档案、资料综合管理的模式

Question

如题所述

Answer 1

档案、综合管理的模式是指以信息技术为基础，把各种类型和格式的档案、进行数字化处理和统一管理，形成完整、规范、高效的信息管理系统。其主要模式包括：1.数字化管理模式：将档案、等纸质文档转化成数字形式存储，采用电子文件的方式进行管理、检索和传输，提高管理效率和工作效能。2.信息共享模式：实现档案、间的共享，包括部门间、地区间、企业间共享，实现信息的高效流通和共享，避免信息孤岛和重复建设。3.安全保密模式：建立完善的权限控制和安全机制，确保档案、的安全存储、传输和应用，防止信息泄露和非授权操作。4.大数据分析模式：通过数据挖掘、数据分析等手段，从海量数据中寻找有价值的信息，为管理和决策提供支持和参考。5.智慧应用模式：在数字化的基础上，通过等技术手段进行应用和升级，为企业和社会提供更为智慧化的服务。

Answer 2

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。我们的档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案培训、档案软件定制、档案智能化管理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

Answer 3

有的企事业单位，将地质资料完全当成企业档案的一部分，纳入企业档案馆统一管理。推行这套管理模式的原因在于，综合管理可以充分利用档案资料管理设施，推进管理方法的整合和管理水准的提高，降低档案资料管理成本。

在具体实践中，综合档案馆里地质资料与其他(如文书档案)档案，分库管理，地质资料的接收、整理与借阅自成体系，因为地质资料具有利用率远远高于文书、财务、人事等其他档案等特性。

综合档案馆的定位是机关编制，人员的待遇随机关。这种管理模式，往往由于机关编制的约束，地质资料管理呈现出人员少，人均工作量大，年龄老化严重现象。

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Answer 4

一、积累档案，做好收集
公司档案工作实行统一领导、分级管理；按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展档案管理工作。任何个人不得将公司档案据为己有或拒绝归档。档案收集工作在整个档案管理中处于一种特殊地位，通过档案的收集公司各部门各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中由档案部门负责统一管理。负责本部门应归档文件材料的收集、整理，确保真实准确、齐全完整、系统规范；并按规定向本单位档案部门归档移交。为单位科学地管理和有效地利用档案信息资源提供了物质基础。
二、科学立卷、做好整理
公司应对各类档案统一管理，实行部门整理（立卷），并建立全宗卷。文件材料应按时归档，重大建设项目、重大投融资项目、重要科研项目等档案管理工作应与项目同步开展。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务（非会计专业）、审计、人事劳资管理中形成的管理类文件材料应在办理完毕后次年第1季度归档，第2季度归档完毕。以“案卷”为单位整理，按照文件材料在形成和处理过程中的相互联系，科学组卷，通过对公司和部门档案全宗进行划分对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理实现档案材料管理的有序化。
三、定期检查、做好保管
定期检查档案情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制，确保档案的安全完整，定期开展档案数据管理和馆库设施巡查，确保馆藏档案的安全保管和设施设备的良好运转；档案库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染（“八防”）等防护功能。
档案库房应配备“八防”、空气净化、火灾自动报警、自动灭火、温湿度控制、视频监控等设施设备，并对运转情况进行定期检查、记录，及时排除隐患。通过严格的档案管理和采取相关的保护技术保护档案的完整与安全防止或减少档案的损坏延长档案的寿命维护单位的自身秘密，确保单位信息安全。
四、提高档案人员的管理意识和专业素质
从业人员具有较高的管理素质则有利于档案安全管理工作的有效落实。从管理者层面上讲，可以说，管理者对档案管理的认识和态度对档案管理工作有极大的影响：思想上，企业的管理者应高度重视档案管理，认识到档案管理工作是企业管理工作的重要组成内容，规范的档案管理能提高企业的经济效益；行动上，应从人力、财力、物力上给予档案管理全面的支持，为档案管理人员的工作创造有利的条件；
同时，企业管理者要将档案管理工作纳人企业议事日程，制定适合于本企业的档案管理制度及管理流程，并成立相应的档案管理工作小组，合理分配职责，从而规范其档案安全管理工作。