一、外贸基本流程
1. 在外贸洽谈前期，制作形式发票以供报价和交易参考，或用于客户申请进口许可等目的。
2. 交易确认后，制定外贸合同。
3. 准备交货时，编制商业发票、装箱单、核销单、报关单，并申请商检通关单等文件以便报关出口。
4. 完成报关手续后，海关退还核销单、报关单的收汇联和核销联等文件。
5. 交货并安排付运后，获得提单，有时可能直接制作并发送电放提单。
6. 若采用信用证等付款方式，需准备并提交客户所需的全套单据，如发票、装箱单、商检证、产地证、受益人证明等，以实现收款。
7. 凭借收汇银行水单、核销单、报关单核销联等文件，办理出口核销和退税手续。
二、跟单的具体步骤
1. 负责产前样的确认、船样的确认、生产中工厂与公司之间的沟通、原料质量鉴定、生产技术指导、产品包装方式确定、交货期的跟踪催促，以及包括生产在内的全过程监督。
2. 作为外贸公司的业务跟单，主要职责是协调生产工厂与客户之间的沟通，确保生产进度和质量，并处理出货方式、船期、付款等事宜。对于面料（服装）的质量控制也非常关键。
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一、跟单工作的安排
1. 全面准备并了解订单资料，确保所有资料之间制作的工艺细节统一且详尽，对不明确的事项应及时向技术和业务部门反映。
2. 确保公司与加工厂之间的所有要求和资料明确且一致，并有文字证明。
3. 事先了解加工厂的生产和经营状况，评估其优势和劣势。
4. 在处理业务过程中，保持专业态度，注意言行得体，避免过激言行。
5. 预见潜在问题，加强前期工作，防范并解决问题，完善工作方式和细节。
6. 跟单员与订单负责人保持密切联系，多沟通，减少问题发生。
二、外贸注意事项
1. 在向国外采购商报价前，了解客户的基本信息，包括采购能力、消费区域、产品用途、规格和质量要求。
2. 在24小时内回复外商的邮件和传真。
3. 根据财务部门的价格表进行产品报价。
4. 对于大量订单或低于公布价格的订单，需获得部门经理或总经理的批准。
5. 对于C&F和CIF报价，预先确定运输、保险等事项的中介机构，选择业务熟练、服务效率高、收费合理的机构。
6. 原则上要求外商支付样品费，特殊情况可免费提供，需报部门经理批准。
7. 确保样品质量符合要求，需部门经理审核后寄出。
8. 付款方式通常为前TT部分定金、剩余见提单传真件付款或短期信用证。
9. 在收到全部货款、部分定金或经复核无误的信用证后，开始生产。
10. 在生产阶段，监督生产过程，确保产品规格、质量、包装和生产时间符合约定。
11. 对于C&F、CIF条款的订单，提前安排货代和定舱事宜。
12. 需要中介机构办理报关、商品法定检验、保险时，及时准备相关资料并协助办理。
13. 操作信用证时需细心谨慎，确保单证一致性，安全收汇。
14. 收汇后，及时整理相关资料，与财务部门配合办理核销和退税手续，并关注售后服务，建立长期合作关系。
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