从外单位取得的报销单据必须是税务发票（火车、飞机、汽车、轮船及部分交通票据除外），或者是行政事业性资金往来结算票据专用票据，并且票据合法、内容完整。2.各种发票须印有税务监制章，收据、资金往来结算票据须印有财政监制章，以及签发单位的
财务专用章或发票专用章或收费专用章，填制人或收款人的签名。对小规模经营者、
个体工商户等确实无法开出合法票据的，可由当地税务部门代开，开出的发票必须加盖开票税务机关的印章。
3.报销发票、收据必须写清楚接受凭证单位名称（注意应写“
桂林电子科技大学”）；填制凭证的日期；经济业务内容、数量、单价和金额等。金额数字不得涂改，大小写必须正确、相符。凡是金额有错误的
原始凭证，必须由开出单位重新开具，不得在
原单据上更正。文字和数量有错误的，可以由开出单位更正，更正处必须加盖出具单位的公章。
一般纳税人丢失已开具专用发票的发票联和抵扣联，如果丢失前已认证相符的，购买方凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件及销售方所在地主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》，经购买方主管税务机关审核同意后，可作为增值税进项税额的抵扣凭证。
如果丢失前未认证的，购买方凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件到主管税务机关进行认证，认证相符的凭该专用发票记账联复印件及销售方所在地主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》，经购买方主管税务机关审核同意后，可作为增值税进项税额的抵扣凭证。