如何有效要求公司内部各部门按时归档

Question

如题所述

Answer 1

公司内部文件管理规定第一章 总则第一条 为加强公司文书档案、声像档案资料的管理工作，保证文书档案、声像档案的及时归档和妥善保管，特制定本规定。第二条 负责档案资料的归档督促和日常管理工作。对档案资料必须按年度立卷，各系统和部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照本制度的规定分别立卷归档。第三条 坚持部门收集保管、定期归档制度。各系统和部门负责人均应指定专人负责收集保管本系统或部门的档案资料并督促其及时归档。名单报档案室备案，如有变动须及时通知档案室。因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。第二章 文书档案立卷归档方法第一节 文件资料的收集管理第四条 凡公司缮印发出的公文一律由办公室统一收集保管。第五条 一项工作由几个部门参与办理在工作活动中形成的文件资料，由主办部门 收集保管。会议文件由会议召集部门收集保管。第六条 公司员工外出培训、学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等 公务活动在核报差旅费时，必须将有归档价值的文件资料向本部门档案员办理交接手续，档案员签字认可后会计部才给予核报差旅费。第七条 各系统、部门档案员的职责：（一） 了解本部门的工作业务，掌握本部门文件资料的归档范围，收集保管本部门的文件资料。 （二） 认真执行定期归档制度。对本部门承办的文件资料平时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件资料归档完毕，并向档案员办好交接签收手续。 （三） 承办人员借用文件资料时，应积极地做好服务工作，并办理临时借用文件资料登记手续。第二节 归档范围第八条 重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等。第九条 上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料。第十条 公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。第十一条 公司的请示与上级机关的批复；公司反映主要工作活动的报告、总结。第十二条 公司内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作记录（表单）及工作简报。第十三条 信访工作资料。第十四条 公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。第十五条 公司管理人员任免的文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。第十六条 公司的各种规章制度、实施细则、程序文件。第十七条 公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。第十八条 公司保密制度中规定的保密范围材料。第十九条 公司重要设备档案、财会档案材料。第三节 平时归卷第二十条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件资料，由档案员集中统一保管。第二十一条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件资料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

Answer 2

这点一般很难强制要求的，不过，现在我们公司有一个文档管理系统，这个系统将公司的所有文件都统一集中在服务器上面进行管理，下面的使用人员，都是通过网页来登录，文件修改、预览等等这些，我们通过不同的权限来限制。 另外，文件有所更新，那么，就会提示要存档。不会出现忘记的可能。
另外，文件归档，也是系统自己操作的一个功能，只要在文件上传的时候，上传要在上传的时候就直接归档了。这样，以后文件增删改查 等等操作之后，都会直接自己归档回原来位置。要修改，就在自己修改一下就可以。
对这块感兴趣可以随时联系我。目前在做活动哦。

Answer 3

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。我们的档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案培训、档案软件定制、档案智能化管理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

Answer 4

像我们公司的文件管理现在全部都依靠企业网盘。比如我们会在亿方云上建立文件夹，邀请相关人员进行协作，要求他们把文件上传到指定文件夹，就可以很快收集和归档文件了。它支持上传任意大小文件、断点续传、大文件秒传等功能；除可通过文件（夹）的名称搜索外，还支持通过文件内容、文件类型、创建时间搜索； 预览方面，除常见的文件类型预览外，还支持100＋种格式的文件在线预览，包括PSD、DWG、AI等专业文件；编辑功能同样强大，支持基础编辑、文件评论、还原删除文件等功能。亿方云提供了完善的权限管理功能。企业可以根据文件或文件夹分配权限，也可以根据员工或部门分配权限，权限种类除基础的操作权限外，还可以转让超级管理员权限。