对于文档的管理,首先要明确档案分类,档案界一般把档案划分为:
文书档案、科技档案、专门档案和音像档案(或特殊档案)四个种类。
而档案分类是一项重要基础性工作,如果文件分类不清、组织体系混乱、材料没有“各归其位”,整理编目杂乱无序,整理者空耗精力,使用者“怨声载道”。
科学分类
按照国家标准,如《机关档案管理规定》、《归档文件整理规则》、《科技类档案案卷构成一般规则》、《纸质档案数字化规范》等,进行科学分类、整理,便于查询、利用。
定责
有些单位,没有专人管理档案,可以考虑指定某一人,在一定时期内兼管档案,保证档案管理的流畅。
对于不再兼管时,详细填写交接清单,保证接替者,能快速上手适应,减少管理的真空期。