。
五、立服务系统和服务网络
物业管理的专业化、社会化、企业化特征决定了其特定的环境条件,物业管理的成败在 很大程度上取决于物业管理公司与这些环境条件即与社会有关部门相互关系的协调,这里既有行政管理关系,又有经济关系。
1.保安、清洁、养护、维修、绿化队伍的设立或选聘,洽谈和订立合同。
2.同街道、公安、交通、环保、卫生、市政、园林、教育、公用事业、商业及文化娱 乐等部门进行联络、沟通与协调。
3.建立代办服务项目网络。
六、理移交接管事宜
物业服务企业在物业交付使用之前,还要为物业的交接做好准备。
1.拟订移交接管办法。
2.筹备成立业主管理委员会。
3.协助和办理移交接管事项。
2.2 物业前期管理的工作内容
物业管理公司前期介入的工作内容
一、规划设计阶段的介入
在工程项目的论证阶段,物业管理公司就应对物业的市场定位、物业管理的基本思路和框架、物业管理的运作模式发表意见并能得到物业建设单位的采纳。
1.将就整个项目的配套设施建设进行审评并提出意见和建议,重点考虑配套设施的布局,既要方便于未来业主的使用又要防止对业主的生活产生影响和干扰。
2.确定物业管理早期介入并明确与各方之间的沟通的渠道,制定分阶段物业管理的目标和要求。坚持“两会一单”制度,坚持参加开发商的项目专题会议和工程例会,从保障未来业户的利益、有利于物业销售和售后物业管理出发,从而提高工程质量、降低工程成本,避免事后大量难以弥补的终生遗憾。
3.对物业内部智能化系统的设计、商业配套设施的建设、中心会所及休闲区域的布局等根据企业实际运作中积累的丰富经验论证设计方案并提供整改的书面意见。
4.此阶段根据前期物业管理总体策划方案的思路,进行详细物业管理方案的制订和实施进度表的确定,包括人员的编制及招聘、培训计划、费用测算等。
二、建设阶段的介入
在建设阶段,将跟踪此阶段的整个过程,召集或参与多次专题讨论会。根据物业建设的进程逐步招聘相应的部门管理人员并对招聘的物业管理人员进行培训,组织编写各类文件和规章制度,建立对内、外关系的工作程序和工作要求,起草业主公约、装修守则和物业管理中涉及到的文件资料。并与物业建设单位一起,同供电公司、自来水公司、煤气公司等相关执能部门协调,从而确定今后相应的管理方式和收费标准。
三、销售阶段的介入
1.在销售前,将物业管理方案整理并全面完成,将许多涉及业主买房应知的内容,以书面文件的形式确定下来。
2.销售前对租售员进行系列的物业管理培训,使他们对物业管理的基本概念和基本知识有所了解,对公司内的物业管理内容和模式有统一的理解。
3.在租售现场设立专职的物业管理咨询人员,接受购房、租赁者的咨询,通过这种咨询和宣传沟通能更好的帮助物业的租售,也能使未来业主对物业管理竖立信心,增强未来业主对物业保值增值的信心。
4.为使业主或未来业主对物业管理有所了解,在租售时,让已招聘到岗的部分物业管理人员上岗,如清洁人员、保安人员、绿化人员的规范化工作,更使得业主对物业管理的印象加深。
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