通过会计账面资料查账,通过会计人员提供的会计凭证、账本、会计报表等资料来检查企业经济业务记录的真实性、准确性和完整性,检查的常用方法有审阅法、核对法、数据复核法。
一、通过面上了解虚假痕迹
1、了解企业的概况。查账前,要调阅有关企业的财务报表,如:企业纳税申报表,企业财务报表,发票领、用、存表和企业减免报表等资料,透过这些报表进行分析、对比,使检查人员对企业各种因果关系的数字、互为联动的因素产生大致的了解,建立数据印象,为后面的检查起着一定的引导作用。
2、在与企业人员的交谈的过程中了解生产、经营、核算状况。利用间隙,通过家庭式的询问,和企业法定代表人、财会人员及相关员工闲谈,了解企业的生产过程、销售方式、工资结构及商品、材料的进货渠道,这些情况和财务的差异就是查账的线索。深入生产车间和经营场地,对企业生产工序、经营范围进行大概了解,对查账工作也很有裨益。
3、从财会人员设置上,或是账页的装订中,找出蛛丝马迹。有些法定代表人和承包人,为节约费用,在人员设置上不规范,一人承担几种责任,或者企业主兼任出纳,忽略了制约作用。假账存在随意性,如对商品明细帐的设置与科目的增减,只要工作中稍加留意,就可以从中找出破绽。
二、识别利用发票做假账舞弊行为
1、对真票虚开舞弊行为的识别
一是注意审查发票的号码与时间,加盖印章的关系。审查同一单位的发票是否多次在某单位报销,如果其发票号码顺序相连,而时间先后颠倒、或者加盖的是几个不同单位的财务公章,就说明是有问题的发票。另外,还可以根据发票各个栏目所列内容之间、发票与用票单位有关经济业务之间的关系进行分析审核,从中发现问题。发票所列各项内容之间,有其内在的逻辑关系和规律性,如果证明逻辑矛盾,那就说明是有问题的发票。
二是注意审查发票的种类与所填开的经济内容是否相符的关系。审查物品名称是否为用票单位的经营范围。比如,有的发票的种类是商业零售,可开具的却是饮食、娱乐;有的是使用财政发放的行政事业单位收据,开具的是餐饮、打字复印;有的用工业企业普通发票,开具的却是建筑厂房等等;还有的利用别的单位经济业务中止后,剩余发票来为自己经营偷逃税款。这类问题大多是通过熟人关系从别的单位索取来开的发票,以此达到混淆经济活动的目的。
三是注意审查运费发票凭据的运输始发地与终点地的关系。如建材行业购进的原材料石头无发票,有些纳税人在起点就要求运输户将原材料石头打入运费,虚增成本,偷逃企业所得税。这些问题多发生在家庭作坊式的民营企业,财务不健全、核算不准确、收入不入账,其中多为小规模的纳税人。
四是注意审查发票填写的名称、金额之间的关系。重点审查发票报销联的台照、时间、数量、单价、金额是否齐全;审查发票物品名称是否具体、正确、清楚。有的代扣单位私自将发票交给个人,填写栏目不全,如交通运输发票,只填运费两个字,后面就是金额,不知道起点和终点,装载的吨位、单价,以及过路过桥费都不填写。有的购买其它用品的,笼统开为办公用品。没有具体的名称和数量,这类发票一般问题较大。
五是注意审查发票的存根联和发票联之间的关系。注意有没有发票联单开、存根联不开或者大头小尾的行为。对于大头小尾发票的审计比较困难,需要审计人员在审计会计凭证时发现疑点。一般来说,这类问题会计凭证的栏信息模糊,凭证后也会缺少必要的原始附件。因而,在审查时要利用相对应的会计科目记录,找出普通发票的发票联,这样才能证明发票联和记账联是否了致,是否是大头小尾发票。
2、对假发票的识别
一是注意审查发票的监制章。注意从票面观察发票的监制章,审视圆的弧度是否一致,圆的宽度是否均匀,圆内字体间距是否均匀、清晰,笔划是否流畅。否则,就有可能是假发票。
二是注意审查发票监制章事项。普通发票由省、自治区、直辖市税务机关统一设计式样,套印全国统一的发票监制章。发票监制章由省、自治区、直辖市地税局统一制作发放。全国统一发票监制章形状为椭圆形,长轴为3厘米,短轴为2厘米,边宽为厘米,内环加刻一细线。上环刻制“全国统一发票监制章”字样,下环刻制“地方税务局监制”字样,中间刻制税务机关所在地省、市、县的全称或简称,字体为正楷,印色为大红色,紫外线灯下,呈桔黄色,荧光反映,套印在发票联的票头正中央。如果发现与以上特征不符,就有可能是假发票。
三是注意审查辨别普通发票的纸张弹性、印刷品质、发票联是否统一按照国家税务总局规定的专用防伪识别标志。审查有没有使用有“SW”字样专用防伪水印纸印制发票联,不加底纹,如果不是专用纸或者还用底纹肯定是假发票。审查有没有使用有色(橘红色)荧光油墨套印发票监制章及发票号码,如发现颜色不清楚或者发票号码模糊必定是假发票。
四是注意审查外地发票。企业记账凭证中有多张从外地取得的发票,这些外地发票不是出自一个单位开具的,但是开票的字体接近或相同,就有可能是假发票。防止企业利用假发票做假账。
三、对存货进行核查
美国的一个全国连锁药店“法尔莫公司”,最初只是一家小药店,但在随后10年的发展中,它收购了另外299家药店,从而组建了全国连锁的“法尔莫公司”。乍看起来,不禁让人觉得这是一家资本运作成功、事业飞速发展并具有潜力的企业。然而,这一切辉煌都是建立在资产照假——“未检查出来的存货高估和虚假利润”的基础上的。
企业对存货的价值进行舞弊,无非在以下三个方面做文章:一是两方面调整存货价值——虚增存货量、调节存货单价;二是对存货盘点环节进行操纵;三是故意将存货“资本化”。所以当下列迹象出现时往往预示着有舞弊的可能:1与以前期间相比,销售成本骤然降低或销售利润骤然升高;2存货的增长快于销售收入的增长;3存货的增长快于总资产的增长;4存货占总资产的百分比逐期增加;5存货周转率逐期下降;6运输成本占存货成本的比重下降;7销售成本占销售收入的百分比逐期下降;8销售成本的账簿记录与税收报告相抵触;9存在用以增加存货余额的重大调整分录;10在一个会计期间结束后,发现过入存货账户的重要转回分录。
当上述现象发生时,应引起检查人员的高度重视,可着重从这些方面进行入手核查:1注意编造虚假资料问题。在一些存货舞弊案件中,企业常常通过对实际上并不存在的存货项目编造各种虚假资料的方法来虚增存货的数量,因为很难对这些伪造的材料进行有效识别,这就要求检查人员时刻保持高度警惕和职业敏感,通过其他途径来证实存货的存在与估价,或者通过后进先出法、先进先出法等来调节存货价值的目的。2注意账外经营问题。对账务处理不健全的企业进行检查时,可发现企业的进货和库存资金较大,资金来源反而更少,在往来的“应付账款”中数额也较大,两者对比,悬殊较大,再看“资产负债表”也可发现问题。3对销售大宗商品企业,从数量上进行检查,能发现它有规律的真相。如:检查一个摩托车销售公司时发现销售数量和购进数量不对称,对比关系有纰漏。检查人员用会计恒等式进行逐月计算,年度累计,通过综合归纳,用事实说明账实不符,使该企业不得不承认有做假账的企图。4在结转成本上进行细查。一般产品的入库、销售出库的结转,在保管手续及会计操作上都比较紧凑。但想做假账的企业,在结转成本上有任意性。有个别校办企业为把利润额套在免税的计税所得额范围内,随便增大销售成本,降低利润额,造成账表不符,检查人员查实后,依法进行补税罚款。
四、在收入、费用上的识查
众所周知收入、费用的大小决定利润、税金的大小。很多企业通过对收入、费用的处理达到粉饰业绩或偷逃税款的目的。对收入、费用的识查是识查假帐的一个重要环节,在收入、费用上的识查应特别注意以下几个方面的问题:
1、明转暗问题。有些单位将部分收入、支出放在财务大账之外设立“小金库”,不宜出现在大账上的支出列入其中。如:某单位将收取的租赁设备、房租收入及违规收取所属单位“管理费”另外设账,构成私设“小金库”行为。
2、扩大费用问题。有些企业为了少缴所得税,在费用上做了手脚,如:用工资表虚增人员或随意增大办公和生产费用。检查人员需要检查工资表笔迹是否一人代签或几人互签还要和生产流程对比。
3、上转下问题。不少单位利用存在的上下级关系,将单位自身费用转至下属单位报销。如:某单位将招待费用万元及房屋维护费、办公设备购置费万元转让某单位报销,从而造成本身财务合规的现象,并形成部分账外资产。
4、私转公问题。有些单位的领导干部或其他人员利用职务之便,由亲信或利益相关的人员办理手续,将与公务无关的消费性支出在单位财务账上借机报销,造成形式上的合规,是公是私?别人虽有疑问但难以核实。