档案的建立
形式上,物业管理档案分为电子档案和纸质档案,电子档案的特点是方便查询,纸质档案的特点是可作为有效凭证。内容上,物业管理档案分登记表格、签收资料、会议文件、合同文书、照片、电子记录等。类别上,物业管理档案分业主档案、维修档案、图纸档案、会计档案、合同协议、报事档案、员工档案等。
对于建立业主档案,笔者的经验是主要按资料类别进行整理归类,具体由入伙资料、装修资料、维修资料及其他资料组成。
业主档案中的入伙资料一般由6份资料组成,即《入伙通知书》、《入伙资料签收单》、《前期物业服务协议》、《业主情况登记表》、《管理规约》和《物业验收交接表》。该6份资料属业主档案中的必备资料。
业主档案中的装修资料由5份资料组成,即《装修申请登记表》、《装修试水表》、《装修巡查记录表》、《违章报告》和《违章整改通知书》。通常该5份资料视物业情况而异,如精装修物业,即不存在以上资料。
业主档案中的维修资料分“保修期内维修资料”和“维修资金维修资料”。保修期内的维修资料由《工程维修联系单》和《维修档案备忘表》组成。启用维修资金维修物业的相关资料则相对较多较杂,主要有《工程维修联系单》、《维修备忘表》、《维修申请书》、《维修资金申请委托书》、《业主身份证复印件》、《业主房产证复印件》、《维修预算公示》、《施工合同》、《维修工程施工方案》、《业主签名表》、《业主签名达标证明》、《维修资金首付款收据》、《维修资金使用预算表》、《维修资金使用申请表》、《工程维修验收证明》、《漏水及维修照片》、《验收报告》、《维修资金使用结算明细表》、《尾款收据》、《维修资金使用结算表》等20份资料组成。
其他资料有《催费通知单存根联》、《律师函》、《协调记录》等。
无论是业主档案,还是图纸档案或其他档案,通常在建档前,就必须明白各类档案的内容,即各类档案中必须存在和可能存在的资料到底有哪些?只有搞明白各类档案资料的内容,才能使档案在建立起来之后分类清晰,在收集、整理和查询时有的放矢。
档案的使用
参考物业管理网
http://www.gywygl.com/PMDict/PMDictShow.aspx?ClassID=531&QuestionsID=187http://www.gywygl.com/6/12744.htm建立方便查询的电子档案
物业管理档案的管理属于一项时间跨度较长的工作。如同一时期的物业项目,有的业主装修入住已经几年了,有的业主却还没有交房;有的业主首次装修还没有进行,有的业主却要进行二次装修。特别是一些有关时间或数据性的资料,倘若每次都必须翻阅纸质档案进行查询,不仅浪费时间,而且也不利于纸质档案的保存(经常翻阅纸质资料,势必造成纸质资料的破损)。因此,在建立纸质档案的同时,还需建立方便查询的电子档案。以物业的图纸资料为例,当某部门(人员)需要借阅相关图纸时,我们可以通过电脑查询图纸档案的保存状况、位置后,再进行下一步工作,如查询结果是“未移交”或“已借出”,自然就无需到档案柜中搜罗图纸了。
物管企业建电子档案,一般有两种方式。一种是物业管理软件的形式,即物业软件中包含电子档案的内容,我们只需在每日工作中按程序进行录入就可以了;还有一种是普通“Excel”表格的形式,即首先我们根据工作的特点和要求,对“Excel”表格进行必要的设置,然后再逐一录入。
规范借阅程序
“三分建、七分管”,这个道理在物业管理档案管理工作中同样受用。如果把建好档案比喻成“初战告捷”,那么管好档案就是保证“红旗不倒”。
“七分管”主要是指档案的借阅管理。笔者认为需做到“有审批、有记录、有整理”。所谓有审批,即确保档案管理工作集中统一,要搞清楚借阅的对象;有记录就是确保档案借阅工作手续齐全,要随时知晓档案资料的去向;有整理,即定期不定期对档案进行整理,例如相关部门或人员归还档案后,要及时将档案资料进行归位,方便下一次借阅使用。
参考物业管理网
http://www.gywygl.com/PMDict/PMDictShow.aspx?ClassID=511&QuestionsID=135