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一般来说要把档案分为三种:
永久卷,三十年保存卷和十年保存卷。
其中这三种中的每一种不止一本,所以要分为案卷号,比如永久卷第一本、第二本,这个数字就是案卷号,每一本的档案里由很多个档案组成,所以分为档案的归档号,比如永久卷第一本的第1号,第2号,如果查找的话,可以根据归档号来查找文件,比如永久卷的1-浮01号,就是指永久卷第一本的第一号档案的归档号。
文书档案盒上的起止件号如何填:
起止件号:起止件号栏填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号,其间用“—”号连接,如“16—32”。起止件号分为室编和馆编两栏,单位在归档文件整理阶段只须填写室编件号。
档案盒封面填写。封面上应在已有功双横线下填写全宗名称,即立档单位机构名称,全宗名称必须是立档单位的全称或规范、通用的简称。
档案盒盒脊项目填写。档案盒盒脊应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置各检索项,包括全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号和盒号等。采用竖式和横式两种档案盒时,竖式与横式格式基本一致。
各项目的填写要求整齐、划一。具体填写要求如下:
全宗号:全宗号栏内按同级档案馆给定的全宗号填写;暂未给定的可先空置;档案无需移交的可不填写。
年度:年度栏内填写盒内文件的形成年度(4位数字横排)。
保管期限:保管期限栏填写盒内文件所属保管期限,一般以汉字全称表示,如“永久”、“定期”。
机构(问题):机构(问题)栏填写分类方案中相应机构(问题)的类目名称;不按机构(问题)分类的单位,盒脊上可以不填写机构(问题)项。
起止件号:起止件号栏填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号,其间用“—”号连接,如“16—32”。起止件号分为室编和馆编两栏,单位在归档文件整理阶段只须填写室编件号。
盒号:盒号是指档案盒的排列顺序号,在档案移交进馆时按进馆要求编制。机关档案室原则上不编写盒号,若为便于统计、管理需要,也只能用铅笔编写。
实际工作中,盒号的使用应以同级地方档案行政管理部门的要求为准。一般编制的方法是,分三类,永久、长期、短期(30年、10年)。分别从第一盒按小流水往下排就可以了,这样移交档案馆后也不会乱。