采购腐败是所有公司的噩梦。有时,腐败是显而易见的,但通常是微妙的,看起来无害,比如当一个供应商给公司的采购部门送小礼物。采购腐败即使看起来无关紧要,也会影响到你公司的底线和声誉。不过,如果你保持警惕,还是有办法预防的。
1、建立道德文化
要防止采购腐败,你能做的最好的事情之一就是在你的公司建立道德文化。这将淘汰那些可能倾向于不道德行为的人,同时鼓励正确的行为。道德文化必须从最高层开始——从首席执行官到组织中的每个人都必须被视为在日常生活的各个方面诚实和负责。
一个好的开始是建立一套行为准则,建立道德政策和程序。这有助于员工做出正确的决定,并为处理可能存在问题的情况提供了一个框架。雇佣以道德行为著称的人,并培训员工识别危险信号,可以鼓励员工适当地行为。它还传达了一个信息,即你的组织非常重视不道德的行为。
2、不要忘记供应商
与有道德的人一起工作的范围远远超出了你的组织。对所有供应商进行彻底的背景调查,以确保他们的行为符合法律和道德规范。获取参考资料并检查你的组织和供应商之间的潜在利益冲突。如果可以的话,了解他们的商业文化。他们是否注重道德实践?他们的价值观与你的公司一致吗?
请记住,你的供应商可能会外包出去。如果你不希望这样,在合同中明确说明,并确保你的供应商有能力在没有分包商的情况下履行其义务。
如果你同意外包,获得你的供应商外包的公司名单,并调查他们。没有直接与分包商打交道并不意味着他们(潜在的)不良行为不会影响到你。
3、留意警告信号
如果可能的话,对采购过程进行细分,整个交易不要由一个人全部负责。每个步骤都至少有两组眼睛盯着,增加了人们注意到任何“不对劲”的事情并采取行动的可能性。
德勤(Deloitte)表示,值得注意的警示信号包括:糟糕的记录、员工与供应商之间的私人信息(如通过私人电话进行沟通)、利益冲突、供应商赠送过多礼物、忽视内部控制,以及员工对最后一分钟审计的抵制。
如果你的行为准则被违反了,无论谁违反了,都要确保这些不太有利的行为会有后果。制定遏制不道德行为的政策和做法,对防止采购腐败和保护公司的声誉大有裨益。