深圳市机关、团体、企业事业单位归档文件整理规则第二章 归档文件整理程序

Question

如题所述

Answer 1

深圳市机关、团体、企业事业单位在归档文件的整理过程中，遵循严格的步骤。首先，文件整理按照第六条的规定进行，包括分类、装订、排列、编号、装盒和编目。每份文件被视为一件，特殊情况如报表、名册等以册或本为单位。归档文件的分类按照第七条执行，分为年度、保管期限和职能三个维度。文件按照形成年度分开，同一年度再按永久、长期和短期保管期限划分，接着按党群工作、行政管理和业务管理职能分开。

装订文件时，第八条强调逐件装订，使用保护性材料，确保文件安全，遵循正本、定稿、复文、来文和正件、附件的顺序。排列文件时，第十条指出按形成时间或问题顺序进行，如会议文件、统计报表等需单独排列。第九条和第十一条详细规定了档号的编制，包括全宗号、年度、保管期限、件号等信息，确保文件的唯一性和准确性。

装盒归档遵循第十二条规则，按件号顺序填充档案盒，同一年度和保管期限但不同职能的文件可以合装，档案盒需符合特定标准，封面和背脊需填写详细信息，备考表则记录盒内文件的状况和整理者、日期等信息。第十三条中，编目的归档文件目录包括文件的件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等内容，以便于检索和管理。

整理说明是整个过程的重要组成部分，涵盖了单位的职能、机构变迁、领导人信息、年度工作概述、文件完整性、准确性等，应与档案目录一起装订成册，一式三份，以全面反映归档文件的情况。