1、明确会议主题：就是说组织者一定要明确本次开会的“目的”，只要明确会议主题，才能知道参会人员是谁、会议议程时长、参加人数、会议地址等才好敲定。
2、会议议程：开会为了提高“成效”，组织者一定要安排好“会议议程表”，这样开会内容分板块后，各个主要发言人的时间控制、谈论时间控制等才能把握的住。这样能避免出现“会场拖堂情况”或者“个别发言过长”导致整体会议议程失控，而导致虎头蛇尾的情况出现。
3、会前通知：会议内容确定后，要通知相关参会人员，尤其是会上发言者一定要通知到位；同时，对于他人的发言时长和内容，组织者一定要提前告知，并且最好能“审稿”。
4、会中控制：在会议主持过程中，主持人的控场能力很重要；适当终止某人“长篇大论”、适当的做讲话总结；控制个环节流程时间等。会议议程尽量避免出现“超时”，一些未尽事宜，可以在会议结束后，再邀请几位关键人员留下来“继续谈论”。
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