一般来说要把档案分为三种：
永久卷，三十年保存卷和十年保存卷。
其中这三种中的每一种不止一本，所以要分为案卷号,比如永久卷第一本、第二本，这个数字就是案卷号，每一本的档案里由很多个档案组成，所以分为档案的归档号，比如永久卷第一本的第1号，第2号，如果查找的话，可以根据归档号来查找文件，比如永久卷的1-浮01号，就是指永久卷第一本的第一号档案的归档号。
文书档案盒上的起止件号如何填：
起止件号：起止件号栏填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号，其间用“—”号连接，如“16—32”。起止件号分为室编和馆编两栏，单位在归档文件整理阶段只须填写室编件号。
档案盒封面填写。封面上应在已有功双横线下填写全宗名称，即立档单位机构名称，全宗名称必须是立档单位的全称或规范、通用的简称。
档案盒盒脊项目填写。档案盒盒脊应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置各检索项，包括全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号和盒号等。采用竖式和横式两种档案盒时，竖式与横式格式基本一致。
各项目的填写要求整齐、划一。具体填写要求如下：
全宗号：全宗号栏内按同级档案馆给定的全宗号填写；暂未给定的可先空置；档案无需移交的可不填写。
年度：年度栏内填写盒内文件的形成年度(4位数字横排)。
保管期限：保管期限栏填写盒内文件所属保管期限，一般以汉字全称表示，如“永久”、“定期”。
机构(问题)：机构(问题)栏填写分类方案中相应机构(问题)的类目名称；不按机构(问题)分类的单位，盒脊上可以不填写机构(问题)项。
起止件号：起止件号栏填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号，其间用“—”号连接，如“16—32”。起止件号分为室编和馆编两栏，单位在归档文件整理阶段只须填写室编件号。
盒号：盒号是指档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。机关档案室原则上不编写盒号，若为便于统计、管理需要，也只能用铅笔编写。
实际工作中，盒号的使用应以同级地方档案行政管理部门的要求为准。一般编制的方法是，分三类，永久、长期、短期（30年、10年）。分别从第一盒按小流水往下排就可以了，这样移交档案馆后也不会乱。