归档文件整理规则

Question

如题所述

Answer 1

归档文件整理规则包括文件分类、文件命名、文件归档、文件保管、文件清理等。

文件分类：根据文件的性质、用途、重要程度等因素，将文件分为不同的类别，便于管理和查找。

文件命名：文件命名应简洁明了、规范统一，避免使用无意义的编号和符号，以便快速定位文件。

文件归档：文件应按照时间先后顺序归档，采用标准化的文件夹和盒子，注明文件所在位置、归档时间等信息。

文件保管：文件应存放在安全、干燥、通风、光线适宜的环境中，避免受到潮湿、高温、光线暴露等影响，防止丢失和损坏。

文件清理：定期清理已经过期或无用的文件，保持文件库的清洁和整洁，提高工作效率。

归档文件整理的原则

1、归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

2、归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。

3、归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。

4、归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

5、归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。