组织会议是一个管理者的基本功，也是比较考验管理者的时候，不过，要组织好会议，开好会议，差不多50%以上的功夫实际是花在会议之外的,。结合自己的经历，总结了以下八小点，希望对大家有用。
1.会议主题的确定。会议一般分为例会与专题会。例会一般有固定的主题，比如周例会、月例会等，相对简单。专题会的主题一般需要发起人与会议主持人沟通确定，需要明确的主题，最好有具体的讨论内容及流程。
2.开会之前的会前通气、讨论。开会之前组织者需要先单独与可能涉及到的人员进行提前沟通，有调查才有发言权。同时也是思维的交换，避免会议上出现太不可控的局面。
3.与会人员邀请的筛选。根据会议议题确定主要邀请人员，同时，结合之前会前单独沟通的结果适当调整名单，宗旨：有利于对议题的讨论，有助于问题积极的解决。
4.会议材料的准备。开会时必要的设备，比如：文档、投影、白板，培训会的音响等工具，要提前单位、调试。这些材料中最重要的就是“会议文档材料”。这个内容需要提前出，主要人员提前看，最好是指示、问题已经批注，会上大家观点相对成熟，能提高会议效率。对外的会议一般还会涉及到伴手礼。
5.会议现场的把控。这个需要组织者注意避免跑题、避免一言堂，需要营造积极的氛围，多关注积极的发言，讨论不下的问题可以适当记录，其它专题会议再讨论。
6.会议决议的记录、通报。会议上一定要做好会议纪要，特别是形成结论的内容和遗留内容，包括具体的工作安排，责任到人，避免说了可以做，但是无人执行的情况。有记录才能使会议效果扩大，会议落到实处，让大家的时间付出有意义。
7.会议未完事项的记录。对于悬而未决事宜，需要做门记录，方便会后跟进。
8.未完事项的追踪、通报。未完事项注意会后的跟踪情况要及时通报，建议每次会议之前将上次的未完事项进行统计分析，看看完成情况如何。及时去掉决定不再跟进的问题。
总结：只要肯花时间做好一切就不用担心冷场这一回事。