揽货、询价、订舱及订舱确认，该环节主要由业务及航线主管完成。首先由业务部门揽货，接受货主询价，从货主处获得详细的信息，包括shipper, consignee, notify party, place of receipt, port of discharge, place of delivery, final destination for the merchant’s reference, no. of containers of packages, kind of packages, description of goods, gross weight, measurement, 运费结算方式以及其他的货主定制要求。此后业务部门根据上述要求选择合适的船公司询价并与货主沟通，双方谈妥后，货主签署出口货物代理委托书（订舱单S/O）。业务部门打印托运单，注明船期、运费、柜型柜量、货主定制要求、订舱人电话传真加盖订舱章传给船东。船东会回传订舱确认。另外如中海等船东已采用电子订舱的方式，操作基本相同但不用订舱确认。该环节可能出现的问题有更换航次、货主要求申请N天免柜期、非危说明、套柜。这些问题须与货主及船东或船代协商解决，开出相应证明或申请书并加盖公章。
OP根据货主提供的资料刷出集装箱货物托运单，即排载联。排载联共九联，一联货主留底，二联船代留底（加盖订舱货代业务章，打上货主在船代处的代码），三四联运费通知，五联提箱申请（加盖订舱货代业务章），六联装货单、场站收据副本，六附缴纳出口货物港务费申请书，七联场站收据副本、大副联，八联场站收据，九联货代留底（加盖订舱货代业务章）。
外勤持订舱确认及排载联到相应的船代处排载。船代在5、6、7、8联上加盖排载单证章并收取第二联。船代提交2联给船东，船东将根据2联资料预备仓单。
排载联的5联、6附联交给拖车公司办理拖装、场装。拖车公司凭5联及订舱确认到船代处取得设备交接单（EIR）。（拖车公司与船代之间一般订有运输合同，规定双方的责任义务）设备交接单共六联，三联进场三联出场。拖车凭出场联提空柜。依据拖柜交接单到货主制定地点装货。拖车再凭装箱单和进场联进海关监管区，即我们平常说的码头。货柜进场后，外勤凭6联加盖进场章。场装原理相同，货主自行将货物运至堆场，拖车公司填写场装计划而不是装箱单。货柜进场后外勤取得柜号、封铅，加注在6、7、8联上，到码头营业大厅或客服中心加盖进场章。
外勤凭6至9联到船代处申报，船代收取9联并在6、7、8联上加盖申报专用章；若有开航前更改，须有原来的6至9联、新的正确的2、6、7、8、9联、正确的装箱单及开航前更改（加盖货代章），凭此申报；
申报完成后可报关，凭商业发票（加盖货主公章）、装箱清单（加盖货主公章）、代理报关委托书（加盖货主公章）、出口收汇核销单、合同及6至8联交给相应的报关行报关、配载。28类法检的商品还需有通关单。报关行预录入之后海关查验、放行，在6联上加盖放行章交给码头。码头在8联上盖章退给报关行，同时根据6、7联配载，7联交给大副作为配载依据。外勤再到报关行处取回8联。
船开航后，外勤出具保函向船东或船代预借购付汇联，凭此到银行转帐开出缴纳美金费用的水单。此外还要缴纳各类人民币费用（单证费，THC等），开出相应发票。凭借水单，外勤到船代或船东处开出业务联，连同人民币费用的发票、8联到船代或船东处签单。提单内容往往不同8联，需要货主和货代分别提供提单更改保函，并有OK单才能顺利签单。
另有电放及SEAWAY方式，需要附上相应的保函，电放还需多交纳一笔电放费。SEAWAY风险较大，目的港客户只需要凭有效证明九可以提货，一般较少使用。