邮件合并功能可以批量发送格式统一的信件。首先，需要将收件地址整理成一个数据文件，设置好信件模板，并留出可变部分如称呼等。接着打开“工具”菜单，选择“邮件合并”命令，进入“邮件合并帮助器”对话框。第一步是创建主文档，点击“创建”按钮，选择“套用信函”命令，选择活动窗口或新建主文档，点击“活动窗口”按钮。然后点击“获取数据”按钮，选择“打开数据源”命令，从数据源中选择地址簿，点击“打开”按钮。接着点击“编辑主文档”按钮，回到文档编辑状态，使用“插入合并域”按钮插入姓名等信息，检查内容是否符合要求，点击“合并至新文档”按钮，Word会新建一个文档存放这些信件，可直接打印。
使用邮件合并功能可以创建不同类型的文档，如信封、邮件标签等。在“邮件合并帮助器”对话框中选择相应的命令。若需取消设置，选择“还原为普通WORD文档”命令。在Word中发送电子邮件也很简单，打开“文件”菜单，选择“发送”项，点击“邮件收件人（以附件形式）”命令，出现新邮件编辑窗口，填好相应内容即可发送。若要合并为电子邮件，点击“邮件合并”工具栏上的“合并选项”按钮，打开“合并选项”对话框，选择“电子邮件”，点击“设置”按钮，设置邮件地址，点击“确定”按钮，回到“合并”对话框，点击“合并”按钮，使用Outlook发送当前文档作为电子邮件。
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