第1个回答 2024-02-06
一、积累档案,做好收集
公司档案工作实行统一领导、分级管理;按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展档案管理工作。任何个人不得将公司档案据为己有或拒绝归档。档案收集工作在整个档案管理中处于一种特殊地位,通过档案的收集公司各部门各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中由档案部门负责统一管理。负责本部门应归档文件材料的收集、整理,确保真实准确、齐全完整、系统规范;并按规定向本单位档案部门归档移交。为单位科学地管理和有效地利用档案信息资源提供了物质基础。
二、科学立卷、做好整理
公司应对各类档案统一管理,实行部门整理(立卷),并建立全宗卷。文件材料应按时归档,重大建设项目、重大投融资项目、重要科研项目等档案管理工作应与项目同步开展。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务(非会计专业)、审计、人事劳资管理中形成的管理类文件材料应在办理完毕后次年第1季度归档,第2季度归档完毕。以“案卷”为单位整理,按照文件材料在形成和处理过程中的相互联系,科学组卷,通过对公司和部门档案全宗进行划分对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理实现档案材料管理的有序化。
三、定期检查、做好保管
定期检查档案情况,发现档案破损或字迹变化,及时修补复制,确保档案的安全完整,定期开展档案数据管理和馆库设施巡查,确保馆藏档案的安全保管和设施设备的良好运转;档案库房应保持干净、整洁,并具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染(“八防”)等防护功能。
档案库房应配备“八防”、空气净化、火灾自动报警、自动灭火、温湿度控制、视频监控等设施设备,并对运转情况进行定期检查、记录,及时排除隐患。通过严格的档案管理和采取相关的保护技术保护档案的完整与安全防止或减少档案的损坏延长档案的寿命维护单位的自身秘密,确保单位信息安全。
四、提高档案人员的管理意识和专业素质
从业人员具有较高的管理素质则有利于档案安全管理工作的有效落实。从管理者层面上讲,可以说,管理者对档案管理的认识和态度对档案管理工作有极大的影响:思想上,企业的管理者应高度重视档案管理,认识到档案管理工作是企业管理工作的重要组成内容,规范的档案管理能提高企业的经济效益;行动上,应从人力、财力、物力上给予档案管理全面的支持,为档案管理人员的工作创造有利的条件;
同时,企业管理者要将档案管理工作纳人企业议事日程,制定适合于本企业的档案管理制度及管理流程,并成立相应的档案管理工作小组,合理分配职责,从而规范其档案安全管理工作。本回答被网友采纳
第2个回答 2024-01-21
适时收集
文件材料形成的初期,是为了相关业务活动服务的,所以只有在业务办理完毕,文件完成了现时效用,才能移交给档案部门集中保管。
所以说,作为档案管理员,需要掌握和了解,企业经营过程中,各种材料的分布、流动和保管情况,认真研究和掌握档案形成的规律以及档案作用发生的规律。即要及时收集,又要防止把尚在使用的、未办理完毕的文件材料过早的收集起来。
档案收集标准化
文书档案收集标准化应在文件材料形成初期推行起来。档案部门可以根据国家、地方、企业的主管机关制定的相关标准,如《行政机关公文处理办法》、《行政机关公文格式》、《归档文件整理规则》等,对文件的格式、签署、印信和书写材料进行规范。
同时,对文件的组合、组卷、装盒、案卷目录的制作和编目等,都可以进行标准化和规范化。我们的档案软件系统,可以将相关标准化规则在我们软件系统里面固化。感兴趣的朋友,可以学习了解并免费试用。
尊重全宗
一个单位或者企业形成的档案,具有内在的联系,是一个有机整体。保持全宗的不可分散性,是档案管理的一条基本原则。在我们企业经营过程中,出于实践需要,由于母子公司,分子公司特别多,然后通过一套人马来经营几块牌子。
所以企业里面母子全宗多。在企业文书档案管理过程中,我们应尽可能的保持全宗内档案内容的完整性和延续性,将一个立档单位的全部材料作为一个全宗集中保管。