建筑公司印章管理当中的风险有哪些 怎么预防？

Question

如题所述

Answer 1

国际金融危机形势之下，企业面临的法律风险日趋复杂。但是仔细分析，企业管理中有6成以上上的法律纠纷皆来源于合同。因此，及时准确地识别施工合同管理中的法律风险，妥善保管和使用建筑施工企业的印章，就成为建筑施工企业有效规避风险、防范法律隐患的重要途径之一。

目前，建筑施工企业印章使用与管理现状主要有以下特征：

1、用章环节：

项目部尚未正式成立就已刻制公章并使用

项目部公章使用范围不清

项目部公章使用审批制度缺失

没有建立项目部公章使用登记档案

在空白介绍信、授权书等文书上加盖项目部公章

将项目部公章交给挂靠的企业或个人使用

加盖项目部公章的法律文书上无代表人、被授权人或负责人签字

在应由施工企业签订的合同、担保文件、承诺书上加盖项目部公章

2、管章环节：

缺乏项目部公章保管制度

现代信息管理手段利用不足

没有项目部公章回收、封存、销毁制度

项目部公章遗失、被盗、被抢、毁损后处置措施不够

针对以上企业印章管理现状，应当从以下几点出发做出改善，从而避免不必要的风险：

1、提升企业规范用章与管理意识

2、加强相关规范制度建设

3、加强项目部公章风险管理的培训工作，通过案例让企业员工认识到项目部公章管理不当可能导致的风险，以及制定项目部公章保管、使用管理制度的必要性

4、定期检查相关制度的执行情况，并予公布。

5、建立印章制作、使用、移交、存档、销毁的登记档案，为印章审计提供有效的凭证。

6、专人管章，用章过程需在专人监督之下进行

7、借助信息化技术使用和管理印章。将物理印章模式转变为电子印章模式，可改善印章使用效率问题，加强印章的权限控制。同时，在线化的用章审计数据为印章管理提供可靠凭证，避免了偷用盗用等问题事后难追责的问题。

此外，契约锁也在物理印章的使用中，增加使用管理与风险防控措施，提升电子印章与物理印章、电子文件与纸质文件的统一管控。通过多维度管理，使建筑施工企业避免在印章使用过程中产生不必要的隐患与风险。

Answer 2

加强企业印章规范化管理：
（一）完善管理制度
“制度是执行的基础”，因此，企业要建立健全企业印章管理制度，按照制度要求设立印章使用流程，对印章管理人员的责任和权利进行明确，保证管理制度的内容涉及印章管理的发放、使用、交接、外借、回收等各个环节。在印章刻制发放时，要保证印章需求属实并且理由充分；在印章使用时，要对用印文件进行检查，保证用印有登记、有审批；在印章进行交接时，要保证有备案留存；在印章外借时，要防范随意用印的风险，印章归还时，要对外出用印文件进行备存；在印章回收时，要对印章的完整性进行检查，与发放时的印章式样进行对比。此外，要将各类印章的适用范围进行明确，加强印章的规范化管理，避免印章混用的现象，让印章的管理有规可依、印章的使用有制可循，从管理的源头避免用印风险事件的发生。
（二）强化风险意识
首先，企业应大力加强对印章管理相关知识和印章涉及的管理风险的普及宣传，不仅要提高印章管理人员的管理能力和管理意识，同时也要加强企业管理层及其他员工对印章管理的重视程度，改变盖章只是一种形式、盖章不用负责任的想法，增强用印的风险意识，避免违规用印、错误用印、随意用印的行为，在企业内部形成合规、合法用印的意识与习惯。另外，企业应加强印章管理人员的责任意识，在日常的印章管理过程中，要根据管理制度的要求来进行管理，坚持管理原则，保证印章的存放安全、使用安全、交接安全。
（三）加强印章管理的督查
印章管理风险在企业的经营管理过程中属于潜在风险，但是风险一旦暴露，则一般会出现较大的问题。印章的管理内容比较细小、琐碎、重复，因此印章管理人员在管理时容易出现疏漏，但是小疏漏很可能造成大问题。为保持印章管理人员在管理过程中的警惕性，印章的归口管理部门应加强对印章管理的督查，发现问题及时整改，避免大风险的出现。
（四）加快电子印章的上线
在遵守有关法律法规的前提下，电子印章的使用具有和传统印章相同的法律效力。完成电子印章的上线，将电子用印与印章使用流程联通，在线上完成印章审批流程后，可自动加盖电子印章，这样就能避免提前用印、混乱用印、无审批用印、伪造用印的现象，实现印章的规范化使用。

Answer 3

建筑公司的用章风险往往很多都是项目部工作人员或是项目外包的工头拿去和人签订合约，最后造成了违约，产生纠纷的时候建筑公司很可能会因为私自盖章的行为符合法律上表见代理权，就要为此承担赔偿责任。
所以别看公司印章、项目章只是小小的一枚，一旦使用管理不当，会将给公司带来不可预估的巨大损失。
避免印章违规使用的方法，建立智能用印系统，通过智能印章企业可以全程清晰透明的管控印章，依托于APP和物联网技术的应用，即便企业管理人员远在千里之外，也能随时介入和管控公司印章，将所有潜在风险火苗全部掐掉。本回答被网友采纳