如何改进采购业务流程，使之更有效率

Question

如题所述

Answer 1

　物料采购与物料管理为一体 目前决大多数企业行使采购管理的职能部门为供应部(科)，也有企业将销售职能与采购职能并在一起，称为供销科。在这种模式下，其管理流程是：
　　需求部门提出采购要求-指定采购计划/定单-询价/处理报价-下发运通知-检验入库-通知财务付款
　　上述是一个完整的采购业务流程，在实际操作中有些流程如询价/报价在很多企业中不是每次都进行的，该流程主要缺点是： 物料管理、采购管理、供应商管理由一个职能部门来完成，缺乏必要的监督和控制机制;同时在这种模式下，供应部(科)担负着维系生产用原材料供给的重任，为保证原材料的正常供应，必然会加大采购量, 尤其是在原料涨价时，这样容易带来不必要的库存积压和增加大量的应付帐款。
　　业务信息共享程度弱
由于大部分的采购操作和与供应商的谈判是通过电话来完成，没有必要的文字记录，采购信息和供应商信息基本上由每个业务人员自己掌握，信息没有共享。其带来的影响是：业务的可追溯性弱，一旦出了问题，难以调查;同时采购任务的执行优劣在相当程度上取决于人，人员的岗位变动对业务的影响大;
　　采购控制通常是事后控制 其实不仅是采购环节，许多企业对大部分业务环节基本上都是事后控制，无法在事前进行监控。虽然我们承认事后控制也能带来一定的效果，但是事前控制毕竟能够为企业减少许多不必要的损失，尤其是如果一个企业横跨多个区域，其事前控制的意义将更为明显。
　　以职责为核心
　　在传统的管理模式下，其贯穿的管理思路是基于部门的管理，其层次首先是部门，其然后是部门对应的工作范围，如我们在企业组织机构图中能够找到供应部(科)，之后我们进一步去了解供应部负责的具体工作。而在ERP系统中，尤其是国外大型ERP系统，每名员工首先是对应各个职责，这些职责既可以是系统预先设定的，也可以灵活进行定义。如下表的采购流程在ERP系统中将包含如下职责：
　　我们可以想到，系统将部分工作从采购模块中全部或部分剥离出来，如提出采购请求、检验入库、通知财务付款、供应商管理这几个工作等。系统的这种设计方法是将所要完成的工作分解成相关的职责，并对应到模块中，在ERP实施中，最好将属于一个模块的职责进行组合成一个工作组或业务部门，这样做的益处在于：
　　企业将同一类业务进行集中处理，体现集中管理的思想。如某企业在实施中通过职责分析，发现同一个采购定单职责由多个业务部门所拥有，在咨询顾问的建议下，将其收归为一个部门，减少了大量采购资金。实行集中管理还减少了许多协调工作，因为企业的跨部门协调是一项费时费力的工作，减少了这些工作，无疑极大地提高了办事效率;
　　将属于库存的职责从原有的职能部门分离出去，有利于加强业务监督，因为从库存管理角度讲，希望存货的资金占用最少，存货的数量越少管理也越容易，而采购部门希望存货的数量“多”些以保证生产要求，这样的一对矛盾使得库存管理部门尽可能的结合生产消耗来制定相关的库存补充计划，包括最大-最小计划、物料调配计划等，而采购部门通过对存货的定期检查来避免缺货。经过一段时间的运行，其存货必然会调整到一个相对合理的水平。
　　物流管理和资金流管理分离，即将通知财务付款职能放到财务部门，体现资金流随物流而动的管理思路，避免了对供应商付款中的很多人为因素，同时对盲目采购也起了相当的限制作用，因为付款的权利不在物流部门。
　　基础信息高度共享
　　虽然许多企业在实施ERP时都将减少日常工作量作为成功标准之一，但在使用ERP系统后，有些岗位的工作量是会增加的，尤其是提供基础信息的岗位。具体到采购管理中，采购员、询价/报价管理员的工作会增加，因为以往这些工作都是通过电话来完成，而ERP系统要求所有的采购单据都要在系统中进行记录，这样做对采购管理会带来如下变革：
　　业务的可追溯性强 ERP系统可随时查询任何时候与任何供应商发生的采购业务，并可以查出该笔业务进行的状态，包括库存接收的数量、采购退货的数量、发票数量等;
　　减少业务操作中的人为因素 对供应商的管理在采购管理中是一个中心环节，传统的供应商管理存在大量人为因素。使用ERP系统后，系统将按照设定的指标对供应商的状态进行分析，包括供应商供货质量分析、数量分析等，并从中总结规律制定相应的供应商管理策略，如设定相应的配额和询价优先级等。

Answer 2

第一步：确定所有业务单位对商品和服务的需求

当企业中的任何业务单位需要从外部供应商获得货物/服务时，采购周期就开始了。因此，采购过程的第一步需要识别和合并企业中所有业务单元的需求。这提供了支出领域和类别的可见性，以确定通过支出分析节省成本的领域。

第二步：确定和评估供应商名单

一旦业务单位确定了他们的需求，下一步就是确定可能提供商品/服务的潜在供应商名单。这个过程涉及简单的网络搜索或通过更结构化的措施，如RFP、RFQ 和 RFI。

这个过程的目的是评估相关供应商。评估指标包括定价、服务质量、行业声誉和认可、保修和保证条款以及客户服务。

第三步：与选定的供应商协商合同

在选择供应商满足企业的要求之后，合同流程就开始了。对于任何企业来说，签订合同都是创造最大价值和促进买方与供应商合作的关键步骤。这个过程包括评估价格结构、工作范围、条款和条件、交付时间等关键因素。详细的合同分析和谈判可以洞察更多的成本节约机会，包括动态折扣。

第四步：提出采购申请并下达采购订单

在企业与供应商敲定合同后，下一步是提出采购请求（PR）。PR包括商品/服务、价格和数量、供应商信息和审批流程的描述。

一旦PR获得批准，财务团队将向供应商发布采购订单（PO），其中记录了PO编号、付款条件、供应商信息等信息。

第五步：在收到发票后完成付款流程

供应商收到采购订单后，会发送一张发票，说明所要求的商品/服务的价格。一旦企业获得了PO并开出了发票，采购团队就会对其进行匹配以确保质量和数量。

根据企业与其供应商之间建立的支付条款，在交货前或交货后支付。

第六步：接收并审核所要求的货物/服务的交付

根据付款和合同条款，供应商提供货物/服务。收到后，公司应进行审核，以确保供应商符合质量要求。

第七步：保存发票的正确记录

在收到交付后，作为最佳实践，有效地存储所有发票以跟踪支出和企业内的各种支出类别是很重要的。

第八步：选择合适的采购管理软件

与过去的流程相比，采购已经成为一个企业不可缺少的长期战略。但随着采购流程越来越复杂化，有很多企业便纷纷采用现代的采购软件来简化杂乱的采购流程并保持透明化。

使用像8Manage SRM一样可靠的采购管理软件，便能有效地简化采购流程将加快采购效率，可以更好地控制并监视采购生命周期的每个阶段。