关键是对合同要素有一个梳理。合同的主要要素有:对方主体(供应商或客户)及所属区域及对公司的重要性，签订时间，合同内容(指销售或采购的物品)。
首先是把销售和采购分开，然后根据区域或者采购内容把供应商分开(同区域一个板块或同采购内容一个板块)，再把同一个供应商的合同根据时间排序。这样我们就初步建立起了几个篮子，有新合同产生的时候，根据合同的特点对应放进篮子就行。
一定周期(月、季度、半年或一年)以后，将发生的已经执行完毕的合同编号归档使编号和合同一一对应，再根据编号及其他合同要素建立一个目录，以后查找时再目录中就可以很快找到你要找的合同了。
具体的方案需要朋友根据相同思路去思考，因为具体情况不一样具体操作方案也不一样。
拓展资料：
合同管理全过程就是由洽谈、草拟、签订、生效开始，直至合同失效为止。不仅要重视签订前的管理，更要重视签订后的管理。系统性就是凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理。动态性就是注重履约全过程的情况变化，特别要掌握对自己不利的变化，及时对合同进行修改、变更、补充或中止和终止。
在项目管理中，合同管理是一个较新的管理职能。在国外，从二十世纪七十年代初开始，随着工程项目管理理论研究和实际经验的积累，人们越来越重视对合同管理的研究。
在发达国家，八十年代前人们较多地从法律方面研究合同；在八十年代，人们较多地研究合同事务管理（Contract Administration）；从八十年代中期以后，人们开始更多地从项目管理的角度研究合同管理问题。近十几年来，合同管理已成为工程项目管理的一个重要的分支领域和研究的热点。它将项目管理的理论研究和实际应用推向新阶段。
合同管理,不论企业规模大小，都要遵循《合同法》，涉外合同还应遵循签约所涉及的国家的相关法律法规、国际惯例等。就内贸经济合同而言，企业的经济往来，主要是通过合同形式进行的。一个企业的经营成败和合同及合同管理有密切关系。企业合同管理是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。其中订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容;审查、监督、控制是合同管理的手段。合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。 一般大型企业都制定有自己的内部控制(内控)流程，都会涉及合同管理的内容，应该有效执行。主要内容包括合同起草 、合同谈判 、合同审核、合同签订、合同执行 、合同变更、组织设置 、管理权限、常见问题处理预案等相近的管理流程。内控流程既是合同管理的工作方法，也是对合同管理工作评价考核的依据，尤其要强调的是内控流程保护企业利益和从事合同管理的当事人利益的保护伞。切切不可掉以轻心。 如果您经常接触合同管理工作，这里根据我的经验、体会和认识提醒几点签订合同时应该注意的问题，供参考。 (一)合同必须制定的具体明确，不能有弹性的词语。 合同是当事人双方意思表示一致的协议，它不仅能产生民事法律关系，更是双方发生纠纷后处理纠纷的依据。因此，设立合同时力求用词准确具体，谨防弹性词语的出现，否则很可能给单位造成难以估量的损失。如错将句号写成顿号，错将定金写成订金等。 (二)变更或解除书面形式的合同，应该采取书面形式。 (三)合同是当事人双方意思表示一致的协议，单边条款没有法律约束力。 如：1993年通过的《消费者权益保护法》第24条规定：经营者不得以格式合同、通知、声明、店堂告示等方式作出对消费者不公平、不合理的规定。后保险法也作出了类似规定。 (四)“模楞两可”有利时无效，无利时有效。当合同既可以作有效解释，也可以作无效解释时，只能作无利己方的解释。 (五)定金不能超过合同总标的的20%，约定的定金超过20%时，违反了法律规定，超过部分法律不予保护。 (六)一言既出驷马难追。法律文书具有严格的要求，必须三思而行法律文书有严格的要求，不论是民事起诉状，还是民事答辩状，律师或者企业的法律顾问都必须三思而行，否则可能给企业或者个人造成难以估量的损失。凡事三思而行，一言既出驷马难追。 (七)打官司就是打证据 事后签订合同，弊大于利。合同是当事人双方意思表示一致的协议，打官司就是打证据，而合同就是当事人双方发生纠纷后法院处理案件的主要证据，如果当事人双方在尚未签订书面合同的情况下就履行尚不完善的口头协议，那将后患无穷，因为古人尚知“口说无凭，立字为据”的道理。因此原告起诉后不能提供证据证明其主张的，法院只能判决原告败诉。 (八)对上和对下负责的一致性一定要有定力。持公正心，办公平事，交诚信友。 更多企业相关知识尽在企业法律顾问网。
扩展资料
企业应在空白介绍信中明确规定该销售代表或该分公司可以签订合同的金额上限，以及该销售代表或该分公司有权独立签订合同的时间期限。这样就可以有效防止狭义无权代理或表见代理行为的发生。在他们的职务停止或者调整岗位后，一定要确保将原先预先给他的空白介绍信、授权委托书和空白的盖有企业公章的格式合同及时上缴，同时务必以最快的速度通知和他有业务往来的关系客户
本回答被网友采纳目前由于合同管理本身涉及程序多、企业类型庞大等原因，在实际执行中会面临以下问题：信息不顺畅、整理效率低、流程执行慢、管理工作大、法律风险高、事后查询难。
OA系统针对企业合同管理的困境直击要害，构建了以合同管理为主线的“全生命周期的合同管理体系”，合同信息完整记录，让审批有据可循。
合同管理功能展示：
1、合同管理——流程管理便捷规范
（1）合同起草：将合同流程电子化，建单后直接生成合同台账，借阅审批时间。
（2）合同台账：台账内清晰显示合同类型、金额、时间等信息，合同状态一目了然。
（3）收款合同：点击收款合同台账，可以在合同卡片上直接查看合同基本信息、收款信息、开票信息。
（4）付款合同：点击付款合同台账，合同基本信息、付款信息、开篇信息清晰记录在内。
2、合同履约——信息实时更新
（1）开票申请：审批通过，自动生成“开票记录”，合同卡片中的“开票信息”（“已开票金额”、“未开票金额”和“已开票比例”）同步更新。
（2）收款登记：收款无需审批，由财务直接登记，系统自动生成“收款记录”（“应收金额”、“已收金额”、“未收金额”和“已收比例”）
（3）付款申请：审批通过后，系统自动生成合同付款记录（应付金额”、“已付金额”、“未付金额”和“已付比例”）
（4）合同变更：合同变更只允许变更付款条件以及合同金额，需审批。
审批同意后：
1. 形成变更记录；
2. 更新合同卡片中的付款条件、付款金额以及对应的收款信息、付款信息和开票信息。
（5）合同终止：合同管理员操作，需审批，审批同意后，将合同的装填进行了变更。置为“异常终止”状态下的合同，无法开票、无法收款、无法付款、无法变更和借阅。
（6）合同借阅：此借阅为纯粹的记录，不做任何自动共享功能，借阅类型分为原件、复印件和电子版。
OA系统通过业务建模引擎实现“合同全生命周期管理”：高效管理，避免繁琐手工操作，让审批便捷、规范；减少坏账，避免因为信息不畅通导致的坏账和亏损；技术支持，灵活定义报表，协助管理人员轻松应对。
企业在日常的合同管理过程中，常常会碰一些瓶颈，像题主提到的项目多，难管理，还有：
合同执行周期长、涉及人员众多，管理者监督不够，致使许多合同在执行时力不从心
财务部门针对合同的收付款工作难以开展或者是帐、款不符
项目管理和合同管理难以实时融合，无法保证项目进度如期进行
针对合同、项目缺乏交流平台，合同项目在执行期间常出现沟通不畅情况
制定企业各式各样的报表费时费力，合同和项目数据采集难度大，数据准确性无法保障
海量合同数据的归档查询占据了大量的时间和其他资源，耗费了大量的人力成本
相关业务的决策工作缺乏有力的数据支撑，更多依赖于个人经验
纸质合同文本、查阅和调用困难，分散管理的合同容易遗失
因此现在越来越多的企业开始采用BPM（即业务流程管理）对合同流程进行系统管理，其中K2 BPM在合同管理方面包含的功能有：
合同的电子化审批
合同的变更管理
合同基本信息管理
合同状态的跟踪
合同收付款记录的跟踪
合同的归档
用K2 BPM进行合同管理的价值在于：
对于采购部和销售部的合同管理带来了极大的便利，在缩短合同流程审批时间的同时，也提高了两个核心部门员工的工作效率
不管是普通员工，还是企业高层，对于整个合同管理的审批和查询统计都一目了然
降低了整个采购部和销售部人员的额外人力资源支出
引入专业的合同管理系统来进行解决，参考：合同助手
合同的档案管理：包含了合同的审批，录入，检索，汇总等内容。
合同的节点管理：合同中设置指定的相关节点，如设置收款节点，施工节点等内容。并进行自动的提醒。
项目协作：在合同涉及的项目中，相关人员按照对应权限进行协作，包含了各个不同类型的节点进行协作，内部提醒工作等。
合同进度展示：结合以上的协作。管理者直观的看到合同相关的资金进度，实施进度，发票进度等进度条，以百分比的形式进行展示，每个合同都能够直观的展示进度。
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