一）助手作用
秘书人员直接为领导服务，直接关系和影响着领导的工作，起着助手的作用。这是秘书工作的本性，任何地方、任何时候都不会改变。秘书人员发挥助手作用，可以比喻为领导者“手的延长”。这种助手作用的发挥，几乎涉及秘书活动的全部内容。
1、文书处理。秘书人员要高质量、高效率地办理领导交办的公文制发、文书资料的处理。
2、筛选文件。秘书人员要及时地把各方面的来文进行筛选加工，把急件、重要文件、确需领导审阅批示的文件送给领导，其余的可稍后办理或转交给有关部门办理。
3、文字把关。秘书人员要对反映领导意图的文件、资料进行严格把关，认真审核。
4、事务处理。秘书人员和秘书部门要主动配合领导处理好日常事务，如接待不速之客，提醒领导工作日程和工作内容，完成领导交办的临时性任务等。
5、督促检查。秘书人员要按照领导的意图对领导管辖的子系统已经布置的工作进行督促检查。
（二）参谋作用
秘书部门和秘书人员经常调查情况，研究政策，向领导提供信息、资料、文件等决策依据；出谋划策，提出工作建议和决策方案，辅助领导进行决策，制订
工作计划等，起到参谋作用，可以比喻为“脑的延长”。这是领导对秘书高度信任的表现，也是对秘书工作提出的高要求。
（三）枢纽作用
秘书人员和秘书部门在领导者和其他组织成员及社会成员之间充当中介环节，发挥沟通协调的作用，以使各方建立和谐的关系。这一作用，可以比喻为领导者的“喉舌的延长”。
秘书机构要不断调整内外关系，实现动态平衡，要进行感情交流和信息沟通，以不断协调
人际关系。领导者时间和精力有限，不可能事必躬亲，人人联系。因此，秘书人员必须发挥枢纽作用，不仅要做到上情下达，外情内达，使领导者能够准确地把握内外情况变化的脉搏，而且要上情下达，内情外达，通过公布信息、制发文件、信访协调和组织公关等活动，使组织成员和社会成员准确了解领导者的意图、指示和意愿，以便消除疑虑、化解矛盾，建立和谐的人际关系。
（四）协调作用
这一作用也可纳入枢纽作用，为了强调和易于理解，把它单列。秘书部门和秘书人员运用各种工作方式和手段在单位与单位之间、部门与部门之间、个人与个人之间联络、沟通、协商、平衡、调解，使之消除隔阂，解决矛盾，目标统一，步调一致，密切合作，同心协力，达到最佳工效果和最高工作效作率。协调，可以是政策协调、工作协调，也可以是人际关系协调。
（五）耳目作用
秘书人员通过进行调查研究，大量采集信息，将听到和看到的各种情况反映给领导，为领导决策和指导工作提供参考资料。这一作用，实际上是领导者的“耳目的延长”。
在现代社会中，信息是人类生存和发展的重要资源之一，也是决策的基础和一切管理工作的依据。提供信息成为秘书人员的重要职责。为此，秘书人员要做到眼尖、耳灵、心细、腿勤，多渠道收集信息，善于对信息进行鉴别和提炼，去伪存真，去粗取精，及时将有参考价值的信息提供给领导者。
（六）门面作用
秘书机构素有“关口”“、窗口”之称。秘书工作是一个组织与各方面联络、接洽的门面和窗口，反映了这个组织工作作风和领导水平的高低优劣，对于树立组织的良好形象影响很大。秘书人员要增强公关意识，如组织形象意识、沟通协作意识、公众至上意识、环境预警意识等，做好各项工作，为加强本组织与外界的沟通，树立良好的组织形象发挥自身的作用。