1、首先准备好向业主宣布的主题资料，议标的所有资料，由管理处经理和综合服务部主管拟稿，由档案管理员负责打印存档。
2、其次准备要发给业主的资料，在参会的业主代表固定人数内多备出几份，留以备用并装档案袋，以及业主委员会代表发言稿和要讨论主题的中心思想等。
3、以上两项需在开会的前一天准备齐全后，由档案管理员发给公司办公室负责人审阅、批示、并监督公司在当天内把所有资料把所有审阅后的资料转发回服务处。
一、首次业主大会成立条件
(1)物业管理区域内，房屋出售并交付使用的建筑面积达到50%以上;或
(2)首套房屋出售并交付使用满2年。
建设单位应在符合上述条件之一时向乡镇人民政府或街道办事处(“政府机关”)提出书面报告;建设单位未提出的，业主可以向上述政府机关提出书面请求。
二、组建筹备组
(1)政府机关收到书面报告或请求后的六十日内，组建筹备组;
(2)筹备组成立后的七日内在小区内公告筹备组成员名单;
1、成员应为单数，业主代表应占二分之一以上，组长由政府机关代表担任;
2、业主代表的产生：政府机关组织业主推荐。应在上述六十日内完成。
(3)筹备组须完成的业主大会成立准备性工作
1、确认并公示业主身份，以及业主的专有部分建筑面积;
2、确认首次业主大会的召开时间、地点、形式和内容;
3、草拟业主管理公约、业主大会议事规则;
4、确认首次业主大会会议表决规则;
5、制定业主委员会成员候选人产生办法，确定首届业主委员会侯选人名单;
6、制定业主委员会选举办法;
7、其他准备工作。
法律依据：《中华人民共和国民法典》 第二百七十七条 业主可以设立业主大会，选举业主委员会。业主大会、业主委员会成立的具体条件和程序，依照法律、法规的规定。地方人民政府有关部门、居民委员会应当对设立业主大会和选举业主委员会给予指导和协助。
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