每次一开始就让大家都清楚会议目的;如果某个问题不开会也能解决,就不要开会;要认真考虑,是甚么使会议成功,反之又是甚么使会议不成功;要考虑:如果不开这个常规会议又会怎么样;上级主管参加会议会抑制讨论;在工作场所以外的地方举行会议,大家都会觉得轻松。
1、要熟悉正式会议的各种程序规则。要注意正式会议所具有的一切法律要求。开会前先通知与会者,要他们注意会议讨论的重点。信息要加以选择,避免过多。组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。通过限制网上会议时间使会议完善。电话会议上发言时要重复自己的姓名。
2、仔细考虑要召开的会议的类型。会议要尽可能小,以免分散注意力。在容易看见的位置上放一个表或钟,以便掌握时间。凡辅助文件均应与议程一并发出。会前先拉几个盟友。开会前必须确信一定能达到会议目的。只要有人偏离会议方向,立即提醒他们注意议程。
3、要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。决定开会时间前要先考虑交通时间。如果人们不能出席则应该重新安排会议。在议程各个项目旁列出发言人姓名。要避免在低效能时间开会,如午餐刚结束后。任何议程变动都必须通知主持人。议程要尽可能短小简单。尽量将议程限制于一页纸上。
4、最重要的事应该安排在议程的前面,要趁与会者精神状态最好时讨论。要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
扩展资料
1、会前拟出自己的发言稿。和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。要保持积极的脸部表情和音调。为自己的排练录像以检查说话是否清楚。开始发言前先作深呼吸。既然一个意见是自己的意见,就应该信心十足地讲述。不要打断别人发言,而应让他们畅所欲言。
2、要用不同的词汇讲述相同的意思,使之更生动有趣。谈判时要识别任何有一致性的地方。为使每次会议成功,要尽到个人责任。鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。即使要否决某项动议,也要尽量找出至少一处共同点。
作为一名主席,要确信能听得进各种观点。必须按照议程顺序作会议记录。建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
开会不是目的,提出解决方案才有意义。有效的会议通常包含明确会议主题、确定主持人、敲定时间、谈行动方案而非问题、复盘及补充等5个元素。正确的方法仅保证有效方案的输出,选对工具才是高效的关键,云视频会议系统作为互联网时代组织内、外部沟通的基础通讯工具,能高效、便捷的解决网络环境下各种沟通痛点。正确的方法和高效的工具该如何结合呢?
明确会议主题
何为主题?就是组织会议的目的,也就是发起人希望通过会议的讨论得出的结论或方案。议题不宜贪多,每次会议设置一个问题最佳,最多不能超过两个。议题确定后提前1-2天发给与会者,充分的会前准备是能否得出方案的基础,也是高效率的关键。利用云视频会议系统预约功能发起会议邀请,议题和时间直观展现在邀请卡显著位置,与会者还能将会议添加到日程中,保证各方按时参加。
确定主持人
通常情况下会议的组织者、协调者顺带承担了主持人的工作,其实不然,主持人一定要是本次会议所解决问题的负责人,只有他最看重会后的解决方案,其他人做主持更关心过程是否顺利。明确责任后还应给予主持人最大力度的支持,即使领导也必须全力配合,保证会议朝着解决问题的方向进行。云视频会议系统拥有丰富的会控功能,全体静音、会议锁定、发言排序、会议点名等全部完美支持,还有丰富的互动功能作为辅助,主持人使用主持会议功能即可便捷把控会议全局。
敲定时间
单位时间内完成事情的多少决定了效率的高低,高效开会离不开时间规划。敲定开始和结束、发言、与会者达成共识、行动方案确定等每个节点的时间,并依据议题留出适当的灵活时间,总规划完成后共享给每位与会者。因采用云会议室的方式,各方使用手机、电脑、会议终端等在网络环境下就能进行高清视频会议,所以基本避免了因人员缺席而改变计划的情况,行业领先的音视频算法和全球分布式云部署,保证了与会人员在任意角落都能享受沉浸式会议体验。
谈行动方案而非问题
正如上面所说,会议的核心是解决问题、提出方案,每位与会者都只能针对行动方案发表观点,不能只提出问题、表明态度而不给出解决方案。会议开始后,主持人可以发起互动白板,在最明显位置写下提示语,提醒每位参与者围绕解决问题的方法发言。系统还支撑投屏功能,思维导图、EXCEL、PPT等软件和图片、文档均能共享展示。收集所有观点后并按实际业务需求筛选排序,根据优先级讨论解决方案,找到一套所有人都能达成共识的方案。
复盘及补充
一般会议到此就结束了,但得出的方案可能并不完善。一套经得起推敲的有效解决方案离不开及时复盘和补充修改。融合了语音识别技术的云视频会议系统能根据录播视频自动生成文字版会议纪要,将纪要、方案等共享给每位参会成员,重新审视方案,如有新方案则综合评估。如对现有方案有补充,则讨论整合。经过复盘和补充调整后的方案更成熟、漏洞更少,输出最终版执行即可。
遵循上述原则配合云视频会议系统轻松解决开会效率低的痛点,小鱼易连是一家采用云计算实现多方视频会议及视频业务应用的云视频生态系统公司,一直致力于为企业提供高效沟通解决方案。根据真实业务需求开发了视频会议、智能培训、沟通会商、远程招聘、沟通会商、视频客服等应用场景。现在还升级了服务标准,能为客户提供个性化完整视频应用解决方案。