该法则源自他的十字时间计划:画一个十字,分成四个象限,分别是重要且紧急,重要不紧急,不重要但紧急和不重要不紧急。 把自己要做的事情都放进去,然后先做最重要而不紧急那一象限中的事。
重要且紧急:需要尽快处理,最优先。慢慢发现,我大部分时间都在处理这类事情,有事情多,负荷重的外部因素,也有自己没有把基础工作做扎实,没有将更多精力放在重要但不紧急的事情上的内部原因。
重要不紧急:可暂缓,但要加以足够的重视,这是最应该偏重做的事情。这类事情更多的是基础工作,原始积累和自身技能的提升。
紧急不重要:不太重要,但需要尽快处理,应该考虑安排其他人。比如有人电话来要求帮忙查一下资料,这类事情可以立即安排别的人处理一下。
不重要且不紧急:不重要,且也不需要尽快处理,可考虑不做,委派他人。
同松本利明的分类角度相比,四象限法则最大的不问题在于,所谓重要,紧急都不是你自己能够掌控的。比如重要性与目标紧密相关,但是你的目标同其他的同事的目标不一定相同。很多本来可以有条不紊进行的事务,可能因为其他的原因变得非常紧急,而不紧急的时候你也无法开展工作,慢慢事务都移到重要且紧急这一象限了。尝试将自己日常的事务从“胜任”和“能做出成果”这两个维度来分类。提高我主动控制能力,把主要精力放在既能胜任又能做出成果的事情上,形成一个良性循环,慢慢地,能够“胜任”的工作越来越多,能做出成果的工作也会越来越多。