如何选择会议场地

Question

如题所述

Answer 1

1.列出可供选择的清单。必须制作一个会议场所清单表，清单表上需注明会议要求的所有重要条件。如果清单设计的合理，表明了酒店的条件好坏，将大大便于各个场所的比较和选择。
2.选择合适类型的场所。选择适合的会议场所，必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计的与会人数、与会人员的背景情况，以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。
酒店:(按类型划分)
商务型酒店：这类酒店无论在外部设计，还是在内部装修，以及可提供的先进通讯工具、适合会务的商用场地上(有特定的商务楼层)，一般都充分体现了现代商务高效、快捷的内涵。酒店既能接待小型会议也能接待大型会议，有一个或多个多功能厅，24小时全天候办公，有较强的服务能力，此外还有多个中、西式餐厅、各种商店、健身房、游泳池等设施。
度假型酒店：这类酒店一般建在旅游胜地或海边，外部设计、园林规划、内部装修都充分体现了当地特色，集休闲、娱乐于一体。同时随着社会的发展，度假型酒店也能提供相应的会议设施、美食和各种代表地方和季节特色的活动，这些无疑大大方便了会议单位。
(按地点划分)
位于市中心：在选择位于市中心的酒店时需考虑酒店与机场距离(包括交通是否拥挤)。如果与会者来自国内或本地区，那麽选择这样的酒店是明智的。会议筹划者一般喜欢选择位于理想的城市里且设施和功能齐全的市中心酒店，这样与会者的随行家属便有很多活动可做。有些酒店被公认为服务一流，良好的口碑常使酒店成为会议筹划者的首选会议场所。
3.会议类型与场所的搭配。举办培训活动的最佳环境是能提供专门工作人员和专门设施的成人教育场所(公司的专业培训中心或旅游胜地的培训点)。研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境(培训中心或其他宁静场所最为适合)。学会年会的地点选择一般根据会员的意见来定(一般选在当前最受欢迎的城市，能提供会议服务的酒店)。重大的奖利、表彰型会议一定要有档次，要引人入胜，会议的目的是对杰出表现予以奖励。对于交易会和新产品展示会，需要选择有展厅的场所，还要求到达会场几所在城市的交通必须便利。
4.现场参观注意事宜。在考虑去做现场参观之前，先检查一下是否已具备了前提条件：报价方(酒店)接受和同意会议名细表中各项事宜报价房(酒店)应是后选名单中较好的一个对报价(酒店)方拟订的合同条款基本接受。
5.亲临现场实地考察。对于亲临现场进行考察应注意以下五点：会见能做决策的人。这样有利以后解决可能出现的交易问题只要可能，一定要在酒店建议的日期去进行参观。

Answer 2

很多朋友在找场地的过程中会发现，场地合适了价格不合适，场地和价格都合适了酒店没有档期了，档期合适了场地又看不上，那么如何快速有效的选择一个合适的会议场地呢？

确定会议时间、会议人数和会议形式

确定会议时间了才能着手去找场地，因为时间不确定，酒店这边就没办法做预订，也就没办法确定酒店有没有档期。会议人数和会议形式决定了会场面积的大小，正常会议人数和会场面积比例是1：1.6～1.8比较合适（一些展览类会议除外），太大了容易感觉空旷，不聚气，也增加了费用开支，太小了会感觉压抑。

确定会议预算

会议预算决定了酒店的“档次”，预算包含会议会场费用、参会人员食宿费用、以及会场物料准备、搭建费用和其他一些费用，预算做好了才能开始匹配相对应的酒店。如果是三星酒店预算想去四星级酒店会场开会，那只能位置上做让步，去郊区或者一些县市区会好点。正常市区里面每个档次酒店，费用都是相匹配的。

位置选择

会议活动本质上就是一种大型人员集聚活动，所以位置很重要，要看交通便不便利，是否方便停车，离地铁口有多远，公交站能不能直达等等。会议性质也跟位置有很大关系，如果是比较“吵”的需要氛围的会议，会场就尽量不要在闹市区，有团建或者需要集体户外活动的要尽量往郊区跑。

注意酒店配套硬件

除了与酒店相匹配的会议室，客房，宴会厅，还需要注意一些细节。比如酒店外观醒不醒目，酒店大厅装修风格怎么样，够不够大气，签到空间够不够。房间有没有窗户，房间面积大小，房间风格，有没有套房。再比如会场外边有没有茶歇区、洽谈区、休息区，舞台后面有没有化妆间，音响灯光效果，还有会场高度够不够，人多的情况下会不会太压抑。

Answer 3

“满屏幕都是字，看着好麻烦”，我来写个一目了然版的。

价格/预算

人数

会议场地

会议性质

会议时间/酒店档期

餐饮住宿要求有无

地理位置方便程度

场地类型

设备设施齐全程度

特殊需求有无

与会人员有无特殊

等等等等，也欢迎大家来“我们村”考察学习

Answer 4

首先确定好人数大概多少，然后清楚预算是多少，一般根据这两个点去找，其他的可以考虑离公司的距离，还有年会公司的服务、
年会场地的环境等等。深圳中亚国际会中心举办年会经验丰富，值得选择哦~